Wikimedia sewikimedia https://se.wikimedia.org/wiki/Huvudsida MediaWiki 1.48.0-wmf.3 first-letter Media Special Diskussion Användare Användardiskussion Wikimedia Wikimediadiskussion Fil Fildiskussion MediaWiki MediaWiki-diskussion Mall Malldiskussion Hjälp Hjälpdiskussion Kategori Kategoridiskussion Tråd Tråddiskussion Summering Summeringsdiskussion Projekt Projektdiskussion TimedText TimedText talk Modul Moduldiskussion Translations Translations talk Ämne 0 11355 138271 122496 2026-11-08T15:30:25Z Elenor Weijmar (WMSE) 8030 138271 wikitext text/x-wiki {{/Flikar}} '''Registerförteckning och gallringsrutiner''' är en sammanställning över vilka register och system, som Wikimedia Sverige har i sin verksamhet, och som innehåller personuppgifter. Enligt [[Integritetspolicy/Dataskyddsförordningen|Dataskyddsförordningen]] skall insamlade personuppgifter minimeras, syftet med uppgifterna redovisas, och uppgifterna skall gallras när de inte längre behövs. Behandling av personuppgifter skall stödjas på någon av de rättsliga grunderna samtycke, avtal, rättslig förpliktelse eller intresseavvägning. [[Integritetspolicy/Säkerhetsklassning|Säkerhetsklassning]] anger hur känslig informationen är och är gjord i tre nivåer, där 3 är högsta klass. {| class="wikitable" ! Typ ! Lagringsplats ! Syfte ! Rättslig grund ! Säkerhetsklass ! Gallringspolicy ! Kommentar |- | {{anchor|Bokföring}}Bokföring | Fortnox | Uppfylla lagkrav | ''Rättslig förpliktelse'' enligt Bokföringslagen | 3 | Gallras efter åtta år för att följa Bokföringslagen. | Tiden är satt till åtta år, snarare än sju, då en gallring i oktober det sjunde året skulle innebära att informationen gallras 2 månader innan lagen tillåter det. Från och med 2017 ligger Bokföringen i Fortnox. Äldre bokföring (2007–2016) hanterades i CiviCRM och ligger efter byte av ekonomisystem i en [[:sv:Blob (data)|blob]], som i sin helhet kommer att gallras år 2024. Fortnox gallras från och med 2025. |- | {{anchor|Zynatic|Medlemsregister|Salesforce}}Medlemsregister | Salesforce | Veta vilka som är medlemmar och administrera medlemskap. | ''Intresseavvägning'' för vårt och medlemmarnas berättigade intresse av att administrera föreningens medlemmar. | 3 | Vid aktivt utträde sker gallring direkt, i övrigt omfattar medlemsregistret innevarande + 2 år för att ge möjlighet att förnya medlemskapet.<ref name="AXSP"/> Inkompletta ansökningar gallras efter 2 månader. Medgivande för minderårig gallras när medlemmen fyllt 13 år. Eventuella fysiska samtyckesdokument eller ansökningar destrueras i samband med gallringen. | En medlem får påminnelser i två år om att förnya medlemskapet innan hens information markeras för gallring<ref name="retired"/>. För medlemmar under 13 år krävs målsmans medgivande. (Se [[:Fil:Blankett vårdnadshavares medgivande.pdf|blankett för vårdnadshavares medgivande]].) Information om den finansiella transaktionen, vilken krävs för bokföringssyfte, gallras i enlighet med rutinen för ''Bokföring''. |- | {{anchor|Donationsregister|Givarregister}}Givarregister | Salesforce | Ge kvitto och tacka för gåvor, informera om kommande insamlingar, rapportering till myndigheter samt sammanställning av årlig statistik. | ''Intresseavvägning'' för vårt berättigade intresse att vårda givare, analysera trender inom givande samt fullfölja våra rapporteringskrav. | 2 | Gallras efter 2 år.<ref name="AXSP"/> | Information om den finansiella transaktionen vilken krävs för bokföringssyfte gallras i enlighet med rutinen för ''Bokföring''. |- | {{anchor|Volontärregister}}Volontärregister | Salesforce | Kommunikation med volontärer, koordinering av volontärinsatser, underlag för Skatteverket samt försäkringsbolag. | ''Intresseavvägning'' för vårt berättigade intresse att vårda volontärer och fullfölja våra rapporteringskrav. | 3 | Gallras 3 år efter senaste volontärinsats.