Wikimedia sewikimedia https://se.wikimedia.org/wiki/Huvudsida MediaWiki 1.48.0-wmf.3 first-letter Media Special Diskussion Användare Användardiskussion Wikimedia Wikimediadiskussion Fil Fildiskussion MediaWiki MediaWiki-diskussion Mall Malldiskussion Hjälp Hjälpdiskussion Kategori Kategoridiskussion Tråd Tråddiskussion Summering Summeringsdiskussion Projekt Projektdiskussion TimedText TimedText talk Modul Moduldiskussion Translations Translations talk Ämne 0 10165 138273 138069 2026-11-10T10:50:57Z John Andersson (WMSE) 512 Uppdaterar punkt om revisionen för ökad tydlighet 138273 wikitext text/x-wiki '''Årscykeln''' beskriver hur föreningens och styrelsens arbete är planerat över året. == Bakgrund och syfte == Föreningens arbete är fördelat mellan kansliet och styrelsen, där det dagliga operativa arbetet bedrivs av kansliet under ledning av verksamhetschefen, medan styrelsen arbetar med de strategiska frågorna och ger verksamhetschefen direktiv för arbetets ledning. Arbets- och delegationsordningen beskrivs i dokumentet [[Föreningens arbete]]. Sedan några år tillbaka har det vid styrelsens konstituerande möte efter årsmötet fastställts en mötesplan, den nu gällande för [[Styrelsemöten {{CURRENTYEAR}}|verksamhetsåret {{CURRENTYEAR}}]], i vilken huvudsakliga beslutspunkter anges för respektive möte. Föreningens verksamhet är till vissa delar cyklisk, med årligen återkommande arbeten med årsmöte, budget, verksamhetsplan, rapportering och ansökningar till Wikimedia Foundation med mera. För att underlätta arbetet för styrelsen och kansliet har denna årscykel tagits fram. == Aktiviteter == {| class="wikitable" !Månad !Aktivitet !Agendapunkter styrelsemöte !Kommentar |- |April | * Insamlingsstatistik inskickad till Giva Sverige. * Blanketten ”Mottagande organisation i Sverige och utomlands” inskickad till Svensk Insamlingskontroll senast den 30 april. * [[Årsmöte]] genomfört. * Konstituerande styrelsemöte genomfört. * Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för nästkommande verksamhetsår fastställda av årsmötet. * [[Verksamhetsplan]] och övriga relevanta årsmöteshandlingar korrekturlästa och publicerade 2–3 veckor före årsmötet. * Verksamhetsplan översatt till engelska och kompletterad med bilder. * Mötesplan för verksamhetsåret, inklusive datum och ort för nästa ordinarie årsmöte, fastställd. * [[Regler, riktlinjer och policy|Regler, riktlinjer och policyer]] genomgångna. * Social aktivitet för styrelse och anställda under året inplanerat. | * Mötesplan för verksamhetsåret, inklusive datum och ort för nästa ordinarie årsmöte, fastställd. * Regler, riktlinjer och policyer genomgångna. * Social aktivitet för styrelse och anställda under året inplanerad. | |- |Maj | * Årets första uppdatering av föreningens långsiktiga ekonomiska plan och finansieringsplan färdig. * Rapportpaket och övriga handlingar inskickade till Svensk Insamlingskontroll senast den 31 maj. Se mer längst ned på sidan om 90-konto. * Löneöversyn och eventuella lönejusteringar för all personal genomförda. * Utvärdering av högsta tjänstemannens prestation genomförd av HR-utskottet och ordföranden i samband med utvecklings- och lönesamtal. * Arbetet med organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) för första halvåret genomgånget och planeringen för andra halvåret färdigställd. * Brandövning genomförd. * HLR-övning genomförd vartannat år. | | * Styrelsen ansvarar för den strategiska finansieringsplanen. * Utvärdering av högsta tjänstemannen görs i förhållande till instruktion och till föreningens mål. |- |Juni | * Årsmötesprotokoll justerat och publicerat. * Register, behörigheter, firmateckning och andra uppgifter som förändrats genom årsmötet uppdaterade. * Ändringsanmälan efter årsmötet inskickad till Svensk Insamlingskontroll. * Gemensam träff mellan styrelsen och personalen. | * Föreningens finansieringsstrategi behandlad. * Arbetsmiljöarbetet rapporterat enligt [[Arbetsmiljöpolicy|arbetsmiljöpolicyn]]. * HR-utskottets genomförda lönesamtal med verksamhetschefen och