Wikimedia Suomi fiwikimedia https://fi.wikimedia.org/wiki/Etusivu MediaWiki 1.47.0-wmf.21 first-letter Media Toiminnot Keskustelu Käyttäjä Keskustelu käyttäjästä Wikimedia Keskustelu Wikimediasta Tiedosto Keskustelu tiedostosta Järjestelmäviesti Keskustelu järjestelmäviestistä Malline Keskustelu mallineesta Ohje Keskustelu ohjeesta Luokka Keskustelu luokasta Viestiketju Keskustelu viestiketjusta Yhteenveto Keskustelu yhteenvedosta TimedText TimedText talk Moduuli Keskustelu moduulista Aihe 0 1 8176 8172 2026-09-23T14:57:00Z Zache-test 828 Wikimedia Suomen kevätkokous 2026 pidetään lauantaina 26. syyskuuta 2026 kello 14.00 Maria01:ssä näkyville 8176 wikitext text/x-wiki __NOTOC__ <div style="text-align: center;"> {{Välilehdet| {{Välilehti1|[[Etusivu]]}} {{Välilehti2|[[Liity jäseneksi]]}} {{Välilehti2|[[:Luokka:Projektit|Projektit]]}} {{Välilehti2|[[:Luokka:Rahoitus|Rahoitus]]}} {{Välilehti2|[https://wikimedia.fi Blogi]}} {{Välilehti2|[[Yhteystiedot]]}} }} </div> <div style="padding: 1em 2em 1em 2em; background: #EFF5FA; text-align: normal;"> {| width="100%" cellpadding="5" cellspacing="5" | width="100%" valign="top" style="padding: 0; margin:0;" | |- |<!--div style="font-size:x-large;line-height:150%;margin-bottom:1.5em;margin-top:1em;" class=plainlinks>'''Wikimedia Suomi ry''' on yleishyödyllinen yhdistys, joka edistää Internet-tietosanakirja [http://www.wikipedia.org Wikipedian] sekä muiden [[foundation:|Wikimedia Foundationin]] ylläpitämien palveluiden tuntemusta ja käyttöä sekä vapaan sisällön luontia ja levittämistä Suomessa.</div> <!--div style="font-size:x-large;line-height:150%; color:red;text-align:center; padding:0.5em; border: 0.1 em dotted red">Wikimedia Suomen kevätkokous 2022 on pidetty. Kokouksen tarkistamaton pöytäkirja on [[Kevätkokous 2022|täällä]].</div--> <div style="font-size:x-large;line-height:150%; color:red;text-align:center; padding:0.5em; border: 0.1 em dotted red">Wikimedia Suomen kevätkokous 2026 pidetään lauantaina 26. syyskuuta 2026 kello 14.00 Maria01:ssä, os. Lapinlahdenkatu 16, Helsinki. Kokoukseen voi osallistua myös etänä Google Meetissä. Kokous on avoin kaikille. Linkki Google Meetiin on '''[[Syyskokous 2026|kutsussa]]'''.</div> <div> Yhdistys on perustettu 14.6.2009 ja rekisteröity 20.10.2010. Auta meitä tai tarjoa tehtävää! * Voit keskustella yhdistyksen toiminnasta [[kahvihuone]]essa. * Voit tukea yhdistystä ja osallistua sen toimintaan ja päätöksentekoon [[liity jäseneksi|liittymällä jäseneksi]]. * Tärkeimmät dokumentit: [[Asiakirjat]], [[Säännöt]], [[Toimintasuunnitelma]], [[Vuosikertomus]], [[Strategia]], [[Toimintasuunnitelma 2026]] -- '''[[Strategia 2027–2029]] (luonnos)''' * Tuoreimmat tiedot yhdistyksen toiminnasta saat [http://www.facebook.com/WikimediaSuomi Facebook-sivuiltamme]. Yhdistyksen juoksevaa toimintaa hoitaa [[hallitus]]. </div> ---- '''Vastuuvapauslauseke''': Wikimedia Suomi ry on itsenäinen toimija, joka ei valvo [https://fi.wikiquote.org/wiki/Malline:Sisarhankkeet Wikimedia-projekteja] eikä muita [https://wikimediafoundation.org/ Wikimedia Foundation Inc:in] isännöimiä sivustoja. | style="vertical-align:top" | [[Tiedosto:Nappi_liity_rounded.png|150px|Liity jäseneksi|right|link=Liity jäseneksi]] [[Tiedosto:Fb.png|150px|right|link=https://www.facebook.com/WikimediaSuomi]] |} </div> <!-- {{:Ajankohtaista}} --> </div> <center> <div style='width:95%;'> {{Sisarhankkeet}} </div> </center> <!-- <div class="plainlinks" style="margin-top:0.25em;padding:0.35em;width:130px; font-size:120%; color:white; text-align:center; background-color:lightblue;float:right;border:5px solid rgb(51, 102, 187);border-radius: 10px;">'''[https://www.facebook.com/WikimediaSuomi Seuraa<br /> Facebookissa]'''</div> <div class="plainlinks" style="clear:right; margin-top:0.5em;padding-left: 0.2em; padding-right:1em;padding-top:0.3em; background-color: rgb(236, 238, 245);float:right;border:1px dotted rgb(182, 192, 211);border-radius: 5px;width:130px;">[[kuva:Facebook like thumb.png|left|30px|link=https://www.facebook.com/plugins/likebox.php?href=http%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FWikimediaSuomi&width=180&colorscheme=light&show_faces=false&stream=false&header=false&height=62#]] <div style="display:inline-block;margin-top:0.25em;">[https://www.facebook.com/plugins/likebox.php?href=http%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FWikimediaSuomi&width=180&colorscheme=light&show_faces=false&stream=false&header=false&height=62# Tykkää!]</div></div> --> [[Luokka:Luokat]] 8ulcf9i5dldxr1uogiewnsfgowy3mmb 8177 8176 2026-09-23T14:57:35Z Zache-test 828 8177 wikitext text/x-wiki __NOTOC__ <div style="text-align: center;"> {{Välilehdet| {{Välilehti1|[[Etusivu]]}} {{Välilehti2|[[Liity jäseneksi]]}} {{Välilehti2|[[:Luokka:Projektit|Projektit]]}} {{Välilehti2|[[:Luokka:Rahoitus|Rahoitus]]}} {{Välilehti2|[https://wikimedia.fi Blogi]}} {{Välilehti2|[[Yhteystiedot]]}} }} </div> <div style="padding: 1em 2em 1em 2em; background: #EFF5FA; text-align: normal;"> {| width="100%" cellpadding="5" cellspacing="5" | width="100%" valign="top" style="padding: 0; margin:0;" | |- |<!--div style="font-size:x-large;line-height:150%;margin-bottom:1.5em;margin-top:1em;" class=plainlinks>'''Wikimedia Suomi ry''' on yleishyödyllinen yhdistys, joka edistää Internet-tietosanakirja [http://www.wikipedia.org Wikipedian] sekä muiden [[foundation:|Wikimedia Foundationin]] ylläpitämien palveluiden tuntemusta ja käyttöä sekä vapaan sisällön luontia ja levittämistä Suomessa.</div> <!--div style="font-size:x-large;line-height:150%; color:red;text-align:center; padding:0.5em; border: 0.1 em dotted red">Wikimedia Suomen kevätkokous 2022 on pidetty. Kokouksen tarkistamaton pöytäkirja on [[Kevätkokous 2022|täällä]].</div--> <div style="font-size:x-large;line-height:150%; color:red;text-align:center; padding:0.5em; border: 0.1 em dotted red">Wikimedia Suomen kevätkokous 2026 pidetään lauantaina 26. syyskuuta 2026 kello 14.00 Maria01:ssä, os. Lapinlahdenkatu 16, Helsinki. Kokoukseen voi osallistua myös etänä Google Meetissä. Kokous on avoin kaikille. Linkki Google Meetiin on '''[[Kevätkokous 2026|kutsussa]]'''.</div> <div> Yhdistys on perustettu 14.6.2009 ja rekisteröity 20.10.2010. Auta meitä tai tarjoa tehtävää! * Voit keskustella yhdistyksen toiminnasta [[kahvihuone]]essa. * Voit tukea yhdistystä ja osallistua sen toimintaan ja päätöksentekoon [[liity jäseneksi|liittymällä jäseneksi]]. * Tärkeimmät dokumentit: [[Asiakirjat]], [[Säännöt]], [[Toimintasuunnitelma]], [[Vuosikertomus]], [[Strategia]], [[Toimintasuunnitelma 2026]] -- '''[[Strategia 2027–2029]] (luonnos)''' * Tuoreimmat tiedot yhdistyksen toiminnasta saat [http://www.facebook.com/WikimediaSuomi Facebook-sivuiltamme]. Yhdistyksen juoksevaa toimintaa hoitaa [[hallitus]]. </div> ---- '''Vastuuvapauslauseke''': Wikimedia Suomi ry on itsenäinen toimija, joka ei valvo [https://fi.wikiquote.org/wiki/Malline:Sisarhankkeet Wikimedia-projekteja] eikä muita [https://wikimediafoundation.org/ Wikimedia Foundation Inc:in] isännöimiä sivustoja. | style="vertical-align:top" | [[Tiedosto:Nappi_liity_rounded.png|150px|Liity jäseneksi|right|link=Liity jäseneksi]] [[Tiedosto:Fb.png|150px|right|link=https://www.facebook.com/WikimediaSuomi]] |} </div> <!-- {{:Ajankohtaista}} --> </div> <center> <div style='width:95%;'> {{Sisarhankkeet}} </div> </center> <!-- <div class="plainlinks" style="margin-top:0.25em;padding:0.35em;width:130px; font-size:120%; color:white; text-align:center; background-color:lightblue;float:right;border:5px solid rgb(51, 102, 187);border-radius: 10px;">'''[https://www.facebook.com/WikimediaSuomi Seuraa<br /> Facebookissa]'''</div> <div class="plainlinks" style="clear:right; margin-top:0.5em;padding-left: 0.2em; padding-right:1em;padding-top:0.3em; background-color: rgb(236, 238, 245);float:right;border:1px dotted rgb(182, 192, 211);border-radius: 5px;width:130px;">[[kuva:Facebook like thumb.png|left|30px|link=https://www.facebook.com/plugins/likebox.php?href=http%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FWikimediaSuomi&width=180&colorscheme=light&show_faces=false&stream=false&header=false&height=62#]] <div style="display:inline-block;margin-top:0.25em;">[https://www.facebook.com/plugins/likebox.php?href=http%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FWikimediaSuomi&width=180&colorscheme=light&show_faces=false&stream=false&header=false&height=62# Tykkää!]</div></div> --> [[Luokka:Luokat]] ac9kd0y8okiy8e9qo80cif0lv17jnt1 0 775 8178 7652 2026-09-24T08:14:12Z Zache 50 UCoC drafting 8178 wikitext text/x-wiki ''Wikimedia Suomi – ohje yhdistyksen aktiiveille'' Luonnos '''[pvm]''' = Osa A – Yhteiset perusteet = == 1. Mitä ohje koskee == Ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 2. Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö, joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö: ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö, joka kuuluu käsittelijäpooliin (luku 13.1). Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arvio: on työparin perusteltu kirjallinen lausunto siitä, onko käytäntöjä rikottu (luku 8.4). ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä: on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvatoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arvion tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;Ulkopuolinen taho: on hallituksen etukäteen sopima yhdistyksen ulkopuolinen taho, joka nimeää tai antaa käsittelijöitä, kun esteettömiä ei ole (luku 13.1). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistysten hallintoon liittyviä asioita. ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): käsittelee UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvatoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. Tietoisesti väärä ilmoitus on rikkomus; toteen näyttämätön ilmoitus ei ole väärä. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvatoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhteyshenkilöt, käsittelijät, turvallisuusvastaavat ja arkiston salasanan haltijat allekirjoittavat salassapito- ja tietosuojasitoumuksen tehtävän alkaessa. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arvion yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja, usein myös erityisiä henkilötietoryhmiä ja rikoksia koskevia tietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen, käsittelyperusteet erikseen näille tietoryhmille (tietosuoja-asetuksen 6, 9 ja 10 artikla, tietosuojalain 6 ja 7 §), tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet, ja arvioi vaikutustenarvioinnin tarpeen. Ilmoituksen kohteelle annetaan seloste viimeistään kuulemisen yhteydessä. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden tai uudelleenarvioijien nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittely- tai uudelleenarviointipyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arvio || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista (luku 10.1) || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Ajat ovat tavoitteita; lomakausi voi pidentää niitä, ja viivästyksestä kerrotaan osapuolille. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiksi pyritään valitsemaan eri sukupuolia edustavia henkilöitä, ja heihin voi ottaa yhteyttä suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan yhteyshenkilölle, joka ei ole hallituksen jäsen eikä työntekijä, tai jos sellaista ei ole, ulkopuoliselle taholle (luku 13.1). === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvatoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa, kevyen menettelyn vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvatoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. '''Kevyt menettely.''' Lievässä tilanteessa yhteyshenkilö tai tapahtuman aikana järjestäjä voi kohteena olleen henkilön suostumuksella hoitaa asian keskustelemalla ilmoituksen kohteen kanssa ja selventämällä käyttäytymisodotuksia ilman työparia. Keskustelu kirjataan. Kevyt menettely ei ole rikkomuksen toteamista, ja asian voi myöhemmin siirtää käsittelyyn. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan; yhdistyksen edustaja voi todeta julkisesti vain, että asia on käsittelyssä. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvatoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, Nollalinja, MIELI ry:n kriisipuhelin, yhdenvertaisuus- ja tasa-arvovaltuutettu, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvatoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvatoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvatoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvatoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvatoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvatoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvatoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvatoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. Kohteena olleen henkilön kanta painaa enemmän kuin kolmannen osapuolen ilmoittajan; yhteyshenkilö pyytää käsittelyä hänen toiveensa vastaisesti vain, jos muiden turvallisuus, toistuvuus tai työntekijän osallisuus sitä edellyttää, ja peruste kirjataan. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, ulkopuolinen taho (luku 13.1). Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. === 7.5 Alaikäinen osapuoli === Jos osapuoli on alaikäinen, yhteyshenkilö informoi huoltajaa, ellei se vaaranna alaikäisen turvallisuutta, ja alaikäistä kuullaan vain huoltajan tai muun tukihenkilön läsnä ollessa. Epäily alaikäiseen kohdistuneesta rikoksesta ilmoitetaan poliisille ja tarvittaessa lastensuojeluun (lastensuojelulaki 25 §) yhdistyksen arviota odottamatta. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvatoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arvio === Työparin perustellussa arviossa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviossaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvatoimia syytä jatkaa. Arvio toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arvion tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille, että arvion voi riitauttaa toimenpidepäätöksen uudelleenarvioinnin yhteydessä (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asian ratkaisee yhdistyksen kokous (9.4); yhdistyksen hallintoon liittyvä rikkomus voidaan lisäksi ohjata AffComille (8.5). Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus, joka ei koske jäsenen oikeuksia yhdistyksen kokouksessa; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arvio pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään (työturvallisuuslaki 28 §, yhdenvertaisuuslaki 14 §, tasa-arvolaki 8 d §), mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvatoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota, sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä tai molempia. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista tai, jos asiassa tehdään vain työnantajan päätös, arvion tiedoksisaannista. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista (luku 6). Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee ulkopuolinen taho (luku 13.1). Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään ulkopuoliselta taholta (luku 13.1). === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvatoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3), toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvatoimet ja hoitaa lievän tilanteen kevyellä menettelyllä (7.2). Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvatoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön yhdistyksen hallinnoimaan sähköpostiin, jonka pääkäyttäjän pääsy laatikkoon rajataan ja kirjataan. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Pooli voidaan muodostaa yhdessä toisen Wikimedia-yhdistyksen kanssa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon '''[esimerkiksi toisen pohjoismaisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät]''', jota pyydetään avuksi, kun esteettömiä yhteyshenkilöitä tai käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvatoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään ja vahvistavat sitoumuksensa samalla tavalla; tapahtumien järjestäjät ja muut yhdistystä edustavat henkilöt vahvistavat sitoumuksensa tehtävän alkaessa. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje, jossa kerrotaan myös luottamuksellisuuden rajat (luvut 5 ja 9.5), ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan, tarvittaessa usean vuoden jaksoina tai kynnysarvoin niin, ettei yksittäistä tapausta voi tunnistaa: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen hyväksyminen ja ylläpito === Ohjeen ja sen olennaiset muutokset vahvistaa yhdistyksen kokous hallituksen esityksestä; U4C:ltä voidaan pyytää neuvoa-antava lausunto. Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> r1wbpxnqr7tbt8d8frxifhc4lpfleqc 8179 8178 2026-09-24T08:16:22Z Zache 50 8179 wikitext text/x-wiki ''Wikimedia Suomi – ohje yhdistyksen aktiiveille'' Luonnos '''[pvm]''' = Osa A – Yhteiset perusteet = == 1. Mitä ohje koskee == Ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 2. Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> 8tistzxi6bebkkwgrfsp0i413zfxdjw 8180 8179 2026-09-24T08:16:39Z Zache 50 /* 2. Sanasto */ 8180 wikitext text/x-wiki ''Wikimedia Suomi – ohje yhdistyksen aktiiveille'' Luonnos '''[pvm]''' = Osa A – Yhteiset perusteet = == 1. Mitä ohje koskee == Ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> 9p74w0jk6a50mxx8oezkuzelb4tt4ng 8181 8180 2026-09-24T08:16:58Z Zache 50 /* Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin */ 8181 wikitext text/x-wiki ''Wikimedia Suomi – ohje yhdistyksen aktiiveille'' Luonnos '''[pvm]''' = Osa A – Yhteiset perusteet = == 1. Mitä ohje koskee == Ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> == Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. gb424zd9eis0blxl6dm4j5dksicp56w 8182 8181 2026-09-24T08:17:18Z Zache 50 /* Osa A – Yhteiset perusteet */ 8182 wikitext text/x-wiki ''Wikimedia Suomi – ohje yhdistyksen aktiiveille'' Luonnos '''[pvm]''' Ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> == Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. lhb7t8p02iec9vjux3x4mjq1pxg68hk 8183 8182 2026-09-24T08:17:49Z Zache 50 8183 wikitext text/x-wiki Luonnos '''[pvm]''' Ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohjeen kohderyhmä on yhdistyksen työntekijät ja aktiivit. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> == Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. 0kq98oab8e0xgeo21frfmly5hl9ucv9 8184 8183 2026-09-24T08:19:29Z Zache 50 8184 wikitext text/x-wiki Luonnos '''[pvm]''' '''Ohje käyttäytymis- ja turvallisuusilmoitusten käsittelyyn -ohje''' kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohjeen kohderyhmä on yhdistyksen työntekijät ja aktiivit. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> == Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. cff4lipn03px65jgzwvs1ecj1hi44kr 8185 8184 2026-09-24T08:19:53Z Zache 50 8185 wikitext text/x-wiki Luonnos '''[pvm]''' '''Ohje käyttäytymis- ja turvallisuusilmoitusten käsittelyyn -ohje''' kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohjeen kohderyhmä on yhdistyksen työntekijät ja aktiivit. == Toiminta-alue == Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (luku 9.5). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == 3. Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (luku 5). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == 4. Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (luku 9.5); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen luvun 7.4 mukaisesti. == 5. Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == 6. Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == 7. Yhteyshenkilö == === 7.1 Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (luku 13.3). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === 7.2 Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (7.3), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle luvun 9.5 mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua luvun 11.3 mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === 7.3 Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (luku 9.5). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === 7.4 Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (luku 13.1) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (8.3) ja korvaavan käsittelijän (luku 4). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja luvun 5 mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == 8. Käsittelijät (työpari) == === 8.1 Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (7.3). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === 8.2 Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (luku 9.5). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === 8.3 Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === 8.4 Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (luku 5). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (luku 10). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === 8.5 Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (luku 9.5). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === 8.6 Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === 8.7 Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (luku 12) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (luku 9.5). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == 9. Päätösvaltainen taho == === 9.1 Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (luku 9.5). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === 9.2 Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (luku 12.2). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === 9.3 Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (luku 9.5). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === 9.4 Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === 9.5 Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole luvussa 8.5 tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (luku 7.3). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (luku 9.3). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (luku 13.5). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (luku 9.1). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == 10. Uudelleenarviointi == === 10.1 Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (luku 9.5). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (8.4 ja 9.3). === 10.2 Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === 10.3 Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten 9.3, mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == 11. Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === 11.1 Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen 1 esimerkkitekstiin hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === 11.2 Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (7.3) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === 11.3 Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == 12. Sihteeri ja arkistointi == === 12.1 Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === 12.2 Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (9.2), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (9.5) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === 12.3 Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == 13. Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === 13.1 Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille luvun 7.3 mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === 13.2 Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === 13.3 UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === 13.4 Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === 13.5 Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === 13.6 Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite 1: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> == Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (luku 7). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (luku 8). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (luku 9). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (luku 7.3). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (luku 10). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. ih534cw2cfsth7p0vu6gh44a8bbmmlf 8186 8185 2026-09-24T08:33:11Z Zache 50 8186 wikitext text/x-wiki Luonnos '''[pvm]''' '''Ohje käyttäytymis- ja turvallisuusilmoitusten käsittelyyn -ohje''' kertoo, miten Wikimedia Suomi käsittelee ilmoituksia epäasiallisesta käytöksestä ja turvallisuusongelmista. Ohjeen kohderyhmä on yhdistyksen työntekijät ja aktiivit. == Toiminta-alue == Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia, kokouksia, hankkeita, viestintäkanavia ja yhdistyksen edustamista. Se voi koskea myös muualla tapahtunutta toimintaa, jos sillä on selvä yhteys yhdistyksen toimintaan tai osallistujien turvallisuuteen. Ohje koskee kaikkia osallistujia, myös järjestäjiä, työntekijöitä ja hallituksen jäseniä. Työntekijää koskevissa asioissa yhdistys toimii samalla työnantajana, jonka velvollisuudet ja päätösvalta määräytyvät työlainsäädännön mukaan; tämä ohje täydentää työnantajan menettelyä eikä korvaa sitä (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Toiminnassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta (Universal Code of Conduct, UCoC) ja sen toteutusohjeita. Lisäksi noudatetaan kyseiseen toimintaan soveltuvia tarkempia sääntöjä, kuten teknisten ympäristöjen Code of Conductia ja tapahtumien Friendly Space Policyä. Yhdistys päättää vain omaan päätösvaltaansa kuuluvista asioista. Se ei päätä esimerkiksi Wikipedian käyttäjien estoista. Tämä menettely ei korvaa muiden Wikimedia-tahojen tai viranomaisten menettelyjä. Tapahtumien turvallisuudesta ja tietosuojasta ohjeistetaan lisäksi tapahtumien tietojen yhteydessä. == Periaatteet == #'''Arvio ja päätös pidetään erillään.''' Työpari arvioi, onko käytäntöjä rikottu. Toimista päättää päätösvaltainen taho. Päätöksentekijä ei muuta arviota, eikä työpari päätä seuraamuksista. # '''Turvallisuus ensin.''' Turvaamistoimiin voidaan ryhtyä heti. Ne eivät odota käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. #'''Osapuolia kuullaan.''' Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tietoa rajoitetaan vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. #'''Näytön puute ei ole vastanäyttö.''' Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arvio perustuu siihen, mikä saadun selvityksen valossa on todennäköistä. #'''Toimet ovat oikeassa suhteessa''' todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. #'''Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen.''' Yhdistys ei kuitenkaan lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa (ks. [[#Luottamuksellisuus ja tietosuoja|Luottamuksellisuus ja tietosuoja]]). #'''Vastatoimet ovat kiellettyjä.''' Ilmoittajaan, kohteena olleeseen henkilöön, todistajaan tai käsittelyyn osallistuneeseen kohdistuva painostus, syrjintä tai muu vastatoimi on itsessään rikkomus, joka käsitellään tämän ohjeen mukaisesti. Se, ettei ilmoitusta voitu osoittaa todeksi, ei oikeuta vastatoimiin. #'''Rinnakkaiset menettelyt eivät estä toisiaan.''' Viranomaismenettely, työnantajan menettely tai muun Wikimedia-tahon käsittely ei estä yhdistystä tekemästä oman päätösvaltansa rajoissa turvaamistoimia tai osallistumista koskevia päätöksiä. Yhdistys ei painosta ketään tekemään rikosilmoitusta tai luopumaan siitä. == Esteellisyys ja puolueettomuus == Käsittelijöiden pitää olla puolueettomia ja riippumattomia. Henkilö ei saa käsitellä itseään koskevaa asiaa eikä osallistua käsittelyyn, jos hänen suhteensa asiaan tai osapuoliin vaarantaa puolueettomuuden. Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö ei voi toimia käsittelijänä samassa asiassa. Yhteyshenkilönä tai käsittelijänä toiminut ei voi samassa asiassa olla päätöksentekijänä jatkotoimenpiteiden osalta. Esteellisyyden aiheuttaa esimerkiksi läheinen suhde tai avoin riita osapuolen kanssa, oma osallisuus tapahtumiin tai asema keskeisenä todistajana. Yhteyshenkilönä, käsittelijänä tai uudelleenarvioinnin tekijänä ei voi toimia osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri. Esihenkilöasema ei sen sijaan tee esteelliseksi työnantajan päätöksentekoon, joka kuuluu esihenkilölle lain perusteella (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]); tällöinkin esihenkilö on esteellinen, jos hän on itse asian osapuoli tai keskeinen todistaja tai jos hänellä on muu edellä mainittu side osapuoleen. Silloin työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus tai sen esteettömät jäsenet. Hallituksen jäsentä koskee lisäksi yhdistyslain 37 §:n esteellisyyssääntö. Epävarmassa tapauksessa henkilö tuo asian itse esiin ja kysyy esteettömän yhteyshenkilön näkemystä. Esteellisyyssääntö ei rajoita jäsenen lakiin ja sääntöihin perustuvia oikeuksia yhdistyksen kokouksessa. Ilmoituksen kohde ei saa käyttää yhdistyksen tehtäväänsä päästäkseen käsittelyaineistoon. Hän saa kuitenkin kuulemista varten tarvittavat tiedot. '''Käsittelijän vaihtaminen.''' Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja kohteena ollut henkilö voivat pyytää käsittelijän vaihtamista. Pyynnölle pitää esittää konkreettinen esteellisyys- tai riippumattomuusperuste. Pyynnön ratkaisee ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön ja riippumaton yhteyshenkilö. Jos sellaista ei ole, sen ratkaisee samat ehdot täyttävä käsittelijä. Kukaan ei ratkaise omaa vaihtamistaan koskevaa pyyntöä. Ratkaisu perusteluineen kirjataan. Esteellisen tai estyneen käsittelijän tilalle nimetään toinen kohdan [[#Asian siirtäminen käsittelijöille|Asian siirtäminen käsittelijöille]] mukaisesti. == Luottamuksellisuus ja tietosuoja == Henkilöihin liittyviä tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Yhdistyksessä tai kumppaniorganisaatiossa hoidettu tehtävä ei yksin anna pääsyä aineistoon. Yhdistys ei lupaa ehdotonta anonymiteettiä tai salassapitoa. Henkilöllisyys voi selvitä myös tapahtumien kuvauksesta. Tämä kerrotaan osapuolille avoimesti. Osapuolille kerrotaan, ketkä toimivat käsittelijöinä sekä milloin, kenelle ja miksi tietoja voidaan antaa eteenpäin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi kuulemiseen, päätöksentekoon, uudelleenarviointiin, raportointiin tai viranomaisasian hoitamiseen. Koko aineistoa ei anneta automaattisesti kaikille osapuolille. Henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja annetaan mahdollisimman vähän. Arviointiratkaisun yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia. Luottamuksellisuus ei estä ketään hakemasta tukea tai oikeudellista apua eikä ottamasta yhteyttä viranomaiseen. '''[Tietosuoja.''' Ilmoitusten käsittelyssä käsitellään henkilötietoja. Yhdistys kuvaa käsittelyn tietosuojaselosteessa '''[linkki]''': tarkoituksen ja perusteen, tietojen vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet. Rekisteröidyn oikeus saada omat tietonsa sovitetaan yhteen muiden henkilöiden oikeuksien kanssa: ilmoittajan tai todistajan henkilöllisyyttä ei luovuteta tietopyynnön perusteella ilman erillistä arviota. Ilmoitukset otetaan vastaan yhdistyksen hallinnoimaan, vain yhteyshenkilölle avattuun sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. == Määräajat == {| class="wikitable" ! Vaihe !! Aika !! Vastuu |- | Yhteydenoton kuittaus || tavoitteena 3 arkipäivää || yhteyshenkilö |- | Kiireellinen turvallisuushuoli || heti, kun asia tulee tietoon || yhteyshenkilö, järjestäjä |- | Käsittelijöiden nimeäminen || ilman turhaa viivytystä, tavoitteena 10 arkipäivää käsittelypyynnöstä || yhteyshenkilö |- | Arviointiratkaisu || tavoitteena 30 päivää nimeämisestä; tilannetieto osapuolille 2 viikon välein || työpari |- | Toimenpidepäätös || ilman aiheetonta viivytystä, tavoitteena 30 päivää arvion vastaanottamisesta || päätösvaltainen taho |- | Uudelleenarviointipyyntö || 30 päivää arvion tai päätöksen tiedoksisaannista, kumpikin erikseen || osapuoli |- | Uudelleenarviointi || tavoitteena 30 päivää arvioijien nimeämisestä || arvioijat |- | Käsittelijöiden kopioiden poisto || tarpeellisen käytön päätyttyä + 30 päivää; tavallisesti 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista || käsittelijät |} Lihavoiduissa hakasulkeissa olevat tavoiteajat ovat ehdotuksia. = Osa B – Roolikohtaiset ohjeet = == Yhteyshenkilö == === Asema === Yhdistyksellä on vähintään kaksi yhteyshenkilöä, joihin voi ottaa yhteyttä. Toinen heistä on yhdistyksen kokouksen valitsema, eikä hän ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eikä yhdistyksen työntekijä. Näin yhdistyksellä on ainakin yksi johdosta riippumaton yhteydenottokanava. Yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot ovat yhdistyksen verkkosivuilla (ks. [[#UCoC-käytännöstä tiedottaminen|UCoC-käytännöstä tiedottaminen]]). Muut yhteyshenkilöt nimeää hallitus. Jos riippumaton yhteyshenkilö tulee valituksi hallitukseen tai työsuhteeseen, hänen tilalleen valitaan uusi riippumaton yhteyshenkilö seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Siihen asti hallitusta tai työntekijöitä koskevat asiat ohjataan toiselle yhteyshenkilölle / etukäteen sovitulle ulkopuoliselle taholle. === Ilmoituksen vastaanottaminen === Tavoitteena on kuitata yhteydenotto kolmen arkipäivän kuluessa. Kiireellinen turvallisuushuoli arvioidaan, ja siihen reagoidaan heti, kun asia tulee tietoon. Yhteyshenkilö selvittää yhdessä yhteydenottajan kanssa: * onko tarvetta välittömille turvaamistoimille (ks. [[#Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet|Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet]]), * mikä on oikea taho asian selvittämiseen: yhdistys, muu Wikimedia-taho vai viranomainen, * haluaako yhteydenottaja vain neuvoa vai tarkempaa käsittelyä, jossa asia menee useamman henkilön tietoon. Neuvon pyytäminen ei sellaisenaan käynnistä rikkomuksen arviointia. Se ei kuitenkaan estä välttämättömiä turvaamistoimia tai asian ohjaamista toimivaltaiselle taholle, jos yhdistyksen tietoon tulee asioita, jotka vaativat toimia. Jos kohteena ollut henkilö tai ilmoituksen kohde on yhdistyksen työntekijä, yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta työnantajan edustajalle kohdan [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]] mukaisesti, ja tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Yhteyshenkilö voi ottaa vastaan myös julkisesti esitetyn käsittelypyynnön. Julkinen pyyntö ei tee koko käsittelyaineistosta julkista. Käsittelypyynnön voi tehdä myös rikkomuksen havainnut ulkopuolinen kolmas osapuoli. Julkisella kanavalla esitetty syytös siirretään luottamukselliseen kanavaan, eikä yhdistyksen edustaja keskustele asian sisällöstä julkisesti. Kanavan ylläpitäjä voi rajoittaa keskustelua kohdan [[#Viestintäkanavat|Viestintäkanavat]] mukaisesti. '''Nimetön ilmoitus ja ilmoituksen peruminen.''' Nimetön ilmoitus otetaan vastaan ja kirjataan. Sen perusteella voidaan tehdä turvaamistoimia ja kirjata turvallisuushavaintoja, mutta rikkomusarvio edellyttää yleensä, että väite voidaan kertoa ilmoituksen kohteelle ja hän voi vastata siihen. Sama koskee tilannetta, jossa ilmoittaja peruu ilmoituksensa tai ei halua, että väite kerrotaan kohteelle. Peruminen kunnioitetaan, mutta yhdistys voi silti toimia turvallisuuden varmistamiseksi. Yhteyshenkilö ei itse tutki asiaa eikä hanki laajempaa selvitystä. Hän kirjaa yhteydenoton, siihen liittyvät välittömät toimet ja niiden perusteet, jotta hän ei muutu tosiasialliseksi käsittelijäksi. Yhteyshenkilö kertoo osapuolille, mistä he voivat saada tukea, esimerkiksi '''[Rikosuhripäivystys, työterveyshuolto työntekijöille, WMF Trust & Safety]'''. === Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet === Turvallisuuden varmistamiseksi voidaan toimia heti. Yhteyshenkilön ei tarvitse odottaa käsittelijöiden nimeämistä tai osapuolten kuulemista. Kiireellisessä hätätilanteessa Suomessa soitetaan 112. Wikimediaan liittyvästä välittömän fyysisen vahingon uhasta ilmoitetaan myös WMF Trust & Safetylle osoitteeseen emergency@wikimedia.org. Sähköpostivastausta ei odoteta ennen tarpeellisia turvaamistoimia tai viranomaisavun hakemista. Turvaamistoimi voi olla esimerkiksi henkilön poistaminen tapahtumasta tai pääsyn estäminen yhdistyksen viestintäkanavaan. Yhteyshenkilö päättää toimesta oman päätösvaltansa rajoissa tai ottaa yhteyttä päätösvaltaiseen tahoon. Toimelle määritellään kesto tai seuraava tarkistusajankohta. Henkilölle, johon toimi kohdistuu, kerrotaan toimi, sen kesto ja se, että asia arvioidaan erikseen. '''Toimivalta.''' Tapahtuman järjestäjät ja yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämän turvaamistoimen viipymättä. Työntekijän työtehtäviin vaikuttavan turvaamistoimen tekee esihenkilö yhteyshenkilön pyynnöstä (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Tämä ei rajoita tapahtuman järjestäjän oikeutta välittömän fyysisen turvallisuuden vaatimiin toimiin. Hallitus vahvistaa tämän valtuutuksen yhteyshenkilöiden valinnan yhteydessä, jotta yhteyshenkilön ei tarvitse akuutissa tilanteessa etsiä päätösvaltaista tahoa. Turvaamistoimi ei ole asian lopullinen ratkaisu. Toimet ja niiden perusteet kirjataan. Kun asia siirtyy käsittelijöille, he arvioivat, onko turvaamistoimen jatkamiselle tarvetta. Toimen jatkamisesta, muuttamisesta tai päättämisestä päättää käsittelijöiden suosituksen perusteella se taho, joka toimen asetti, tai päätösvaltainen taho. Turvaamistoimi ei jää voimaan ilman kirjattua tarkistusajankohtaa. === Asian siirtäminen käsittelijöille === Kun ilmoittaja, kohteena ollut henkilö, ilmoituksen kohde tai yhteyshenkilö itse pyytää asian tarkempaa selvittämistä, asia siirtyy kahden käsittelijän työparille, joka arvioi, onko UCoC-käytäntöä rikottu. Käsittelijät nimetään ilman turhaa viivytystä. '''Nimeäminen.''' Ilmoituksen vastaanottanut yhteyshenkilö nimeää työparin käsittelijäpoolista (ks. [[#Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta|Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta]]) ja nimeää toisen heistä vastuukäsittelijäksi. Hän tarkistaa esteellisyydet ennen nimeämistä. Jos asia koskee hallituksen jäsentä, työntekijää tai yhteyshenkilöä itseään, nimeämisen tekee riippumaton yhteyshenkilö tai, jos hänkin on esteellinen, '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho / tapa]'''. Sama nimeäjä nimeää tarvittaessa kolmannen käsittelijän (ks. [[#Erimielisyys|Erimielisyys]]) ja korvaavan käsittelijän (ks. [[#Esteellisyys ja puolueettomuus|Esteellisyys ja puolueettomuus]]). Yhteyshenkilö luovuttaa käsittelijöille vastaanottamansa aineiston ja kirjaamansa toimet. Hän kertoo osapuolille käsittelijöiden nimet ja kohdan [[#Luottamuksellisuus ja tietosuoja|Luottamuksellisuus ja tietosuoja]] mukaiset tiedot tietojen käytöstä. Yhteyshenkilö ei toimi käsittelijänä eikä päätöksentekijänä samassa asiassa. == Käsittelijät (työpari) == === Käsittelyn aloittaminen === Käsittelyn alussa työpari arvioi, kuuluuko asia kokonaan tai osittain muun Wikimedia-tahon käsiteltäväksi. Tarvittavaa yhteydenottoa ei lykätä siihen, että yhdistyksen oma arvio tai toimenpidepäätös valmistuu. Työpari tarkistaa, onko turvaamistoimia voimassa ja onko niiden jatkamiselle tarvetta (ks. [[#Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet|Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet]]). Työpari sopii aluksi työtavasta ja aikataulusta ja ilmoittaa osapuolille arvioidun aikataulun. Osapuolille annetaan tilannetieto vähintään kahden viikon välein. === Kuuleminen ja aineisto === Ennen arviota osapuolet saavat kohtuullisen mahdollisuuden kertoa näkemyksensä ja antaa tarpeelliset tiedot. Ilmoituksen kohteelle kerrotaan väitteen sisältö niin, että hän voi vastata siihen. Tätä tietoa voidaan rajoittaa vain siltä osin kuin sen antaminen aiheuttaisi vaaraa tai todennäköistä haittaa ilmoittajan tai muun henkilön turvallisuudelle. Kuuleminen tehdään ensisijaisesti kirjallisesti tai se kirjataan. Osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastata. Jos hän ei vastaa, arvio tehdään käytettävissä olevan aineiston perusteella, ja tämä kirjataan. Osapuoli voi tuoda kuulemiseen mukanaan tukihenkilön, joka ei ole asian osapuoli eikä todistaja. Työntekijän osalta tämä kuuleminen ei korvaa työsopimuslain mukaista kuulemista, jossa työntekijällä on oikeus käyttää avustajaa (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Molemmat käsittelijät perehtyvät olennaiseen aineistoon ja tekevät arvion yhdessä. === Erimielisyys === Jos käsittelijät eivät pääse yksimielisyyteen, mukaan tulee kolmas käsittelijä. Enemmistö ratkaisee asian, ja eriävä mielipide kirjataan. === Arviointiratkaisu === Työparin perustellussa arviossa eli arviointiratkaisussa kerrotaan, mitä on saatu riittävästi selville, mikä jäi epäselväksi ja onko käytäntöjä rikottu. Siinä kuvataan myös olennaiset turvallisuushavainnot ja toimintatapojen puutteet. Pelkästään se, ettei rikkomusta voida osoittaa, ei tarkoita, että ilmoitus olisi osoitettu vääräksi. Arviointiratkaisussaan työpari ei anna huomautuksia eikä päätä seuraamuksista. Arviossa kuvataan todetun käytöksen vakavuus, käsittelyssä ilmi tullut toistuvuus ja turvallisuusvaikutukset päätöksenteon pohjaksi, ja siinä suositetaan, onko voimassa olevia turvaamistoimia syytä jatkaa. Arviointiratkaisu toimitetaan päätösvaltaiselle taholle. Sen yhteydessä luovutetaan vain ne tiedot, jotka ovat jatkon kannalta tarpeellisia (ks. [[#Luottamuksellisuus ja tietosuoja|Luottamuksellisuus ja tietosuoja]]). '''Tiedoksianto.''' Vastuukäsittelijä antaa arviointiratkaisun tai sen tarpeelliset osat tiedoksi ilmoituksen kohteelle ja kohteena olleelle henkilölle ja kertoo heille uudelleenarvioinnin mahdollisuudesta, määräajasta ja pyynnön tekemisen tavasta (ks. [[#Uudelleenarviointi|Uudelleenarviointi]]). Ilmoittajalle, joka ei ole kohteena ollut henkilö, kerrotaan käsittelyn päättymisestä ja niistä tiedoista, jotka vaikuttavat häneen. === Jos päätösvaltainen taho ei toimi === Käsittelijöiden on raportoitava eteenpäin, jos päätösvaltainen taho * sivuuttaa työparin arvion eli ei tee perusteltua päätöstä, * toimii arvion vastaisesti tai * ei pysty tekemään tarvittavia päätöksiä tai toteuttamaan toimia. Arvio katsotaan sivuutetuksi, jos perusteltua päätöstä ei ole tehty 6 viikon kuluessa arvion vastaanottamisesta eikä päätöksentekijä ole pyytänyt täydentävää selvitystä. Asiasta raportoidaan jäsenille yhdistyksen kokouksessa tai se viedään AffComin tai U4C:n arvioitavaksi niiden toimivallan mukaisesti. Molempia keinoja voi käyttää. Vastaanottava taho ratkaisee itse, ottaako se asian käsittelyyn. Raportointi yhdistyksen kokoukselle ei korvaa asian ohjaamista muulle toimivaltaiselle taholle silloin, kun sovellettava Wikimedia-käytäntö sitä edellyttää. Raportoinnissa kerrotaan myös päätösvaltaisen tahon perustelut. Arvion sivuuttaminen, arviosta poikkeavat päätösperusteet ja päätöksenteon estyminen erotetaan toisistaan. Perusteltu päätös olla tekemättä uusia toimia ei yksin tarkoita arvion sivuuttamista. Sama koskee työnantajan menettelyssä tehtyä perusteltua päätöstä, joka poikkeaa arviosta (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Yhdistyksen kokoukselle raportoidaan ilman henkilötietoja: kerrotaan, että arvio on sivuutettu tai päätöksenteko on estynyt, päätöksentekijän perustelut ja se, mihin tahoon asia on ohjattu. Tapauksen yksityiskohtia ei käsitellä kokouksessa. === Dokumentointi === Työpari dokumentoi osapuolet ja vastuuhenkilöt, käsittelijöiden valinnan, esteellisyydet, kuulemisen ja perustellun arvion. Aineistoon liitetään päätökset, toteutustiedot, tiedoksiannot ja raportointia koskevat tiedot. Arvio ja toimenpidepäätös pidetään erillään. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. Työparin arviointityön päättyminen ei poista sen dokumentointi-, raportointi- ja aineistonhallintavastuita. === Omien kopioiden säilyttäminen ja poistaminen === Käsittelijät säilyttävät aineistoa tarpeellisen käytön ajan ja sen jälkeen vielä 30 päivän varoajan. Sen jälkeen he poistavat omat kopionsa. Tavallisessa tilanteessa: 30 päivän uudelleenarviointiaika + 30 päivän varoaika = 60 päivää toimenpidepäätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja kaikkien asiaan kuuluvien päätösten uudelleenarviointiajat huomioidaan. Jos tiedoksiantoja on useita, varoaika alkaa viimeisen sovellettavan uudelleenarviointiajan päätyttyä. Jos uudelleenarviointia pyydetään tai muu tarpeellinen työ jatkuu, varoaika alkaa vasta tarpeellisen käytön päätyttyä. Jatkamisen syy ja uusi poistamisajankohta kirjataan. Pelkkä mahdollinen tuleva tarve ei riitä. Määräaika koskee käsittelijöiden kopioita, ei yhdistyksen arkistokappaletta (ks. [[#Sihteeri ja arkistointi|Sihteeri ja arkistointi]]) eikä työnantajan henkilöstöasiakirjoja (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Ennen poistamista työpari varmistaa, että tarpeellinen aineisto on arkistoitu. Jokainen käsittelijä vahvistaa kirjallisesti tehdyt poistotoimet ja tunnetut rajoitukset. Vastuukäsittelijä kokoaa vahvistukset arkistoon. Poistaminen tehdään huolellisesti käytettävissä olevin keinoin. Täydellistä poistumista esimerkiksi varmuuskopioista tai pilvipalveluista ei voida luvata. Jäljelle jääviä kopioita suojataan edelleen. Jos tarpeeton kopio palautuu käyttöön, se poistetaan uudelleen. Asianmukaisesti julkaistuja yhteenvetoja ei poisteta työparin kopioiden mukana. == Päätösvaltainen taho == === Kuka päättää === Toimista päättää esteetön henkilö tai toimielin, jolla on siihen oikeus. Se voi olla esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä. Toimivalta määräytyy yhdistyksen sääntöjen, lain ja tapahtuman järjestelyvastuun mukaan. Ohjeellinen jako: * tapahtuman aikana ja siihen välittömästi liittyen: tapahtuman järjestäjä; * yhdistyksen viestintäkanavat, luottamustehtävät, tulevat tapahtumat ja yhdistyksen edustaminen: hallitus; * työntekijää koskevat toimet: esihenkilö työnantajan menettelyn mukaisesti; * jäsenen erottaminen: yhdistyslain ja sääntöjen mukainen toimielin. '''Kun ilmoituksen kohde on hallituksen jäsen, puheenjohtaja tai työntekijä.''' Kohde ei osallistu asian käsittelyyn hallituksessa. Jos hallitus ei esteellisyyksien vuoksi ole päätösvaltainen, asia viedään yhdistyksen kokoukseen tai affcom:lle. Työntekijää koskevassa asiassa noudatetaan rinnalla työnantajan velvollisuuksia ja työlainsäädäntöä, muun muassa velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään sekä kuulemis- ja varoitusmenettelyjä. UCoC-arvio ei korvaa näitä (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Jos kohteena ollut henkilö on työntekijä, työnantajan velvollisuudet koskevat myös häntä. === Päätöksen tekeminen === Päätös tehdään ilman aiheetonta viivytystä. Myös päätös olla tekemättä uusia toimia pitää perustella. Pelkkä arvion vastaanottaminen ei riitä. Päätöksentekijä ei muuta käsittelijöiden arviota. Se voi pyytää täydentävää selvitystä. Jos päätöksen perusteet poikkeavat arviosta, ero ja perustelut kirjataan. Uusista olennaisista tiedoista kuullaan osapuolia ennen päätöstä. Päätöksessä kerrotaan, * miten käsittelijöiden arvio ja turvallisuushavainnot on huomioitu, * mitä tehdään ja kuka vastaa toteutuksesta, * osallistumisrajoituksen laajuus ja kesto tai tarkistusajankohta. Toimien pitää olla oikeassa suhteessa todetun käytöksen vakavuuteen, toistuvuuteen ja turvallisuusvaikutuksiin. Esimerkkejä toimista lievimmästä vakavimpaan: keskustelu ja käyttäytymisodotusten selventäminen; kirjallinen huomautus; osallistumisen ehdot, esimerkiksi yhteydenottokielto tiettyyn henkilöön; määräaikainen tai tiettyä toimintaa koskeva osallistumisrajoitus; vapauttaminen luottamustehtävästä tai vastuusta; jäsenyydestä erottaminen sääntöjen mukaisesti; asian ohjaaminen muulle Wikimedia-taholle tai viranomaiselle. Lisäksi voidaan päättää toimintatapojen muutoksista, jotka eivät kohdistu kehenkään henkilöön. '''Aiemmat tapaukset.''' Jos päätöksentekijä katsoo toistuvuuden olevan olennaista, se voi pyytää arkiston avaamista sen tarkistamiseksi, onko samasta henkilöstä aiempia todettuja rikkomuksia (ks. [[#Arkistointi|Arkistointi]]). Pyyntö ja sen tulos kirjataan. Aiempaa tapausta, jossa rikkomusta ei todettu, ei käytetä toistuvuuden perusteena. === Tiedoksianto ja toteutus === Tiedot päätöksestä ja toimista toimitetaan osapuolille yksityisyyden suoja huomioiden. Päätöksentekijä antaa päätöksen tiedoksi ilmoituksen kohteelle kokonaisuudessaan ja kohteena olleelle henkilölle siltä osin kuin se vaikuttaa hänen turvallisuuteensa tai osallistumiseensa. Tiedoksiannon yhteydessä kerrotaan uudelleenarvioinnin mahdollisuus, määräaika ja ohjeet pyynnön tekemiseen. Jos päätöksentekijä on yhdistyksen päätäntävallassa, se toimittaa tiedot päätöksestä käsittelijöille, jotka liittävät ne dokumentaatioon. Työsuhdetta koskevasta päätöksestä käsittelijöille toimitetaan vain tieto siitä, että päätös on tehty ja milloin se on annettu tiedoksi, ei päätöksen sisältöä (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Toteutuksesta vastaava henkilö ilmoittaa päätöksentekijälle ja käsittelijöille, kun toimi on pantu täytäntöön. Tarkistusajankohtana päätöksentekijä arvioi, jatketaanko, muutetaanko vai päätetäänkö toimi, ja kirjaa ratkaisun. === Käsittely hallituksessa ja yhdistyksen kokouksessa === Hallitus käsittelee asian kokouksen suljetussa kohdassa. Esteellinen jäsen poistuu, ja poistuminen merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan merkitään päätös ja sen perusteet yleisellä tasolla ilman henkilötietoja. Henkilötiedot ja arviointiratkaisu pidetään erillisessä, rajatuin oikeuksin säilytettävässä liitteessä. Jos päätös kuuluu yhdistyksen kokoukselle, kokoukselle annetaan vain päätöksen tekemiseen välttämättömät tiedot. Jäsenen erottamisessa noudatetaan yhdistyslain ja sääntöjen menettelyä, mukaan lukien erotettavan mahdollisuus tulla kuulluksi. === Työntekijää koskevat asiat === Kun ilmoituksen kohde tai kohteena ollut henkilö on yhdistyksen työntekijä, yhdistys toimii samalla työnantajana. Työnantajan velvollisuudet ja päätösvalta perustuvat lakiin, eikä niitä voi siirtää yhteyshenkilölle, käsittelijöille tai yhdistyksen ulkopuolelle. Tästä seuraa: '''Tiedonsaanti.''' Yhteyshenkilö ilmoittaa asiasta viipymättä esteettömälle työnantajan edustajalle siinä laajuudessa kuin työnantajan toimintavelvollisuus edellyttää. Tämä kerrotaan yhteydenottajalle. Pyyntö saada vain neuvoa ei poista työnantajan velvollisuutta puuttua työntekijään kohdistuvaan häirintään, mutta työntekijän näkemys otetaan huomioon toimia valittaessa. '''Arvio on selvitystä.''' Työparin arvio toimii työnantajan päätöksenteossa selvitysaineistona. Työnantaja vastaa itse päätöksestään ja sen perusteista ja voi hankkia lisäselvitystä. Työnantajan menettelyssä tehty perusteltu päätös, joka poikkeaa arviosta, ei ole kohdassa [[#Jos päätösvaltainen taho ei toimi|Jos päätösvaltainen taho ei toimi]] tarkoitettu arvion sivuuttaminen. '''Työsuhdetta koskevat päätökset.''' Huomautuksesta, varoituksesta, työtehtävien muuttamisesta ja työsuhteen päättämisestä päättää työnantaja työsopimuslain ja työnantajan menettelyn mukaisesti, mukaan lukien työntekijän kuuleminen ennen päätöstä. Tämän ohjeen mukainen kuuleminen ei korvaa sitä. Näitä päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti; työntekijän oikeussuojakeinot määräytyvät työlainsäädännön mukaan. '''Yhdistyksen muu toimivalta.''' Työntekijän osallistumisesta vapaaehtoisena yhdistyksen tapahtumiin ja viestintäkanaviin, luottamustehtävistä ja yhdistyksen edustamisesta päätetään tämän ohjeen mukaisesti kuten muidenkin osallistujien osalta. Työtehtäviin vaikuttavat turvaamistoimet tekee esihenkilö (ks. [[#Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet|Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet]]). Kun sama toimielin päättää sekä työnantajana että tämän ohjeen mukaisesti, pöytäkirjaan kirjataan, kummassa roolissa päätös on tehty. '''Aineisto ja tietosuoja.''' Työntekijää koskevaan päätöksentekoon liittyvä aineisto säilytetään työnantajan henkilöstöasiakirjoissa työnantajan säilytysaikojen mukaisesti, ja siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä. Käsittelijöille toimitetaan työsuhdetta koskevasta päätöksestä vain tieto sen tekemisestä ja tiedoksiannosta (ks. [[#Tiedoksianto ja toteutus|Tiedoksianto ja toteutus]]). Työntekijälle kerrotaan muualta kuin häneltä itseltään hankituista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja (ks. [[#Julkinen raportointi|Julkinen raportointi]]). Jos työntekijän esihenkilö on itse asian osapuoli tai muuten esteellinen, työnantajan tehtäviä hoitaa hallitus ilman häntä tai, jos hallitus ei ole päätösvaltainen, yhdistyksen kokous (ks. [[#Kuka päättää|Kuka päättää]]). '''[Työntekijöiden esihenkilö on [hallituksen puheenjohtaja / toiminnanjohtaja]. Hallitus nimeää hänelle sijaisen esteellisyystilanteita varten.]''' '''[Ehdotus]''' Hallitus vahvistaa työnantajan menettelyn häirinnän ja epäasiallisen kohtelun käsittelyyn osana työsuojelun toimintaohjelmaa. Menettely viittaa selvitysvaiheessa tähän ohjeeseen. == Uudelleenarviointi == === Kuka voi pyytää ja mistä === Uudelleenarviointia voi pyytää henkilö, jonka toimintaa ilmoitus koskee, sekä henkilö, jonka turvallisuuteen tai osallistumiseen arvio tai päätös suoraan vaikuttaa. Muu ilmoittaja voi pyytää sitä vain olennaisen käsittelyvirheen vuoksi. Pyyntö voi koskea työparin arviota tai sen perusteella tehtyä yhdistyksen toimenpidepäätöstä. Myös päätöstä olla tekemättä uusia toimia voidaan arvioida uudelleen. Työnantajan menettelyssä tehtyjä työsuhdetta koskevia päätöksiä ei uudelleenarvioida tämän ohjeen mukaisesti (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]). Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa kyseisen arvion tai päätöksen tiedoksisaannista. Arvion ja päätöksen määräajat lasketaan erikseen. Ohjeet pyynnön tekemiseen annetaan tiedoksiannon yhteydessä (ks. [[#Arviointiratkaisu|Arviointiratkaisu]] ja [[#Tiedoksianto ja toteutus|Tiedoksianto ja toteutus]]). === Pyynnön vastaanottaminen ja arvioijien nimeäminen === Pyyntö toimitetaan yhteyshenkilölle. Esteetön yhteyshenkilö tarkistaa, että pyyntö on tehty määräajassa ja että pyytäjällä on siihen oikeus, ja nimeää kaksi arvioijaa käsittelijäpoolista. Jos kaikki yhteyshenkilöt ovat esteellisiä, nimeämisen tekee '''[etukäteen sovittu ulkopuolinen taho]'''. Pyynnön tekeminen ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Uudelleenarvioinnin tekijät eivät saa olla osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn tai arvioitaviin päätöksiin. Jos tällaisia henkilöitä ei ole käytettävissä, arviointi pyydetään '''[etukäteen sovitulta ulkopuoliselta taholta, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijöiltä]'''. === Arviointi === Uudelleenarviointi tehdään samoin periaattein kuin varsinainen arviointi. Arvioijat käyttävät olemassa olevaa aineistoa ja hankkivat lisäselvitystä tarpeen mukaan. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota työparin arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. Toimenpidepäätöksen muuttamisen tarpeesta he antavat perustellun arvion. Toimista päättää edelleen päätösvaltainen, esteetön taho. Uudelleenarviointi tehdään samassa asiassa vain kerran. Sen perusteella tehty uusi toimenpidepäätös annetaan tiedoksi kuten kohdassa [[#Tiedoksianto ja toteutus|Tiedoksianto ja toteutus]], mutta siitä ei voi pyytää uutta uudelleenarviointia yhdistyksen sisällä. Tämä ei rajoita osapuolen oikeutta kääntyä muun Wikimedia-tahon tai viranomaisen puoleen. == Tapahtuman järjestäjät ja viestintäkanavien ylläpitäjät == === Ennen tapahtumaa === Tapahtuman järjestäjä huolehtii, että UCoC-käytännöstä ja avun saamisesta kerrotaan tapahtuman tiedoissa ja mahdollisella ilmoittautumissivulla. Järjestäjä täydentää liitteen esimerkkitekstiin (ks. [[#Liite: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin|Liite: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin]]) hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja ohjeen linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Järjestäjä sopii yhteyshenkilöiden kanssa etukäteen, onko yhteyshenkilö paikalla tai tavoitettavissa tapahtuman aikana. Jos ei, järjestäjä nimeää tapahtumakohtaisen turvallisuusvastaavan, joka toimii ensivastaajana ja jonka yhteystiedot kerrotaan osallistujille. Turvallisuusvastaava ei toimi tapahtuman ilmoituksissa käsittelijänä eikä päätöksentekijänä. Jos tapahtuma järjestetään yhdessä kumppaniorganisaation kanssa, sovitaan etukäteen, kumman menettelyä noudatetaan ensisijaisesti ja miten tiedot välitetään. === Tapahtuman aikana === Tapahtuman alussa muistutetaan lyhyesti käyttäytymisodotuksista ja esitellään yhteyshenkilöt. Tämä koskee lähi-, etä- ja hybriditapahtumia. Järjestäjä voi tehdä tapahtuman aikana turvaamistoimia oman järjestelyvastuunsa rajoissa (ks. [[#Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet|Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet]]) ja toteuttaa yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet. Järjestäjä kirjaa tapahtuman aikana esiin tulleet tilanteet mahdollisimman pian (mitä, milloin, ketkä, mitä tehtiin) ja välittää tiedot yhteyshenkilölle viimeistään tapahtuman