<ref name="AXSP"/> | Innan gallring kan ett e-post skickas som erbjuder förnyelse av medgivandet om volontären önskar att istället vara kvar i ''Volontärkandidatregistret''. Eventuella kontrolluppgifter som behövs av Skatteverket kan behöva sparas fram till skatteårets avslut, oavsett gallringsstatus. |- | {{anchor|Ungapped|Kommunikationsutskick}}E-postlistor och kommunikationsutskick | Ungapped | Hantera och anpassa kommunikation med medlemmar, givare och volontärer genom e-postutskick, nyhetsbrev och automatiserade kommunikationsflöden. | ''Samtycke'' eller ''Intresseavvägning'', beroende på kommunikationens syfte och mottagarens relation till föreningen. | 3 | Personuppgifter gallras i enlighet med gallringsrutinerna för respektive register i Salesforce. När en kontakt gallras i Salesforce tas motsvarande kontaktuppgifter automatiskt bort från Ungapped. | Ungapped är integrerat med Salesforce och tar emot kontaktuppgifter samt information om medlemsstatus, medlemskapstyp och gåvor. Inga personnummer, postadresser eller andra personuppgifter utöver de angivna överförs till Ungapped. Uppgifterna används för att anpassa och rikta kommunikationen till relevanta målgrupper. Mottagare kan när som helst avregistrera sig från utskick via en länk i e-postmeddelandet. Avregistreringen synkroniseras automatiskt till Salesforce, där kontaktens kommunikationspreferenser uppdateras. |- | {{anchor|SumUp|Kortbetalningar}}Kortbetalningar och digitala kvitton | SumUp | Hantera kortbetalningar samt erbjuda givare möjlighet att få digitala kvitton via e-post eller SMS. | ''Rättslig förpliktelse'' enligt Bokföringslagen för ekonomisk redovisning samt ''Intresseavvägning'' för vårt berättigade intresse av att administrera betalningar och tillhandahålla kvitton på betalarens begäran. | 2 | Bokföringsunderlag sparas enligt föreningens befintliga gallringsrutiner för bokföring. Kontaktuppgifter som lämnas för digitala kvitton behandlas och lagras enligt SumUps tillämpliga lagringsrutiner. | SumUp används för att ta emot kortbetalningar och erbjuder givare möjlighet att få digitala kvitton via e-post eller SMS. Vid begäran om digitalt kvitto lämnar givaren sin e-postadress eller sitt telefonnummer, som behandlas av SumUp för att skicka kvittot. Wikimedia Sverige använder inte dessa kontaktuppgifter för marknadsföring eller andra kommunikationsutskick. Kontaktuppgifterna överförs inte till Salesforce. |- | {{anchor|Volontärkandidatregister}}Volontärkandidatregister | Salesforce | Kommunikation om möjliga volontärinsatser. | ''Samtycke'' | 3 | Gallras 3 år efter senaste medgivande.<ref name="AXSP"/> | Innan gallring kan ett e-post skickas som erbjuder förnyelse av medgivandet om volontärkandidaten önskar förbli registrerad. Efter genomförd volontärinsats förs registreringen istället över till ''Volontärregistret''. |- | {{anchor|Epostlistor}}E-postlistor | Mailchimp | För att kunna göra utskick av mail | ''Samtycke'' | 2 | Gallras om inget utskick har gjorts till mottagaren på tre år. | |- | {{anchor|Matomo|Webbstatistik}}Webbstatistik | Matomo | Kunna analysera beteendet för besökarna på våra webbplatser för att förbättra webbplatsernas funktion. | ''Intresseavvägning'' för vårt berättigade intresse att upprätthålla en webbplats som effektivt förmedlar det vi önskar. | 1 | Rådata om besök och handlingar gallras automatiskt efter 180 dagar. Som en del av serverbackupen kan rådata komma att lagras ytterligare 6 månader. | IP-nummer maskeras direkt vid registrering (enbart 2 byte sparas). För fördjupande information om vad som kan samlas in se [https://matomo.org/faq/general/faq_18254/]. |- | {{anchor|Webbkontakt|Kontaktförfrågningar}}Kontaktförfrågningar | Gmail | Besvara förfrågningar | ''Samtycke'' | 2 | Gallras efter ett år. | Om kontakten leder vidare till ytterligare interaktion så omfattas denna