beslut om ny lön rapporterade till styrelsen. * Föreningens vision behandlad. * Medlemsvärvningen följd upp. * Gemensam träff mellan styrelsen och personalen. | |- |Juli | * Inga återkommande aktiviteter. | * Inget styrelsemöte i juli. | * |- |Augusti | * [[Medlemsmöte]] genomfört. * Reviderad [[strategi]] färdigställd de år en strategiöversyn genomförs. | * Vid treårig WCG-ansökan görs uppföljning av första årets verksamhetsplan och budget de år ingen ansökan lämnas in | * Vissa år ingår även uppdatering av föreningens [[strategi]]. Den nuvarande fastställdes på årsmötet 2026. |- |September | * Arbete med WCG-ansökan (ej 2025–2026). * [[Effektrapport|Effektrapporten]], vilken sedan 2023 är en del av föreningens förvaltningsberättelse, publicerad på wikimedia.se senast den 30 september. * Länk till förvaltningsberättelse/effektrapport och självdiagnos skickad till Giva Sverige. * Kvalitetskod inskickad till Giva Sverige senast den 30 september de år rapportering ska ske. | * Fastställande av WCG-ansökan (ej 2025–2026). * Utfall av intäkter och kostnader granskat av styrelsen, med de två senaste granskningstillfällena redovisade i protokollet. * Organisationens måluppfyllelse uppföljd och utvärderad samt eventuella behov av förändrade mål eller aktiviteter behandlade. | * Kvalitetskoden redovisas vartannat år, under jämna år. * I protokollet redovisas både om uppföljning samt utvärdering av organisationens måluppfyllelse har genomförts. |- |Oktober | * Fördelningen av Wikimedia Foundations verksamhetsstöd för kommande år färdigställd och inskickad enligt aktuell deadline. * Översyn av löpande avtal genomförd. * Bemanningsplan och personalbudget för kommande verksamhetsår färdigställda. * Arbetsmiljöenkät om stress genomförd. * [[Skriftliga mål för organisatorisk och social arbetsmiljö|OSA]] genomgånget med samtliga medarbetare. * Riskanalys för föreningens verksamhet färdigställd. * Årlig [[Integritetspolicy/Registerförteckning och rensningsrutiner|integritetsrensning]] genomförd. | * Mångfaldsrapport presenteras. | |- |November | * Utvecklingssamtal med samtliga medarbetare genomförda. * Komplett förslag till verksamhetsplan och [[budget]] för kommande verksamhetsår färdigställt för styrelsens behandling. | * Verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår behandlade. * Riskanalysen behandlad och styrelsens ställningstagande dokumenterat i protokollet. * Föreningens förbättringsarbete utvärderat. * [[Föreningens medlemskap]] i andra organisationer genomgångna. | * Utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras. * En plan för medlemsvärvning bör läggas upp i början av året. |- |December | * Årets andra uppdatering av föreningens långsiktiga ekonomiska plan och finansieringsplan färdigställd. * Sammanställningen över [[Försäkringar|föreningens försäkringar]] uppdaterad och försäkringsuppgifterna kontrollerade. * Ansökan om förnyelse av 90-kontot inskickad inom aktuell deadline, när förnyelse är aktuell. * Giltighetsperiod för 90-kontot uppdaterad efter beslut om förlängning. * Anhöriglista för anställda och styrelse uppdaterad. * Samlad uppföljning av projektens och verksamhetens måluppfyllelse för året färdigställd. * [[Checklista för årsmöte|Checklista för kommande årsmöte]] aktiverad. * [[Checklista för nytt år|Projekt- och årssidor]] för kommande verksamhetsår publicerade på föreningswikin. | * Inget styrelsemöte i december. | * Anställda bekräftar att ingen förändring skett eller uppdaterar informationen i anhöriglistan. |- |Januari | * Slutligt förslag till verksamhetsplan och budget för verksamhetsåret färdigställt för styrelsens beslut. * Offerter för revision inhämtade vid behov. * [[Ekonomiska rutiner]] reviderade vid behov. * Registerutdrag från Skatteverket inhämtat. * Slutrapporter för projekt som avslutades föregående år färdigställda. * Statistik över användningen av föregående års uppladdningar uppdaterad. * [[Phabricator för föreningen#Städning av Phabricator-tasks från föregående verksamhetsår|Phabricator]] genomgånget