jälkeen. Järjestäjä ei selvitä asiaa pidemmälle kuin välitön turvallisuus vaatii. Kohteena olleelle henkilölle tarjotaan käytännön apua, esimerkiksi mahdollisuus poistua turvallisesti tai saada seuraa. === Viestintäkanavat === Yhdistyksen viestintäkanavien ylläpitäjät toteuttavat yhteyshenkilön pyytämät turvaamistoimet, kuten pääsyn rajoittamisen, ja kirjaavat ne. Julkisella kanavalla esitetty syytös tai sitä koskeva keskustelu ohjataan luottamukselliseen käsittelyyn. Ylläpitäjä voi poistaa tai rajoittaa viestejä, jotka paljastavat henkilötietoja tai jatkavat epäasiallista käytöstä. Moderointitoimi kirjataan, ja siitä kerrotaan yhteyshenkilölle. == Sihteeri ja arkistointi == === Aineiston suojaaminen käsittelyn aikana === Ilmoitukset vastaanotetaan yhteyshenkilön '''[yhdistyksen hallinnoimaan]''' sähköpostiin. Aineisto säilytetään rajatuin käyttöoikeuksin. Oikeudet tarkistetaan käsittelijöiden vaihtuessa ja käsittelyn päättyessä. === Arkistointi === Työpari kokoaa tarpeellisen arkistoaineiston, salaa sen ja suojaa sen salasanalla. Sihteeri tallentaa valmiin tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei tarvitse salasanaa eikä pääsyä sisältöön. Salasana on kahdella toisistaan riippumattomalla esteettömällä henkilöllä tai yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin. Haltijat kirjataan. Haltijan vaihtuessa uusi haltija nimetään ennen kuin edellinen luopuu tehtävästään. Arkisto avataan vain uudelleenarviointia, aiempien tapausten tarkistusta (ks. [[#Päätöksen tekeminen|Päätöksen tekeminen]]), raportointia, viranomaisasian hoitamista tai työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamista (ks. [[#Työntekijää koskevat asiat|Työntekijää koskevat asiat]]) varten, ja avaaminen kirjataan. Myöhemmät täydennykset voidaan arkistoida erillisinä suojattuina liitteinä. === Säilytysaika === Yhdistyksen arkistokappale sisältää käsittelijöiden työn tuloksen, päätökset ja toimenpiteet. Sen säilytysaika on toistaiseksi. Aineisto säilytetään viimeisen toimenpidepäätöksen tiedoksisaantivuotta seuraavan viidennen kalenterivuoden loppuun (esim. vuonna 2026 tiedoksi annettu päätös: vuoden 2031 loppuun). Hallitus voi päättymisvuoden aikana jatkaa säilytystä kokonaisina kalenterivuosina; peruste kirjataan. Sihteeri tarkistaa vuoden alussa, että edellisen vuoden lopussa erääntynyt aineisto on poistettu, ja kirjaa tarkistuksen. Säilytysaika ja sen peruste kirjataan tietosuojaselosteeseen. == Hallitus: valinnat, perehdytys, tiedottaminen ja raportointi == === Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden valinta === Yhdistyksen kokous vahvistaa ainakin yhden yhteyshenkilön ja 3 käsittelijää, jotka eivät ole valintahetkellä yhdistyksen hallituksessa eivätkä yhdistyksen työntekijöitä. Käsittelijäpoolissa on vähintään '''[viisi]''' henkilöä, jotta työpari, mahdollinen kolmas käsittelijä, esteellisyyksien vuoksi tarvittavat korvaajat ja uudelleenarvioinnin kaksi arvioijaa voidaan nimetä samassa asiassa. Lisäksi hallitus sopii etukäteen ulkopuolisen tahon, esimerkiksi toisen Wikimedia-yhdistyksen käsittelijät, jota voidaan pyytää avuksi, kun esteettömiä käsittelijöitä ei ole. Hallitus voi täydentää poolia kokousten välillä; täydennykset vahvistetaan seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Yhteyshenkilöiden ja käsittelijöiden toimikausi on 2 vuotta. Henkilö voi erota ilmoittamalla hallitukselle; kesken olevan asian hän saattaa loppuun, jollei esteellisyys estä. Yhdistyksen kokous voi vapauttaa henkilön tehtävästä. Hallitus vahvistaa yhteyshenkilöille kohdan [[#Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet|Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet]] mukaisen valtuutuksen turvaamistoimiin. === Perehdytys === Yhdistyksen järjestäytymisen yhteydessä vuoden alussa ja muun perehdytyksen yhteydessä hallituksen jäsenet perehdytetään UCoC-käytäntöön, sen toteutusohjeisiin ja tähän käsittelyohjeeseen. Puheenjohtaja huolehtii perehdytyksen järjestämisestä. Perehdytyksessä käydään läpi käyttäytymisodotukset, avun ja ilmoittamisen kanavat sekä hallituksen vastuut, esteellisyys ja luottamuksellisuus. Jokainen hallituksen jäsen vahvistaa perehtyneensä UCoC-käytäntöön ja sitoutuvansa noudattamaan sitä. Perehdytys ja vahvistukset merkitään pöytäkirjaan. Kesken vuotta aloittava hallituksen jäsen perehdytetään tehtävän alkaessa. Uudet työntekijät perehdytetään samalla tavalla. Yhteyshenkilöt ja käsittelijät perehdytetään tehtävän alkaessa tähän ohjeeseen, UCoC:n toteutusohjeisiin, kuulemisen ja dokumentoinnin käytäntöihin sekä tietosuojaan. Heille tarjotaan mahdollisuus WMF Trust & Safetyn tai muiden Wikimedia-yhdistysten järjestämään koulutukseen ja tarvittaessa tukea vaativien tapausten käsittelyyn. === UCoC-käytännöstä tiedottaminen === Yhdistys pitää verkkosivujensa alatunnisteessa linkin UCoC-käytäntöön. Sivuilta löytyvät myös sen toteutusohjeet, tämä käsittelyohje, ilmoittajien ohje ja ajantasaiset yhteyshenkilöiden tiedot. === Suomenkielisten tekstien ajantasaisuus === Hallitus nimeää vastuuhenkilön, joka tarkistaa vähintään vuosittain sekä käytäntötekstin tai toteutusohjeiden muuttuessa, että Meta-wikin UCoC-sivujen kautta löytyvät UCoC-käytäntöteksti ja toteutusohjeet ovat kokonaan ja ajantasaisesti käännettyinä suomeksi. Tarkistus kattaa myös linkkien toimivuuden. Jos käännöksissä on puutteita, yhdistys huolehtii niiden täydentämisen ja tarkistamisen järjestämisestä yhteistyössä Wikimedia-yhteisön kanssa. Käännökset tarkistetaan ja päivitetään tekstien ensisijaisessa julkaisupaikassa. === Julkinen raportointi === Yhdistys julkaisee turvallisesti julkaistavat havainnot, arvioiden tulokset sekä päätöksentekijöiden esitykset, päätökset ja toteutustiedot. Jokaisesta tapauksesta ei tarvitse julkaista erillistä kertomusta. '''[Ehdotus]''' Julkaistavuudesta päättää päätösvaltainen taho käsittelijöitä kuultuaan. Kohteena olleelle henkilölle ja ilmoituksen kohteelle annetaan mahdollisuus kommentoida julkaistavaa tekstiä ennen julkaisua, jos heidät voi siitä tunnistaa. Työntekijää koskevista tapauksista ei julkaista tunnistettavia tietoja. Vähintään vuosittain julkaistaan: * asioiden määrät: vastaanotetut ilmoitukset, valmistuneet arviot, tehdyt päätökset ja keskeneräiset asiat; * arvioiden tulosten ja päätettyjen toimien määrät, myös päätökset olla tekemättä uusia toimia; * nimettyjen ja käsittelyyn osallistuneiden eri käsittelijöiden määrät; * tieto puuttuvista päätöksistä ja työparin arviosta poikkeavista päätösperusteista. === Ohjeen ylläpito === Hallitus tarkistaa tämän ohjeen vähintään '''[kahden vuoden]''' välein ja aina, kun UCoC tai sen toteutusohjeet muuttuvat. Yhteyshenkilöiltä ja käsittelijöiltä pyydetään havaintoja ohjeen toimivuudesta. == Liite: Esimerkkiteksti tapahtuman tietoihin == <blockquote> Tässä tapahtumassa noudatetaan Wikimedia-liikkeen yhteistä käyttäytymisohjetta eli UCoC-käytäntöä. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti. Häirintä, syrjintä ja uhkailu eivät ole hyväksyttäviä. Ohje koskee kaikkia osallistujia ja järjestäjiä, myös tapahtuman verkkokeskusteluissa. Jos koet tai havaitset epäasiallista käytöstä tai turvallisuusongelman, voit ottaa yhteyttä valitsemaasi yhteyshenkilöön: '''[yhteyshenkilö 1 ja yhteystiedot]''' tai '''[yhteyshenkilö 2 ja yhteystiedot]'''. Voit myös pyytää neuvoa ilman virallista käsittelypyyntöä. Ilmoitusten käsittelystä kerrotaan Wikimedia Suomen käsittelyohjeessa: '''[linkki ilmoittajanohjeeseen]'''. Järjestäjä täydentää hakasulkeissa olevat yhteyshenkilötiedot ja linkin ennen tapahtumatietojen julkaisemista. Linkki ohjataan ensisijaisesti ilmoittajien ohjeeseen. </blockquote> == Sanasto == ;Ilmoitus tai yhteydenotto: on mikä tahansa yhteydenotto yhteyshenkilöön, myös neuvon pyytäminen. ;Käsittelypyyntö: on pyyntö, että asia arvioidaan tarkemmin käsittelijöiden työparissa. ;Ilmoittaja: henkilö joka tekee ilmoituksen. ;Kohteena ollut henkilö: henkilö, johon toiminta on kohdistunut; hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. ;Ilmoituksen kohde: henkilö, jonka toiminnasta ilmoitus on tehty. Ennen kuin rikkomus on todettu, kenestäkään ei käytetä nimitystä "rikkomuksen tekijä". ;Osapuolilla: tarkoitetaan tässä ohjeessa ilmoittajaa, kohteena ollutta henkilöä ja ilmoituksen kohdetta. ;Yhteyshenkilö:ottaa ilmoitukset vastaan, arvioi kiireellisyyden ja siirtää asian eteenpäin (ks. [[#Yhteyshenkilö|Yhteyshenkilö]]). ;Käsittelijä: henkilö kuuluu yhdistyksen kokouksen vahvistamaan käsittelijäpooliin. Kaksi käsittelijää muodostaa työparin, joka arvioi, onko käytäntöjä rikottu (ks. [[#Käsittelijät (työpari)|Käsittelijät (työpari)]]). ;Vastuukäsittelijä: on työparin jäsen, joka vastaa dokumentaatiosta ja yhteydenpidosta. ;Arviointiratkaisu eli arvio: on työparin perusteltu kirjallinen arvio. ;Päätösvaltainen taho eli päätöksentekijä; on esteetön henkilö tai toimielin, jolla on oikeus päättää toimista, esimerkiksi hallitus, yhdistyksen kokous, esihenkilö tai tapahtuman järjestäjä (ks. [[#Päätösvaltainen taho|Päätösvaltainen taho]]). ;Toimenpidepäätös: on päätösvaltaisen tahon päätös toimista tai siitä, ettei uusia toimia tehdä. ;Turvaamistoimi: on välitön, väliaikainen toimi turvallisuuden varmistamiseksi ennen asian arviointia (ks. [[#Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet|Kiireellinen tilanne ja turvaamistoimet]]). ;Uudelleenarviointi: on arviointiratkaisun tai toimenpidepäätöksen tarkastelu uudelleen henkilöillä, jotka eivät ole osallistuneet asian aiempaan käsittelyyn (ks. [[#Uudelleenarviointi|Uudelleenarviointi]]). ;WMF Trust & Safety: on Wikimedia Foundationin turvallisuustiimi. ;AffCom (Affiliations Committee): käsittelee Wikimedia-yhdistyksiä koskevia asioita ;U4C (Universal Code of Conduct Coordinating Committee): UCoC:n toimeenpanoa koskevia asioita, erityisesti silloin, kun paikallinen käsittely ei toimi. ob5sefi92y90iuydn1piq257v56mziw 0 923 8187 2026-09-24T10:28:31Z Zache 50 Ak: Uusi sivu: # Wikimedia Suomi: näin ilmoitat epäkohdasta ja näin se käsitellään Luonnos 24.9.2026 · versio 2, selkokielinen ja tiivistetty ## Johdanto Tämä ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi ry käsittelee ilmoituksia epäkohdista. Epäkohta on esimerkiksi häirintä tai muu Wikimedian käytössääntöjen (UCoC) rikkominen. Ohje perustuu Wikimedia Norgen malliin. Sitä on muutettu suomalaisille yhdistyksille sopivaksi. Siihen on lisätty asiat, joita UCoC:n toimeenpano-ohje... 8187 wikitext text/x-wiki # Wikimedia Suomi: näin ilmoitat epäkohdasta ja näin se käsitellään Luonnos 24.9.2026 · versio 2, selkokielinen ja tiivistetty ## Johdanto Tämä ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi ry käsittelee ilmoituksia epäkohdista. Epäkohta on esimerkiksi häirintä tai muu Wikimedian käytössääntöjen (UCoC) rikkominen. Ohje perustuu Wikimedia Norgen malliin. Sitä on muutettu suomalaisille yhdistyksille sopivaksi. Siihen on lisätty asiat, joita UCoC:n toimeenpano-ohjeet vaativat. Ohje toimii myös silloin, kun et luota turvallisuushenkilöön tai hallitukseen. Voit tehdä ilmoituksen luottamushenkilöille, jotka yhdistyksen kokous on valinnut ja jotka eivät kuulu johtoon. He hoitavat asian alusta loppuun. Hakasulkeissa on asioita, jotka hallitus tai yhdistyksen kokous päättää myöhemmin. Ne on koottu liitteeseen A. ## 1. Ketä ja mitä ohje koskee Ohje koskee kaikkia, jotka toimivat Wikimedia Suomessa tai edustavat sitä: - jäsenet ja vapaaehtoiset - työntekijät, harjoittelijat ja konsultit - hallitus ja toimikunnat - tapahtumien ja hankkeiden osallistujat, myös muut kuin jäsenet. Ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa, myös ulkopuolinen. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia paikan päällä ja verkossa. Se koskee myös yhdistyksen viestintäkanavia, wikiä, hallituksen ja toimikuntien työtä sekä tilanteita, joissa joku edustaa yhdistystä. Ohje ei koske Wikipedian tai muiden wikiprojektien sisäisiä riitoja. Niitä hoitavat projektien omat yhteisöt. Wikimedia Suomi voi neuvoa sinua oikean kanavan löytämisessä (luku 12). Työsuhteissa noudatetaan lisäksi työlakeja. Jäsenyyteen ja luottamustehtäviin sovelletaan yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä. Esteellisyyteen sovelletaan yhdistyksen eturistiriitaohjetta. ## 2. Tärkeät sanat - **UCoC** on Wikimedia-liikkeen yhteinen käytössäännöstö. Se kertoo, miten kaikkien pitää käyttäytyä Wikimedian projekteissa, tiloissa ja tapahtumissa. - **Epäkohta** on UCoC:n, lain, yhdistyksen sääntöjen tai ohjeiden rikkominen. Se voi olla myös muu moitittava toiminta (luku 4). - **Häirintä** on esimerkiksi loukkaaminen, seksuaalinen häirintä, uhkailu, vainoaminen tai henkilötietojen paljastaminen. Häirintää on myös ikävä käytös, joka liittyy esimerkiksi sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen, vammaisuuteen, etnisyyteen, uskontoon tai ikään. Myös toistuva ikävä käytös voi olla häirintää, vaikka yksi teko ei olisi. - **Ilmoitus** on tieto epäkohdasta henkilölle, joka voi puuttua siihen. Ilmoitus voi olla julkinen, luottamuksellinen tai nimetön. - **Ilmoittaja** tekee ilmoituksen. Hän voi olla käytöksen kohde tai sivullinen. - **Ilmoituksen kohde** on henkilö, jonka toiminnasta ilmoitetaan. - **Vastaanottaja** ottaa ilmoituksen vastaan ja vastaa siitä, että asia etenee. Vastaanottajia on kaksi: turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt. Sinä valitset, kummalle ilmoitat (luku 5). - **Turvallisuushenkilö** on henkilö, jonka hallitus valitsee ottamaan ilmoituksia vastaan. Hän voi olla työntekijä tai hallituksen jäsen. Jos hän on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan (7.7). - **Yhdistyksen sihteeri** hoitaa arkistoa. Hän säilyttää päättyneiden asioiden salatut asiakirjat ja poistaa ne säilytysajan jälkeen (13.2). Hän ei ota ilmoituksia vastaan eikä lue asiakirjoja. - **Luottamushenkilöt** ovat kaksi henkilöä, jotka yhdistyksen kokous on valinnut tähän tehtävään. He eivät ole hallituksessa eivätkä töissä yhdistyksessä. Kumpikaan ei ole turvallisuushenkilö eikä sihteeri. Hallitus ei voi erottaa heitä. Toinen heistä ottaa ilmoituksen vastaan ja tukee sinua. Toinen tekee arvion yhdessä käsittelykumppanin kanssa. Tässä ohjeessa luottamushenkilö tarkoittaa vain heitä, ei hallituksen jäseniä. - **Käsittelykumppani** on toinen Wikimedia-yhdistys. Sillä on kirjallinen sopimus Wikimedia