inte. |- | {{anchor|Verksamhetsmål|}}Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Google Drive | För att hålla reda på vilka stöd som lämnats till gemenskapen. | ''Intresseavvägning'' för vårt berättigade intresse att följa upp verksamheten. | 2 | Gallras efter tre år. | Omfattar lista över stöd till gemenskapen. |- | {{anchor|Presslistor}}Presslistor | MyNewsdesk | För att skicka ut pressmeddelanden | ''Intresseavvägning'' för vårt berättigade intresse att informera journalister och andra om föreningens verksamhet i deras yrkesutövning. | 2 | Kontakter som blivit onåbara eller tackat nej till våra utskick gallras årligen. | Enbart tjänsteadresser ska användas i presslistorna. Denna begränsning, samt gallringspolicy omfattar ej användare som själva valt att prenumerera på våra utskick. |- | {{anchor|Inbjudningslistor}}Inbjudningslistor | Kalkylark | För att hålla reda på vilka samarbetspartners som ska bjudas in till evenemang. | ''Intresseavvägning'' för vårt och våra samarbetspartners/andra intresserades intresse att få inbjudningar till föreningens arrangemang. | 2 | Gallras om inget utskick har gjorts på tre år. | Omfattar även VIP-listor. |- | {{anchor|Ansökningshandlingar|Jobb}}Ansökningshandlingar | Google Drive | Ansökningar som inkommer vid utlysta tjänster, eller spontanansökningar avseende relevanta tjänster. | ''Rättslig förpliktelse, samtycke'' | 3 | Ansökningshandlingar som inte avser den som har fått tjänsten eller person som har överklagat tillsättningsbeslutet gallras två år efter att anställningsbeslutet har tillkännagivits. Spontanansökningar gallras 6 månader efter det att de inkommit eller senaste kontakt skett från föreningens sida, i det fall de bedöms som relevanta för föreningens verksamhet; i annat fall sker gallring tidigare. Vid anställning hanteras ansökningshandlingarna för den anställde enligt rutiner för personaluppgifter nedan. | Löpande gallring sker, men följs upp vid årlig gallringskontroll. |- | {{anchor|Personal}}Personaluppgifter | Löneuppgifter, anställningsrelaterade dokument | Administration som rör anställning, så som löneutbetalning, skatteinbetalning, pensionsbetalningar, personalutveckling m.m. | ''Rättslig förpliktelse, samtycke'' (för utskick av lönespecifikation via e-post) Personaluppgifter lagras enligt följande lagar: Arbetsmiljölagen, Arbetstidslagen, Bokföringslagen, Semesterlagen, skattelagstiftning, Diskrimineringslagen, Medbestämmandelagen. | 3 | Personakt gallras 10 år efter anställningens upphörande. | Personakt innehåller exempelvis: * Anställningsbevis och anställningskontrakt * Ansökan/beslut om anställningsstöd * Ansökningshandlingar (CV, personligt brev, samt testresultat) * Betyg/intyg efter anställningens slut/under pågående anställning * I övrigt skall personakten innehålla allt som är av värde för anställningsförhållandet inom föreningen såsom skrivelser mellan föreningen och den anställde och kopior av disciplinära åtgärder * Rehabiliteringsutredningar, sparas inte längre än nödvändigt * Utvecklingssamtal, dokumentation bör inte sparas längre än 2–3 år * Kopia av beslut om delpension, förtidspension, sjukbidrag, lönebidrag * Kopia/original av uppsägning (oavsett om det skett från den anställdes eller föreningens sida) För andra personalrelaterade uppgifter gäller andra lagringstider. |- | {{anchor|Anhöriga}}Anhöriga för anställda |Google Drive |Kontakt vid sjukdom/olycka |Samtycke |2 |Gallras inom en månad efter den anställdas sista dag. |Gallras även om den anställda byter angiven anhörig eller på begäran från anhörig. |- | {{anchor|Utlåningsregister|Utlaningsregister|utlåningsregister|utlaningsregister}}Utlåningsregister | Google Drive | För utlåning av utrustning i teknikpoolen till person som inte sedan tidigare är känd av kansliet. | ''Avtal'' i samband med utlåning av utrustning. | 3 | Gallras