och inaktuella uppgifter hanterade. | * Inget styrelsemöte i januari. | * Registerutdrag kan beställas genom att kontakta Skatteverket eller laddas ned av behörig person från Skatteverkets webbplats. |- |Februari | * Projektens underlag för bokslut och årsrapportering färdigställda. * [[Bokslutsarbete|Bokslut]] för föregående verksamhetsår färdigställt. * [[Förvaltningsberättelse]] färdigställd. * Effektrapport till Giva Sverige (del av förvaltningsberättelsen) färdigställd. * [[Årsredovisning]] färdigställd. * [[Verksamhetsberättelse]] färdigställd. * [[Årsmötesplanering|Årsmötesplaneringens]] beslutade milstolpar uppnådda. * [[Wikimedia-priset|Wikimediapriset]] utlyst. | * Verksamhetsplan och budget för verksamhetsåret fastställda. * Årsmötets motionsdatum fastställt. * Styrelsens propositioner till årsmötet fastställda. * Nomineringsperiod för [[Wikimediapriset]] fastställd. * Förslag till verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar behandlat. * Självdiagnos för effektrapport till Giva Sverige uppdaterad. | * I protokollet redovisas både om uppföljning och utvärdering av organisationens måluppfyllelse har genomförts. |- |Mars | * Revision genomförd av årsredovisning och förvaltningsberättelse samt kontroll av verksamhetsberättelse av revisorerna. * Årlig verksamhetsmässig och ekonomisk rapportering till Wikimedia Foundation inskickad enligt aktuell deadline. * Insamlingsstatistik för Giva Sverige färdigställd inför rapporteringen i april. * Kontakter med företag om [[företagssponsring]] genomförda. * Inventarielista uppdaterad och skickad till försäkringsbolaget. * Styrelsens förslag till verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för nästkommande verksamhetsår färdigställt inför årsmötet. * [[Mångfaldsrapport]] publicerad. * [[Klimatrapport|Klimatpåverkansrapport]] publicerad (jämna år). | * Föreningens måluppfyllelse är uppföljd och utvärderad samt eventuella behov av förändrade mål eller aktiviteter behandlade. * Mottagare av Wikimediapriset utsedd. * Utfall av intäkter och kostnader granskat av styrelsen, med de två senaste granskningstillfällena redovisade i protokollet. * Organisationens måluppfyllelse följd upp och utvärderad samt eventuella behov av förändrade mål eller aktiviteter behandlade. * Efterlevnaden av [[Placeringspolicy|placeringspolicyn]] rapporterad och eventuella beslut om försäljning av värdepapper fattade. |} == Så används årscykeln == Årscykeln visar vad som ska vara färdigt, genomfört, beslutat, publicerat eller inskickat vid olika tidpunkter under året. Den beskriver alltså inte arbetsprocesserna eller när arbetet med en uppgift ska påbörjas, utan de återkommande hållpunkter som kansliet och styrelsen behöver förhålla sig till. För varje månad är informationen uppdelad i tre kolumner. '''Aktivitet''' innehåller återkommande uppgifter och leverabler som ska vara genomförda eller färdigställda under månaden. '''Agendapunkter styrelsemöte''' innehåller frågor som återkommande ska behandlas, följas upp eller beslutas av styrelsen vid månadens styrelsemöte. '''Kommentar''' innehåller kompletterande information som behövs för att förstå punkten, exempelvis särskilda intervall, ansvar eller praktiska förtydliganden. För att göra listan lättare att överblicka för olika delar av kansliet sorteras punkterna inom respektive månad i en återkommande ordning. Ekonomiska frågor kommer först, därefter arbetsmiljö- och personalfrågor och därefter verksamhetsrelaterade och övriga frågor. Dessa områden markeras inte med egna underrubriker i tabellen, utan ordningen används genomgående för att göra det lättare att hitta relevanta punkter. Punkterna är så långt som möjligt formulerade på ett enhetligt och resultatinriktat sätt, exempelvis som ”färdigställd”, ”genomförd”, ”fastställd”, ”publicerad”, ”inskickad” eller ”uppdaterad”. Formuleringar som beskriver själva arbetsprocessen, såsom ”arbete med”, ”förbereda” eller ”påbörja”, undviks i årscykeln. [[Kategori:Föreningens inre arbete]] 43cizbn5tycaw364t9ooq4vtraoqxio