ut i samband med återlämning av komplett utrustning. | Detta register utgörs av inskannade/kopierade id-handlingar. Notera att detta inte är samma som [[Projekt:Teknikpool/Lånelista|Lånelistan]], vilken inte bör innehålla personuppgifter. |- | {{anchor|Scrive}}E-arkiv för dokumentsignering | Scrive | Säkerställa möjligheten till digital signering på ett säkert, spårbart och lagligt bindande sätt. | ''Intresseavvägning'' för osignerade dokument, ''Avtal'' eller ''Rättslig förpliktelse'' för signerade dokument. | 3 | Vid begäran sker gallringen omedelbart. Signerade dokument sparas i max 1 år, återkallade dokument sparas i 10 dagar, övriga dokument (inkl. interaktionshistorik) sparas i 60 dagar från det att dokumentet senast ändrats. Kopior av dokument kan även komma att lagras i andra system och gallras där utifrån dess regler. | Systemet är själv inställt på att radera icke-signerade dokument enligt denna gallringsrutin. Att gallring skett stäms av vid den årliga kontrollen. Mottagare av utskick från Scrive informeras om datainsamlingen via [[Integritetspolicy/Samtycke/Scrive]] och/eller genom att en bilaga om integritetspolicyn bifogas till dokumentet. |} === Gallringsprotokoll === Kontroll och gallring sker i oktober varje år för den data vars lagringstid löper ut under det aktuella kalenderåret. Kontrollen ska protokollföras och dessa ska publicera som en undersida till [[Integritetspolicy/Gallringsprotokoll|Gallringsprotokoll]] samt läggas till i kategorin [[:Kategori:Gallringsprotokoll‎]] === Fotnoter === <references> <ref name="AXSP">Personposter i Salesforce är kombinerade, vilket betyder att gallring sker först när samtliga villkor för Medlemsregister, Givarregister, Volontärregister och Volontärkandidatregister har uppfyllts.</ref> <ref name="retired">Även om alla villkor för gallring inte är uppfyllda får hen ej längre påminnelser om att förnya medlemskap efter detta.</ref> </references> == Externa länkar == * [https://www.imy.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/rattslig-grund/ Integritetsmyndigheten: Rättslig grund för personuppgiftsbehandling] [[Kategori:GDPR]] lsglingbg6h3uxuso2ac1mk4oagyrf3 100 30779 138272 2026-11-09T10:34:54Z Ainali 5 Skapade sidan med '{{Bläddra}} [[Fil:Wikipediapodden-kvadratisk 01.svg|miniatyr]] == Avsnitt 391 == '''Inspelningsdatum:''' 11 november 2026 '''Publiceringsdatum:''' När det är klart '''Lyssna:''' '''Extern länk:''' == Programanteckningar == Programledare är Jan Ainali och Magnus Olsson. == Veckans punkter == # Välkommen ## Kort presentation av oss # Aktuellt från svenska Wikipedia ## # Wikimediarörelsen internationellt ## # Veckans fokus ## Magnus: # w:sv:Wikipedia:Wiki...' 138272 wikitext text/x-wiki {{Bläddra}} [[Fil:Wikipediapodden-kvadratisk 01.svg|miniatyr]] == Avsnitt 391 == '''Inspelningsdatum:''' 11 november 2026 '''Publiceringsdatum:''' När det är klart '''Lyssna:''' '''Extern länk:''' == Programanteckningar == Programledare är Jan Ainali och Magnus Olsson. == Veckans punkter == # Välkommen ## Kort presentation av oss # Aktuellt från svenska Wikipedia ## # Wikimediarörelsen internationellt ## # Veckans fokus ## Magnus: # [[w:sv:Wikipedia:Wikiträffar|Wikifikor, meetups och träffar i närtid]] ## # Nästa program ## == Programmanus == * JAN: Hej och välkommen till Wikipediapodden, ditt xx som yy nyheterna om världens största uppslagsverk! Jag heter Jan Ainali * MAGNUS: och jag heter Magnus Olsson. [presentation] * ... * MAGNUS: .. och det var alla wikiträffar den här veckan. * JAN: Dela gärna våra inlägg i sociala medier så att dina vänner också kan upptäcka podden. * MAGNUS: och kom gärna med frågor, synpunkter eller ge oss tips. Tack för att ni har lyssnat! * JAN: Vi hörs nästa vecka igen. Hej! * MAGNUS: Hej! === Referenser === <references/> [[Kategori:Wikipediapodden]] 1gs9mef98oy802atuh5gh10o9y4k8vw