Suomen kanssa. Se antaa arvioijan vaikeisiin asioihin. Se arvioi asian uudelleen, jos hallituksen päätöksestä valitetaan. - **Arvioijat** ovat se luottamushenkilö, joka ei ottanut ilmoitusta vastaan, ja käsittelykumppanin arvioija. He selvittävät asian ja kirjoittavat arvion. - **Arvio** kertoo, mitä on saatu selville ja onko epäkohta todettu. Arvio ei sisällä seuraamusta. Seuraamus on esimerkiksi varoitus tai osallistumiskielto. Seuraamuksesta päättää päätöksentekijä. Päätöksentekijä ei saa muuttaa arviota. - **Esteellinen** on henkilö, joka ei voi olla puolueeton. Hän ei osallistu asian käsittelyyn. - **Häirintäyhdyshenkilö** on henkilö, jonka tapahtuman järjestäjä nimeää. Hän vastaa turvallisuudesta tapahtuman aikana. ## 3. Sitoutuminen UCoC:hen Wikimedia Suomi noudattaa UCoC:ta kaikessa toiminnassaan. Yhdistyksen omat säännöt voivat olla tiukempia. Ne eivät saa olla ristiriidassa UCoC:n kanssa. Hallituksen jäsenet, turvallisuushenkilö, sihteeri, työntekijät, harjoittelijat ja konsultit vahvistavat kirjallisesti, että he tuntevat UCoC:n ja noudattavat sitä. Sama koskee hankkeiden ja tapahtumien vastuuhenkilöitä ja yhdistyksen edustajia. Linkki UCoC:hen ja tähän ohjeeseen on yhdistyksen verkkosivuilla ja wikissä. Samassa paikassa ovat molempien vastaanottajien yhteystiedot. Jokaisen tapahtuman alussa kerrotaan lyhyesti UCoC:sta ja siitä, keneen voi ottaa yhteyttä. Kun ilmoittaudut tapahtumaan, sitoudut UCoC:hen. Jokaiseen tapahtumaan nimetään häirintäyhdyshenkilö. Isoihin tapahtumiin nimetään kaksi, mieluiten eri sukupuolta. [PÄÄTETTÄVÄ: raja 30 henkeä.] Verkossa sama tehtävä on moderaattorilla. Yhdistys kouluttaa hallituksen, turvallisuushenkilön, työntekijät, luottamushenkilöt ja häirintäyhdyshenkilöt (luku 14). ## 4. Mistä voit ilmoittaa Voit ilmoittaa kaikesta, minkä perustellusti uskot olevan epäkohta. Sinun ei tarvitse olla varma. Riittää, että mietit asiaa huolellisesti ja katsot, että se pitää tutkia. Epäkohtia ovat esimerkiksi: - häirintä, uhkailu, syrjintä ja vainoaminen - henkilötietojen paljastaminen ilman lupaa - vallan tai aseman väärinkäyttö - sisällön tahallinen vääristely - yhdistyksen sääntöjen tai ohjeiden rikkominen - lain rikkominen, rahan väärinkäyttö ja lahjonta - luottamuksellisen tiedon väärinkäyttö - huono toimintakulttuuri - kosto ilmoittajalle tai todistajalle. Ohjetta ei käytetä tavallisiin erimielisyyksiin wikien sisällöstä. Sitä ei käytetä myöskään silloin, kun olet tyytymätön yhdistyksen päätökseen. Niille on omat paikkansa: wikien keskustelusivut ja yhdistyksen kokous. ## 5. Kenelle ilmoitat **5.1 Tapahtumassa.** Jos koet tai näet häirintää tapahtumassa, kerro heti häirintäyhdyshenkilölle tai järjestäjälle. He voivat kutsua vartijan tai poliisin. He voivat järjestää sinulle saattajan ja huolehtia, että olosi on turvallinen. Järjestäjä voi antaa varoituksen tai poistaa henkilön tapahtumasta heti. Järjestäjä kirjaa tapahtuneen. Tapahtuman jälkeen hän kertoo siitä turvallisuushenkilölle. Jos asia koskee turvallisuushenkilöä tai hallitusta, hän kertoo siitä luottamushenkilöille. **5.2 Kaksi vastaanottajaa.** Muulloin voit ilmoittaa kahdelle eri vastaanottajalle. Sinä valitset, kummalle ilmoitat. Sinun ei tarvitse perustella valintaa. Toiselle vastaanottajalle ei kerrota ilmoituksestasi. Turvallisuushenkilö: - sähköposti [PÄÄTETTÄVÄ: ilmoitus@wikimedia.fi]. Sen lukee vain turvallisuushenkilö. - puhelin tai tapaaminen. Luottamushenkilöt: - sähköposti [PÄÄTETTÄVÄ: luottamushenkilot@…]. Sen lukevat vain luottamushenkilöt. Turvallisuushenkilö, sihteeri ja hallitus eivät pääse osoitteeseen (13.6). - puhelin tai tapaaminen kumman tahansa luottamushenkilön kanssa. Molemmat: - verkkolomake. Siinä valitset vastaanottajan. Voit ilmoittaa myös nimettömänä. [PÄÄTETTÄVÄ: toteutus.] - kirje yhdistyksen osoitteeseen. Kirjoita kuoreen "LUOTTAMUKSELLINEN" ja vastaanottajan nimi. Vain hän avaa kirjeen. **5.3 Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun.** Luottamushenkilöt eivät siirrä asiaa turvallisuushenkilölle ilman sinun lupaasi. Turvallisuushenkilö siirtää asian heti luottamushenkilöille, jos asia koskee häntä itseään, hallituksen puheenjohtajaa tai hallituksen jäsentä. Hän siirtää asian myös, jos sinä pyydät sitä tai jos hän on esteellinen (7.3). Hän ei tutki asiaa ennen siirtoa. **5.4 Milloin ilmoitat vain luottamushenkilöille.** Jos asia koskee turvallisuushenkilöä, hallituksen puheenjohtajaa tai hallituksen jäsentä, tee ilmoitus luottamushenkilöille. Tee niin myös, jos epäilet, että johto kostaa ilmoituksesi (10.1). **5.5 Hallitus ei ota ilmoituksia vastaan.** Vastaanottajia ovat vain turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt. Jos kerrot epäkohdasta hallituksen jäsenelle, hän ohjaa sinut vastaanottajalle. Hän ei ala itse selvittää asiaa. Tämä koskee myös puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa. **5.6 Nimetön ilmoitus.** Voit ilmoittaa nimettömänä kummallekin vastaanottajalle. Nimetöntä ilmoitusta voi olla vaikeampi tutkia. Et saa tietoa käsittelystä, jos et anna mitään yhteystapaa. Yhteystapa voi olla esimerkiksi nimetön sähköpostiosoite. Lue nimettömyyden rajoista kohdasta 10.3. **5.7 Hätätilanne.** Jos vaara on välitön, soita ensin hätänumeroon 112. Kerro väkivallan uhkauksesta myös Wikimedia-säätiön turvallisuustiimille (Trust & Safety): emergency@wikimedia.org. ```mermaid flowchart TD A[Näet tai koet epäkohdan] --> B{Onko vaara välitön?} B -- kyllä --> C[Soita 112 ja kerro Wikimedia-säätiölle] B -- ei --> D{Oletko nyt tapahtumassa?} D -- kyllä --> E[Häirintäyhdyshenkilö tai järjestäjä] D -- ei --> F{Koskeeko asia turvallisuushenkilöä tai hallitusta?} F -- kyllä --> G[Luottamushenkilöt] F -- ei --> H{Haluatko ilmoittaa turvallisuushenkilölle?} H -- kyllä --> I[Turvallisuushenkilö] H -- en --> G ``` Voit aina valita luottamushenkilöt. Sinun ei tarvitse perustella valintaa. ## 6. Mitä ilmoituksessa kerrot Kerro, mitä tapahtui, missä ja milloin. Kerro, ketkä olivat mukana ja oliko todistajia. Liitä mukaan todisteet, esimerkiksi viestit, kuvakaappaukset tai linkit. Voit myös kertoa, miten toiminta mielestäsi rikkoo sääntöjä ja mitä toivot tapahtuvan. Vaillinainenkin ilmoitus otetaan vastaan. Vastaanottaja täydentää sitä yhdessä sinun kanssasi. Sinun ei tarvitse itse arvioida, onko kyse UCoC:n rikkomisesta. ## 7. Miten asia käsitellään **7.1 Kirjaaminen.** Vastaanottaja kirjaa ilmoituksen lokiin: päivä, kanava, ilmoittaja jos tiedossa, lyhyt kuvaus ja vastaanottaja. Turvallisuushenkilöllä ja luottamushenkilöillä on omat lokinsa (13.1). **7.2 Kuittaus.** Saat vahvistuksen 7 päivän kuluessa, jos olet antanut yhteystavan. Jos turvallisuushenkilö ei vastaa 14 päivässä, voit kääntyä luottamushenkilöiden puoleen. He ottavat asian hoitaakseen. Jos luottamushenkilö ei vastaa, voit kääntyä toisen luottamushenkilön tai käsittelykumppanin puoleen (luku 15). **7.3 Esteellisyys.** Vastaanottaja tai arvioija ei osallistu asiaan, jos hän on itse osallinen tai läheinen jollekin osapuolelle. Hän ei osallistu myöskään, jos hän on osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri, tai jos hänellä on muu eturistiriita. Silloin turvallisuushenkilö siirtää asian luottamushenkilöille. Luottamushenkilö siirtää asian toiselle luottamushenkilölle tai käsittelykumppanille. Siirto kirjataan. Osapuolet voivat pyytää vastaanottajan tai arvioijan vaihtamista. Pyyntöön pitää olla konkreettinen syy. **7.4 Alustava arvio ja turvatoimet.** Vastaanottaja arvioi 14 päivän kuluessa: - Onko ilmoitus perusteltu, ja kuuluuko se tähän ohjeeseen? - Kuuluuko asia jollekin muulle taholle (luku 12)? - Tarvitaanko turvatoimia? - Onko asia vähäinen (7.5), vai siirtyykö se arvioijille? Turvatoimi on esimerkiksi väliaikainen osallistumiskielto tai pääsyn rajoitus kanavalle. Turvatoimen voi tehdä heti. Sille kirjataan kesto tai tarkistuspäivä. Henkilölle, jota toimi koskee, kerrotaan siitä. **7.5 Selvitys ja kuuleminen.** Asia on vähäinen, jos seuraamus on enintään kirjallinen huomautus ja osapuolet hyväksyvät ratkaisun. Vähäisen asian selvittää ja ratkaisee vastaanottaja itse. Kaikki muut asiat selvittävät arvioijat: se luottamushenkilö, joka ei ottanut ilmoitusta vastaan, ja käsittelykumppanin arvioija. Arvioijat selvittävät asian myös, jos sinä pyydät sitä tai jos asia koskee johtoa. Vastaanottaja nimeää arvioijat nopeasti ja antaa heille aineiston. Arvioijat kuulevat ilmoittajaa, ilmoituksen kohdetta ja tarvittaessa todistajia. Kohteelle kerrotaan, mistä häntä epäillään, ja hän saa vastata. Tietoa voidaan rajoittaa vain, jos se vaarantaisi jonkun turvallisuuden. Kukaan ei tee omia tutkimuksia. Vaikeissa asioissa voidaan käyttää ulkopuolista asiantuntijaa, esimerkiksi juristia. Jos käsittelykumppanin arvioija ei osaa suomea, työkieli on englanti. Sinä saat silti kertoa asiasi suomeksi. Arvio annetaan tiedoksi suomeksi. **7.6 Arvio.** Arvioijat kirjoittavat perustellun arvion. Siinä kerrotaan, mitä saatiin selville, mikä jäi epäselväksi ja onko epäkohta todettu. Arvio perustuu siihen, mikä on todennäköistä. Jos epäkohtaa ei voida osoittaa, se ei tarkoita, että ilmoitus oli väärä. Arvio kuvaa, kuinka vakavasta ja toistuvasta käytöksestä on kyse. Arvio ei päätä seuraamuksesta. Jos arvioijat ovat eri mieltä, mukaan tulee kolmas arvioija käsittelykumppanilta. Enemmistö ratkaisee. **7.7 Päätös.** Vähäisen asian ratkaisee vastaanottaja. Kirjallisesta varoituksesta päättää turvallisuushenkilö, jos ilmoitus tuli hänelle. Jos ilmoitus tuli luottamushenkilöille, varoituksesta päättää hallitus. Vakavista seuraamuksista päättää aina hallitus (luku 8). Päätöksentekijä ei muuta arviota. Hän voi pyytää lisäselvitystä. Jos päätös poikkeaa arviosta, syy kirjataan. Se kerrotaan luottamushenkilöille ja vuosiraportissa. Osallinen hallituksen jäsen ei osallistu päätökseen. Jos turvallisuushenkilö on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan. Hallitus käsittelee asian suljetusti. Pöytäkirjaan ei kirjata henkilötietoja. **7.8 Tiedottaminen.** Sinä saat tietää, miten asia etenee ja miten se ratkaistiin. Tietoa voidaan rajoittaa vain painavasta syystä, esimerkiksi toisen ihmisen yksityisyyden vuoksi. Ilmoituksen kohde saa arvion ja päätöksen perusteluineen kirjallisesti. Muille kerrotaan vain se, mikä on välttämätöntä. Samalla kerrotaan, miten päätöksestä voi valittaa (luku 9). **7.9 Määräajat.** Tavoite on ratkaista asia 30 päivässä. Enimmäisaika on 90 päivää. Jos käsittely kestää kauemmin, saat tiedon syystä vähintään 30 päivän välein. | Vaihe | Kuka | Aika | |---|---|---| | Kirjaus lokiin | vastaanottaja | heti | | Turvatoimet | vastaanottaja | heti, kun tarve ilmenee | | Kuittaus sinulle | vastaanottaja | 7 päivää | | Voit vaihtaa vastaanottajaa, jos et saa vastausta | sinä | 14 päivää | | Alustava arvio | vastaanottaja | 14 päivää | | Arvio | arvioijat | 30 päivää nimeämisestä | | Päätös | turvallisuushenkilö tai hallitus | 30 päivää arviosta | | Ratkaisu yhteensä | – | tavoite 30, enintään 90 päivää | | Tieto viivästyksestä | vastaanottaja tai arvioijat | 30 päivän välein | | Valitus (luku 9) | osapuoli | 30 päivää päätöksestä | **7.10 Jos hallitus ei toimi.** Hallituksen pitää päättää 30 päivän kuluessa arviosta. Jos hallitus ei päätä eikä pyydä lisäselvitystä, luottamushenkilöt kertovat asiasta seuraavalle yhdistyksen kokoukselle. Sama tehdään, jos hallitus päättää arvion vastaisesti. Kokoukselle ei kerrota henkilötietoja. Kokoukselle kerrotaan, että arvio sivuutettiin, ja hallituksen perustelut. Luottamushenkilöt voivat viedä asian myös AffComille tai U4C:lle (luku 12). Hallitus ei voi estää tätä. Perusteltu päätös olla tekemättä mitään ei ole arvion sivuuttamista. ## 8. Seuraamukset ja rikosilmoitus **8.1** Seuraamuksen pitää olla oikeassa suhteessa tekoon. Päätöksessä otetaan huomioon tilanne, aiemmat todetut rikkomukset, aiheutunut vahinko ja toistumisen riski. Aiemmat todetut rikkomukset tarkistetaan arkistosta (13.2). **8.2 Seuraamukset lievimmästä vakavimpaan:** 1. keskustelu ja UCoC:sta muistuttaminen 2. kirjallinen huomautus 3. kirjallinen varoitus 4. tehtävästä tai hankkeesta vapauttaminen 5. määräaikainen osallistumiskielto tapahtumiin ja kanaviin 6. pysyvä osallistumiskielto 7. erottaminen luottamustehtävästä tai jäsenyydestä yhdistyslain ja sääntöjen mukaan 8. työsuhteeseen liittyvät toimet työlakien mukaan. **8.3 Kuka päättää.** Kohdat 1–2: vastaanottaja vähäisessä asiassa. Kohta 3: turvallisuushenkilö arvion perusteella, tai hallitus, jos ilmoitus tuli luottamushenkilöille. Kohdat 4–8: hallitus arvion perusteella. Jos asia koskee turvallisuushenkilöä, hallitus päättää kohdista 3–8 ilman esteellisiä jäseniä. Työsuhdeasioissa työnantaja noudattaa lisäksi työlakeja. Esimerkiksi työntekijää pitää kuulla. Arvio on silloin työnantajan selvitysaineistoa. **8.4 Rikosilmoitus.** Hallitus päättää enemmistöllä, tekeekö yhdistys rikosilmoituksen. Sinulla on aina oikeus tehdä rikosilmoitus itse. Yhdistys tukee rikoksen uhria. Jos hallituksen vähemmistö pitää rikosilmoitusta tarpeellisena, se keskustelee ensin luottamushenkilöiden kanssa. **8.5** Osallistumiskiellot kirjataan. Tapahtumien järjestäjille kerrotaan niistä tarvittavassa laajuudessa. Kielto ei koske wikiprojekteja. Vakavista tapauksista voidaan kertoa Wikimedia-säätiön turvallisuustiimille. ## 9. Valittaminen **9.1** Ilmoituksen kohde ja ilmoittaja voivat pyytää arvion ja päätöksen uudelleenkäsittelyä. Pyyntö tehdään kirjallisesti 30 päivän kuluessa siitä, kun sait päätöksen. Pyyntö toimitetaan luottamushenkilöille. He tarkistavat määräajan ja välittävät pyynnön oikealle käsittelijälle. **9.2 Kuka käsittelee valituksen.** Valitus vastaanottajan ratkaisusta tai turvallisuushenkilön päätöksestä menee luottamushenkilöille. Sen käsittelee luottamushenkilö, joka ei ole ollut mukana asiassa. Jos molemmat luottamushenkilöt ovat olleet mukana, valituksen käsittelee käsittelykumppani. Valitus hallituksen päätöksestä menee käsittelykumppanille. Kaksi sen arvioijaa arvioi asian uudelleen. He eivät ole olleet aiemmin mukana asiassa. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. He ottavat kantaa myös seuraamuksen kohtuullisuuteen. Hallitus päättää asian uudelleen uuden arvion pohjalta. Hallitus ei muuta arviota. Hallitus ei käsittele valituksia omista päätöksistään. **9.3** Valituksessa arvioidaan uudet tiedot, seuraamuksen kohtuullisuus, menettelyn oikeellisuus ja mahdollinen vallan väärinkäyttö. Valitus ei aina johda muutokseen. Ratkaisu perustellaan kirjallisesti 30 päivän kuluessa. Valitus ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Samasta asiasta voi valittaa vain kerran. **9.4** Jos katsot, että yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta, voit viimeisenä keinona kääntyä UCoC:n koordinointikomitean (U4C) puoleen. Yhdistyksen hallintoa koskevista UCoC-rikkomuksista voit kertoa Wikimedian yhdistyskomitealle (AffCom). Luottamushenkilöt voivat auttaa sinua yhteydenotossa. ## 10. Ilmoittajan ja kohteen suoja **10.1 Kosto on kielletty.** Ketään ei saa erottaa, hyllyttää, uhata, häiritä tai syrjiä siksi, että hän on tehnyt ilmoituksen hyvässä uskossa. Sama suoja koskee todistajia. Kosto on itsessään vakava rikkomus. Jos epäilet turvallisuushenkilöä tai hallituksen jäsentä kostosta, ilmoita luottamushenkilöille. **10.2 Luottamuksellisuus.** Ilmoituksen sisältö ja osapuolten henkilöllisyys ovat luottamuksellisia. Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä käsittelyyn. Sama koskee käsittelykumppanin arvioijia. Luottamuksellisuudesta voidaan poiketa vain, jos laki vaatii tai käsittely ei muuten onnistu. Siitä kerrotaan sinulle etukäteen, jos se on mahdollista. **10.3 Nimettömyys ja sen rajat.** Voit pysyä nimettömänä. Yhdistys ei kuitenkaan voi luvata täyttä nimettömyyttä. Ilmoituksen kohteelle on kerrottava, mistä häntä epäillään. Hän voi päätellä henkilöllisyytesi tapahtumien kuvauksesta. Nimeäsi ei anneta kohteelle ilman lupaasi, ellei laki vaadi sitä. Jos kuuleminen ei onnistu paljastamatta sinua, siitä kerrotaan sinulle etukäteen. Sinä päätät, jatketaanko. Turvatoimia voidaan silti tehdä. **10.4 Kohteen oikeudet.** Ilmoituksen kohdetta pidetään syyttömänä, kunnes asia on selvitetty. Hänellä on oikeus tietää, mistä häntä epäillään, ja vastata. Hän saa arvion ja päätöksen kirjallisesti ja voi valittaa (luku 9). **10.5 Väärä ilmoitus.** Tahallaan väärä ilmoitus on itsessään rikkomus. Perusteltu ilmoitus, joka osoittautuu aiheettomaksi, ei ole väärä ilmoitus. **10.6 Ilmoittajansuojelulaki.** Laki (1171/2022) velvoittaa vain yli 50 työntekijän organisaatioita. Yhdistys noudattaa sen periaatteita vapaaehtoisesti: luottamuksellisuus, koston kielto, kuittaus 7 päivässä ja palaute 3 kuukaudessa. [PÄÄTETTÄVÄ: juristi tarkistaa lakiviittaukset.] **10.7 Mitä ohje ei voi luvata.** Hallituksen ja yhdistyksen kokouksen päätösvalta perustuu lakiin. Sitä ei voi ohittaa. Sen sijaan ohje varmistaa kolme asiaa. Arvio tehdään johdosta riippumatta. Arvion vastainen päätös tulee näkyviin (7.10). Valitus menee johdon ulkopuolelle (luku 9). ## 11. Kuka tekee mitä | Kuka | Tehtävä | |---|---| | Turvallisuushenkilö | Hallituksen valitsema työntekijä tai hallituksen jäsen. Sitoutuu kirjallisesti luottamuksellisuuteen. Ottaa ilmoituksia vastaan. Pitää omaa lokia. Tekee alustavan arvion ja turvatoimet. Ratkaisee vähäiset asiat. Nimeää arvioijat. Päättää varoituksesta arvion perusteella. Valmistelee hallituksen päätökset. Raportoi vuosittain. Jos hän on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan. | | Yhdistyksen sihteeri | Hoitaa arkistoa: säilyttää päättyneiden asioiden salatut asiakirjat, kirjaa arkiston avaamiset ja poistaa asiakirjat säilytysajan jälkeen (13.2). Ei ota ilmoituksia vastaan eikä lue asiakirjoja. Sitoutuu kirjallisesti luottamuksellisuuteen. | | Luottamushenkilöt | Kaksi henkilöä, jotka yhdistyksen kokous valitsee tähän tehtävään kahdeksi vuodeksi. Kaudet alkavat eri vuosina. He eivät ole hallituksessa eivätkä töissä yhdistyksessä. Kumpikaan ei ole turvallisuushenkilö eikä sihteeri. Hallitus ei voi erottaa heitä. Sitoutuvat kirjallisesti luottamuksellisuuteen. Ottavat ilmoituksia vastaan. Ainoat vastaanottajat johtoa koskevissa asioissa. Toinen tukee ilmoittajaa, toinen arvioi käsittelykumppanin kanssa. Pitävät omaa lokia. Käsittelevät valitukset turvallisuushenkilön päätöksistä. Kertovat kokoukselle, jos hallitus ei toimi. | | Käsittelykumppani | Toinen Wikimedia-yhdistys. Hallitus tekee sen kanssa kirjallisen sopimuksen. Antaa arvioijan, kolmannen arvioijan erimielisyydessä ja kaksi arvioijaa valituksiin hallituksen päätöksistä. Ei tee yhdistyksen päätöksiä. Sopimuksessa sovitaan yhteyshenkilöt, aika arvioijan nimeämiselle, työkieli, tietosuoja, kopioiden poisto ja kulut. Wikimedia Suomi auttaa kumppania samalla tavalla. | | Hallituksen puheenjohtaja | Ei ota ilmoituksia vastaan. Ohjaa ilmoittajan vastaanottajalle. Järjestää hallituksen suljetun käsittelyn ja huolehtii, että esteelliset poistuvat. | | Hallitus | Päättää vakavista seuraamuksista ja rikosilmoituksesta arvion perusteella. Ei muuta arviota. Ei käsittele valituksia. Hyväksyy ohjeen. Valitsee turvallisuushenkilön. Valtuuttaa vastaanottajat turvatoimiin ja vähäisiin asioihin. Tekee kumppanisopimuksen. Tarkistaa ohjeen vuosittain ja saa vuosiraportin. | | Häirintäyhdyshenkilö ja järjestäjä | Ottaa ilmoituksia vastaan tapahtumassa. Tekee turvatoimet, varoittaa tai poistaa henkilön. Kirjaa tapahtuneen ja kertoo vastaanottajalle. | | Moderaattori | Sama tehtävä verkkokanavilla. | | Jäsenet, vapaaehtoiset, työntekijät | Noudattavat UCoC:ta. Ilmoittavat epäkohdista. Eivät tutki itse. | | Wikimedia-säätiön turvallisuustiimi (Trust & Safety) | Väkivallan uhkaukset ja säätiön omat tapahtumat. Oikeudelliset uhkaukset hoitaa säätiön lakiosasto (WMF Legal). | | AffCom | Yhdistyksen hallintoa koskevat UCoC-rikkomukset. | | U4C | Viimeinen taho, jos yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta. Antaa myös lausuntoja ohjeista. | ## 12. Muut Wikimedian toimijat Yhdistys käsittelee vain omat asiansa. Muut asiat se ohjaa oikealle taholle ja kertoo siitä sinulle. Yhdistys voi auttaa sinua yhteydenotossa. | Tilanne | Kuka käsittelee | Yhteys | |---|---|---| | Käytös wikiprojektissa | Projektin ylläpitäjät ja yhteisö. Monen wikin asiat: stewardit | Projektin omat ilmoitussivut | | Väkivallan uhkaus | Wikimedia-säätiön turvallisuustiimi | emergency@wikimedia.org | | Oikeudellinen uhkaus | Wikimedia-säätiön lakiosasto | legal@wikimedia.org | | Yhdistyksen hallintoa koskeva UCoC-rikkomus | AffCom | affcom@wikimedia.org | | Yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta | U4C | U4C:n sivu Meta-Wikissä | | Säätiön tapahtumat, esimerkiksi Wikimania | Säätiön turvallisuustiimi ja tapahtuman oma käytäntö | Tapahtuman turvallisuustiimi | Luottamushenkilöt voivat viedä asian AffComille tai U4C:lle myös ilman hallituksen päätöstä (7.10). ## 13. Asiakirjat ja tietosuoja **13.1 Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana.** Turvallisuushenkilöllä ja luottamushenkilöillä on omat lokit ja omat asiakirjat. Turvallisuushenkilö säilyttää omat asiakirjansa paikassa, johon vain asian käsittelijät pääsevät. Luottamushenkilöt säilyttävät omansa niin, että turvallisuushenkilö, sihteeri ja hallitus eivät pääse niihin. [PÄÄTETTÄVÄ: säilytyspaikka.] Johto saa vain arvion ja päätökseen tarvittavat tiedot. Käsittelykumppanin arvioijat poistavat omat kopionsa, kun asia ja valitusaika ovat päättyneet. **13.2 Arkisto.** Kun asia on päättynyt ja valitusaika on kulunut, vastaanottaja kokoaa asiakirjat yhteen tiedostoon: ilmoitus, kuulemiset, todisteet, arvio ja päätös. Hän salaa tiedoston ja antaa sen yhdistyksen sihteerille. Sihteeri tallentaa tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei avaa tiedostoa eikä tarvitse salasanaa. Salasana on sillä vastaanottajalla, joka hoiti asian: turvallisuushenkilöllä tai luottamushenkilöillä. [PÄÄTETTÄVÄ: salasanan varmuuskopio, esimerkiksi yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin.] Kun vastaanottaja vaihtuu, hän antaa salasanat seuraajalleen. Vastaanottajat poistavat omat kopionsa, kun tiedosto on arkistoitu. Arkisto avataan vain neljästä syystä: valituksen käsittely, aiempien todettujen rikkomusten tarkistus, raportointi tai viranomaisen pyyntö. Aiempia rikkomuksia tarkistettaessa kumpikin vastaanottaja tarkistaa omat asiansa ja kertoo päätöksentekijälle vain, onko samasta henkilöstä todettu rikkomus. Sihteeri kirjaa, kuka avasi arkiston, milloin ja miksi. Sihteeri poistaa asiakirjat, kun säilytysaika päättyy (13.3), ja kirjaa poiston. Sihteeri tarkistaa joka vuoden alussa, että vanhentuneet asiakirjat on poistettu. **13.3 Tietosuoja.** Ilmoituksissa on henkilötietoja. Niitä käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaan. Tietosuojaselosteessa kerrotaan käsittelyn peruste, vastaanottajat ja säilytysajat. Myös käsittelykumppani mainitaan siinä. Asiakirjat säilytetään [PÄÄTETTÄVÄ: 5 vuotta] päätöksestä. Aiheettomat ilmoitukset hävitetään [PÄÄTETTÄVÄ: 2 vuodessa]. **13.4 Vuosiraportti.** Turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt raportoivat hallitukselle kerran vuodessa: ilmoitusten määrä, tyypit, käsittelyajat ja tulokset ilman nimiä. Raportissa kerrotaan myös, kuinka monta kertaa hallitus poikkesi arviosta tai ei päättänyt. Toimintakertomuksessa julkaistaan yhteenveto. Pienet luvut kerrotaan luokkina, esimerkiksi "alle viisi", jotta ketään ei voi tunnistaa. Sihteeri kertoo, montako asiaa arkistossa on ja montako poistettiin. **13.5 Ohjeen tarkistus.** Hallitus tarkistaa ohjeen vuosittain. Muutokset kirjataan ohjeen loppuun. **13.6 Sähköpostiosoitteet.** Luottamushenkilöiden sähköpostia eivät hallinnoi turvallisuushenkilö, sihteeri eivätkä hallitus. [PÄÄTETTÄVÄ: toteutus.] Verkkosivuilla kerrotaan, kuka lukee kunkin osoitteen ja kuka hallinnoi sitä. ## 14. Koulutus Hallitus, turvallisuushenkilö, työntekijät, luottamushenkilöt ja häirintäyhdyshenkilöt suorittavat Wikimedia-säätiön UCoC-kurssit A ja B [PÄÄTETTÄVÄ: 6 kuukauden] kuluessa tehtävän alusta. Vastaanottajat ja arvioijat perehdytetään lisäksi tähän ohjeeseen, kuulemiseen ja tietosuojaan. Käsittelykumppani saa ohjeen englanniksi. Sihteeri perehdytetään arkiston hoitoon ja tietosuojaan. Uudet jäsenet saavat tiedon UCoC:sta ja tästä ohjeesta, kun he liittyvät tai ilmoittautuvat tapahtumaan. Ohje ja UCoC:n suomennos ovat yhdistyksen wikissä ja verkkosivuilla. ## 15. Yhteystiedot | Kuka | Nimi | Yhteystieto | Kuka lukee | |---|---|---|---| | Turvallisuushenkilö | [täydennetään] | [ilmoitus@wikimedia.fi], puh. [täydennetään] | vain turvallisuushenkilö | | Luottamushenkilö 1 | [täydennetään] | [luottamushenkilot@…], puh. [täydennetään] | vain luottamushenkilöt | | Luottamushenkilö 2 | [täydennetään] | sama osoite, puh. [täydennetään] | vain luottamushenkilöt | | Käsittelykumppani | [täydennetään] | [täydennetään] | kumppanin oma menettely | | Kirje | Wikimedia Suomi ry, [osoite] | kuoreen "LUOTTAMUKSELLINEN" ja vastaanottajan nimi | vain nimetty vastaanottaja | Hallitus hyväksyi ohjeen [pp.kk.vvvv]. Yhdistyksen kokous valitsi luottamushenkilöt [pp.kk.vvvv]. Ohje on voimassa [pp.kk.vvvv] alkaen. Yhteystiedot päivitetään vuosittain syyskokouksen jälkeen. Ajantasainen ohje on osoitteessa [linkki]. nw67k6pbazdgb07jv3nxy0vfwp5onlz 8188 8187 2026-09-24T11:35:11Z Zache 50 8188 wikitext text/x-wiki <!-- Ehdotettu sivun nimi: Wikimedia Suomi: näin ilmoitat epäkohdasta ja näin se käsitellään --> Luonnos 24.9.2026 · versio 2, selkokielinen ja tiivistetty == Johdanto == Tämä ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi ry käsittelee ilmoituksia epäkohdista. Epäkohta on esimerkiksi häirintä tai muu Wikimedian käytössääntöjen (UCoC) rikkominen. Ohje perustuu Wikimedia Norgen malliin. Sitä on muutettu suomalaisille yhdistyksille sopivaksi. Siihen on lisätty asiat, joita UCoC:n toimeenpano-ohjeet vaativat. Ohje toimii myös silloin, kun et luota turvallisuushenkilöön tai hallitukseen. Voit tehdä ilmoituksen luottamushenkilöille, jotka yhdistyksen kokous on valinnut ja jotka eivät kuulu johtoon. He hoitavat asian alusta loppuun. Hakasulkeissa on asioita, jotka hallitus tai yhdistyksen kokous päättää myöhemmin. Ne on koottu liitteeseen A (ks. [[#Liite A: Päätettävät asiat|Liite A: Päätettävät asiat]]). == Ketä ja mitä ohje koskee == Ohje koskee kaikkia, jotka toimivat Wikimedia Suomessa tai edustavat sitä: * jäsenet ja vapaaehtoiset * työntekijät, harjoittelijat ja konsultit * hallitus ja toimikunnat * tapahtumien ja hankkeiden osallistujat, myös muut kuin jäsenet. Ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa, myös ulkopuolinen. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia paikan päällä ja verkossa. Se koskee myös yhdistyksen viestintäkanavia, wikiä, hallituksen ja toimikuntien työtä sekä tilanteita, joissa joku edustaa yhdistystä. Ohje ei koske Wikipedian tai muiden wikiprojektien sisäisiä riitoja. Niitä hoitavat projektien omat yhteisöt. Wikimedia Suomi voi neuvoa sinua oikean kanavan löytämisessä (ks. [[#Muut Wikimedian toimijat|Muut Wikimedian toimijat]]). Työsuhteissa noudatetaan lisäksi työlakeja. Jäsenyyteen ja luottamustehtäviin sovelletaan yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä. Esteellisyyteen sovelletaan yhdistyksen eturistiriitaohjetta. == Tärkeät sanat == * '''UCoC''' on Wikimedia-liikkeen yhteinen käytössäännöstö. Se kertoo, miten kaikkien pitää käyttäytyä Wikimedian projekteissa, tiloissa ja tapahtumissa. * '''Epäkohta''' on UCoC:n, lain, yhdistyksen sääntöjen tai ohjeiden rikkominen. Se voi olla myös muu moitittava toiminta (ks. [[#Mistä voit ilmoittaa|Mistä voit ilmoittaa]]). * '''Häirintä''' on esimerkiksi loukkaaminen, seksuaalinen häirintä, uhkailu, vainoaminen tai henkilötietojen paljastaminen. Häirintää on myös ikävä käytös, joka liittyy esimerkiksi sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen, vammaisuuteen, etnisyyteen, uskontoon tai ikään. Myös toistuva ikävä käytös voi olla häirintää, vaikka yksi teko ei olisi. * '''Ilmoitus''' on tieto epäkohdasta henkilölle, joka voi puuttua siihen. Ilmoitus voi olla julkinen, luottamuksellinen tai nimetön. * '''Ilmoittaja''' tekee ilmoituksen. Hän voi olla käytöksen kohde tai sivullinen. * '''Ilmoituksen kohde''' on henkilö, jonka toiminnasta ilmoitetaan. * '''Käytöksen kohteena ollut henkilö''' on henkilö, johon käytös kohdistui. Hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. Häntä kuullaan, hän voi valittaa ja hän saa suojan kostolta. * '''Vastaanottaja''' ottaa ilmoituksen vastaan ja vastaa siitä, että asia etenee. Vastaanottajia on kaksi: turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt. Sinä valitset, kummalle ilmoitat (ks. [[#Kenelle ilmoitat|Kenelle ilmoitat]]). * '''Turvallisuushenkilö''' on henkilö, jonka hallitus valitsee ottamaan ilmoituksia vastaan. Hän voi olla työntekijä tai hallituksen jäsen. Jos hän on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan (ks. [[#Päätös|Päätös]]). * '''Yhdistyksen sihteeri''' hoitaa arkistoa. Hän säilyttää päättyneiden asioiden salatut asiakirjat ja poistaa ne säilytysajan jälkeen (ks. [[#Arkisto|Arkisto]]). Hän ei ota ilmoituksia vastaan eikä lue asiakirjoja. * '''Luottamushenkilöt''' ovat kaksi henkilöä, jotka yhdistyksen kokous on valinnut tähän tehtävään. He eivät ole hallituksessa eivätkä töissä yhdistyksessä. Kumpikaan ei ole turvallisuushenkilö eikä sihteeri. Hallitus ei voi erottaa heitä. Toinen heistä ottaa ilmoituksen vastaan ja tukee sinua. Toinen tekee arvion yhdessä käsittelykumppanin arvioijan kanssa. Tässä ohjeessa luottamushenkilö tarkoittaa vain heitä, ei hallituksen jäseniä. * '''Käsittelykumppanit''' ovat vähintään kaksi muuta Wikimedia-yhdistystä, jotka yhdistyksen kokous on vahvistanut. Jokaisella on kirjallinen sopimus Wikimedia Suomen kanssa, ja jokaisella on kaksi arvioijaa yhdistyksen käytettävissä. Käsittelykumppanin arvioija tekee arvion yhdessä luottamushenkilön kanssa. Käsittelykumppani antaa myös kolmannen arvioijan, jos arvioijat ovat eri mieltä, ja arvioi asian uudelleen, jos hallituksen päätöksestä valitetaan. * '''Varajärjestely''' on yhdistyksen kokouksen vahvistama menettely. Sitä käytetään, jos käsittelykumppaneilta ei löydy riittävästi arvioijia, jotka ovat esteettömiä eivätkä ole olleet aiemmin mukana asiassa. * '''Arvioijat''' ovat se luottamushenkilö, joka ei ottanut ilmoitusta vastaan, ja käsittelykumppanin arvioija. He selvittävät asian ja kirjoittavat arvion. * '''Arvio''' kertoo, mitä on saatu selville ja onko epäkohta todettu. Arvio ei sisällä seuraamusta. Seuraamus on esimerkiksi varoitus tai osallistumiskielto. Seuraamuksesta päättää päätöksentekijä. Päätöksentekijä ei saa muuttaa arviota. * '''Esteellinen''' on henkilö, joka ei voi olla puolueeton. Hän ei osallistu asian käsittelyyn. * '''Turvallisuusvastaava''' on henkilö, jonka tapahtuman järjestäjä nimeää. Hän vastaa turvallisuudesta tapahtuman aikana. Turvallisuusvastaava on eri henkilö kuin turvallisuushenkilö. == Sitoutuminen UCoC:hen == Wikimedia Suomi noudattaa UCoC:ta kaikessa toiminnassaan. Yhdistyksen omat säännöt voivat olla tiukempia. Ne eivät saa olla ristiriidassa UCoC:n kanssa. Hallituksen jäsenet, turvallisuushenkilö, sihteeri, työntekijät, harjoittelijat ja konsultit vahvistavat kirjallisesti, että he tuntevat UCoC:n ja noudattavat sitä. Sama koskee hankkeiden ja tapahtumien vastuuhenkilöitä ja yhdistyksen edustajia. Linkki UCoC:hen ja tähän ohjeeseen on yhdistyksen verkkosivuilla ja wikissä. Samassa paikassa ovat molempien vastaanottajien yhteystiedot. Jokaisen tapahtuman alussa kerrotaan lyhyesti UCoC:sta ja siitä, keneen voi ottaa yhteyttä. Kun ilmoittaudut tapahtumaan, sitoudut UCoC:hen. Jokaiseen tapahtumaan nimetään turvallisuusvastaava. Isoihin tapahtumiin nimetään kaksi, mieluiten eri sukupuolta. [PÄÄTETTÄVÄ: raja 30 henkeä.] Verkossa sama tehtävä on moderaattorilla. Yhdistys kouluttaa hallituksen, turvallisuushenkilön, työntekijät, luottamushenkilöt ja turvallisuusvastaavat (ks. [[#Koulutus|Koulutus]]). == Mistä voit ilmoittaa == Voit ilmoittaa kaikesta, minkä perustellusti uskot olevan epäkohta. Sinun ei tarvitse olla varma. Riittää, että mietit asiaa huolellisesti ja katsot, että se pitää tutkia. Epäkohtia ovat esimerkiksi: * häirintä, uhkailu, syrjintä ja vainoaminen * henkilötietojen paljastaminen ilman lupaa * vallan tai aseman väärinkäyttö * sisällön tahallinen vääristely * yhdistyksen sääntöjen tai ohjeiden rikkominen * lain rikkominen, rahan väärinkäyttö ja lahjonta * luottamuksellisen tiedon väärinkäyttö * huono toimintakulttuuri * kosto ilmoittajalle tai todistajalle. Ohjetta ei käytetä tavallisiin erimielisyyksiin wikien sisällöstä. Sitä ei käytetä myöskään silloin, kun olet tyytymätön yhdistyksen päätökseen. Niille on omat paikkansa: wikien keskustelusivut ja yhdistyksen kokous. == Kenelle ilmoitat == === Tapahtumassa === Jos koet tai näet häirintää tapahtumassa, kerro heti turvallisuusvastaavalle tai järjestäjälle. He voivat kutsua vartijan tai poliisin. He voivat järjestää sinulle saattajan ja huolehtia, että olosi on turvallinen. Järjestäjä voi antaa varoituksen tai poistaa henkilön tapahtumasta heti. Järjestäjä kirjaa tapahtuneen. Tapahtuman jälkeen asia siirretään jatkokäsittelyyn. Järjestäjä kysyy ilmoittajalta, kummalle vastaanottajalle hän haluaa asian: turvallisuushenkilölle vai luottamushenkilöille. Asia siirretään tämän valinnan mukaan. Jos ilmoittajaa ei voi kysyä, asia siirretään turvallisuushenkilölle. Turvallisuushenkilöä tai hallituksen jäsentä koskeva asia siirretään aina luottamushenkilöille. Jos et hyväksy tapahtumassa annettua varoitusta, voit pyytää asian käsittelyä vastaanottajalta tapahtuman jälkeen (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]). === Kaksi vastaanottajaa === Muulloin voit ilmoittaa kahdelle eri vastaanottajalle. Sinä valitset, kummalle ilmoitat. Sinun ei tarvitse perustella valintaa. Tietoja ilmoituksestasi saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Toinen vastaanottaja ei saa tietoja pelkän tehtävänsä perusteella. Sinulle kerrotaan, kenelle tietoja annetaan ja miksi. Turvallisuushenkilö: * sähköposti [PÄÄTETTÄVÄ: ilmoitus@wikimedia.fi]. Sen lukee vain turvallisuushenkilö. * puhelin tai tapaaminen. Luottamushenkilöt: * sähköposti [PÄÄTETTÄVÄ: luottamushenkilot@…]. Sen lukevat vain luottamushenkilöt. Turvallisuushenkilö, sihteeri ja hallitus eivät pääse osoitteeseen (ks. [[#Sähköpostiosoitteet|Sähköpostiosoitteet]]). * puhelin tai tapaaminen kumman tahansa luottamushenkilön kanssa. Molemmat: * verkkolomake. Siinä valitset vastaanottajan. Voit ilmoittaa myös nimettömänä. [PÄÄTETTÄVÄ: toteutus.] * kirje yhdistyksen osoitteeseen. Kirjoita kuoreen "LUOTTAMUKSELLINEN" ja vastaanottajan nimi. Vain hän avaa kirjeen. === Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun === Luottamushenkilöt eivät siirrä asiaa turvallisuushenkilölle ilman sinun lupaasi. Turvallisuushenkilö siirtää asian heti luottamushenkilöille, jos asia koskee häntä itseään, hallituksen puheenjohtajaa tai hallituksen jäsentä. Hän siirtää asian myös, jos joku osapuoli sitä pyytää tai jos hän on esteellinen (ks. [[#Esteellisyys|Esteellisyys]]). Hän ei tutki asiaa ennen siirtoa. === Milloin ilmoitat vain luottamushenkilöille === Jos asia koskee turvallisuushenkilöä, hallituksen puheenjohtajaa tai hallituksen jäsentä, tee ilmoitus luottamushenkilöille. Tee niin myös, jos epäilet, että johto kostaa ilmoituksesi (ks. [[#Kosto on kielletty|Kosto on kielletty]]). === Hallitus ei ota ilmoituksia vastaan === Vastaanottajia ovat vain turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt. Jos kerrot epäkohdasta hallituksen jäsenelle, hän ohjaa sinut vastaanottajalle. Hän ei ala itse selvittää asiaa. Tämä koskee myös puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa. === Nimetön ilmoitus === Voit ilmoittaa nimettömänä kummallekin vastaanottajalle. Nimetöntä ilmoitusta voi olla vaikeampi tutkia. Et saa tietoa käsittelystä, jos et anna mitään yhteystapaa. Yhteystapa voi olla esimerkiksi nimetön sähköpostiosoite. Lue nimettömyyden rajoista kohdasta [[#Nimettömyys ja sen rajat|Nimettömyys ja sen rajat]]. === Hätätilanne === Jos vaara on välitön, soita ensin hätänumeroon 112. Kerro väkivallan uhkauksesta myös Wikimedia-säätiön turvallisuustiimille (Trust & Safety): emergency@wikimedia.org. === Tiivistelmä: kenelle ilmoitat === * Onko vaara välitön? Soita 112 ja kerro Wikimedia-säätiölle. * Oletko nyt tapahtumassa? Kerro turvallisuusvastaavalle tai järjestäjälle. * Koskeeko asia turvallisuushenkilöä tai hallitusta? Ilmoita luottamushenkilöille. * Muuten: ilmoita turvallisuushenkilölle tai luottamushenkilöille. Sinä valitset. Voit aina valita luottamushenkilöt. Sinun ei tarvitse perustella valintaa. <!-- Vuokaavio (vaatii Mermaid-laajennuksen tai kuvan): flowchart TD A[Näet tai koet epäkohdan] --> B{Onko vaara välitön?} B -- kyllä --> C[Soita 112 ja kerro Wikimedia-säätiölle] B -- ei --> D{Oletko nyt tapahtumassa?} D -- kyllä --> E[Turvallisuusvastaava tai järjestäjä] D -- ei --> F{Koskeeko asia turvallisuushenkilöä tai hallitusta?} F -- kyllä --> G[Luottamushenkilöt] F -- ei --> H{Haluatko ilmoittaa turvallisuushenkilölle?} H -- kyllä --> I[Turvallisuushenkilö] H -- en --> G --> == Mitä ilmoituksessa kerrot == Kerro, mitä tapahtui, missä ja milloin. Kerro, ketkä olivat mukana ja oliko todistajia. Liitä mukaan todisteet, esimerkiksi viestit, kuvakaappaukset tai linkit. Voit myös kertoa, miten toiminta mielestäsi rikkoo sääntöjä ja mitä toivot tapahtuvan. Vaillinainenkin ilmoitus otetaan vastaan. Vastaanottaja täydentää sitä yhdessä sinun kanssasi. Sinun ei tarvitse itse arvioida, onko kyse UCoC:n rikkomisesta. == Miten asia käsitellään == === Kirjaaminen === Vastaanottaja kirjaa ilmoituksen lokiin: päivä, kanava, ilmoittaja jos tiedossa, lyhyt kuvaus ja vastaanottaja. Turvallisuushenkilöllä ja luottamushenkilöillä on omat lokinsa (ks. [[#Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana|Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana]]). === Kuittaus === Saat vahvistuksen 7 päivän kuluessa, jos olet antanut yhteystavan. Jos turvallisuushenkilö ei vastaa 14 päivässä, voit kääntyä luottamushenkilöiden puoleen. He ottavat asian hoitaakseen. Jos luottamushenkilö ei vastaa, voit kääntyä toisen luottamushenkilön tai käsittelykumppanin puoleen (ks. [[#Yhteystiedot|Yhteystiedot]]). === Esteellisyys === Vastaanottaja tai arvioija ei osallistu asiaan, jos hän on itse osallinen tai läheinen jollekin osapuolelle. Hän ei osallistu myöskään, jos hän on osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri, tai jos hänellä on muu eturistiriita. Silloin turvallisuushenkilö siirtää asian luottamushenkilöille. Luottamushenkilö siirtää asian toiselle luottamushenkilölle tai käsittelykumppanille. Siirto kirjataan. Osapuolet voivat pyytää vastaanottajan tai arvioijan vaihtamista. Pyyntöön pitää olla konkreettinen syy. Jos pyyntö koskee turvallisuushenkilöä, asia siirretään luottamushenkilöille (ks. [[#Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun|Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun]]). Muut pyynnöt ratkaisee asian vastaanottaja. Turvallisuushenkilön kanavassa pyynnön ratkaisee turvallisuushenkilö tai, jos hän on esteellinen, ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön luottamushenkilö. Luottamushenkilöiden kanavassa pyynnön ratkaisee se luottamushenkilö, jota pyyntö ei koske, tai käsittelykumppanin yhteyshenkilö, jos molemmat luottamushenkilöt ovat esteellisiä. Turvallisuushenkilö ei ratkaise luottamushenkilöiden kanavan pyyntöjä. Kukaan ei ratkaise pyyntöä, joka koskee häntä itseään. Ratkaisu tehdään ilman aiheetonta viivytystä ja perustellaan kirjallisesti. Pyyntö ei keskeytä turvatoimia. === Alustava arvio ja turvatoimet === Vastaanottaja arvioi 14 päivän kuluessa: * Onko ilmoitus perusteltu, ja kuuluuko se tähän ohjeeseen? * Kuuluuko asia jollekin muulle taholle (ks. [[#Muut Wikimedian toimijat|Muut Wikimedian toimijat]])? * Tarvitaanko turvatoimia? * Onko asia vähäinen (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]), vai siirtyykö se arvioijille? Turvatoimi on esimerkiksi väliaikainen osallistumiskielto tai pääsyn rajoitus kanavalle. Turvatoimen voi tehdä heti. Sille kirjataan kesto tai tarkistuspäivä. Henkilölle, jota toimi koskee, kerrotaan siitä. === Selvitys ja kuuleminen === Asia on vähäinen, jos seuraamus on enintään suullinen tai kirjallinen muistutus ja osapuolet hyväksyvät ratkaisun. Vähäisen asian selvittää ja ratkaisee vastaanottaja itse. Hän kertoo ratkaisun kaikille osapuolille. Osapuolia ovat ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja käytöksen kohteena ollut henkilö. Kuka tahansa osapuoli voi pyytää, että arvioijat arvioivat vastaanottajan ratkaisun. Vastaanottaja kertoo tästä mahdollisuudesta, kun hän kertoo ratkaisun. Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa ratkaisusta (ks. [[#Kuka käsittelee valituksen|Kuka käsittelee valituksen]]). Kaikki muut asiat selvittävät arvioijat: se luottamushenkilö, joka ei ottanut ilmoitusta vastaan, ja käsittelykumppanin arvioija. Jos kumpikin luottamushenkilö on esteellinen, molemmat arvioijat pyydetään käsittelykumppaneilta. Arvioijat selvittävät asian myös, jos joku osapuoli sitä pyytää tai jos asia koskee johtoa. Vastaanottaja nimeää arvioijat nopeasti ja antaa heille aineiston. Arvioijia nimettäessä varmistetaan myös mahdollisen valituksen käsittely: käsittelykumppaneilla on oltava vielä arvioijia, jotka eivät ole olleet mukana asiassa. Jos sovituista kumppaneista ei löydy riittävästi esteettömiä ja aiemmin osallistumattomia arvioijia, käytetään ennalta sovittua ulkopuolista varajärjestelyä. Arvioijat kuulevat ilmoittajaa, käytöksen kohteena ollutta henkilöä, ilmoituksen kohdetta ja tarvittaessa todistajia. Kohteelle kerrotaan, mistä häntä epäillään, ja hän saa vastata. Tietoa voidaan rajoittaa vain, jos se vaarantaisi jonkun turvallisuuden. Kukaan ei tee omia tutkimuksia. Vaikeissa asioissa voidaan käyttää ulkopuolista asiantuntijaa, esimerkiksi juristia. Jos käsittelykumppanin arvioija ei osaa suomea, työkieli on englanti. Sinä saat silti kertoa asiasi suomeksi. Arvio annetaan tiedoksi suomeksi. === Arvio === Arvioijat kirjoittavat perustellun arvion. Siinä kerrotaan, mitä saatiin selville, mikä jäi epäselväksi ja onko epäkohta todettu. Arvio perustuu siihen, mikä on todennäköistä. Jos epäkohtaa ei voida osoittaa, se ei tarkoita, että ilmoitus oli väärä. Arvio kuvaa, kuinka vakavasta ja toistuvasta käytöksestä on kyse. Arvio ei päätä seuraamuksesta. Jos arvioijat ovat eri mieltä, mukaan pyydetään kolmas arvioija käsittelykumppanilta. Hän ei ole ollut aiemmin mukana asiassa. Enemmistö ratkaisee. === Päätös === Vähäisen asian ratkaisee vastaanottaja. Osapuoli voi pyytää arvioijia arvioimaan ratkaisun (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]). Turvallisuushenkilön kautta tulleessa asiassa kirjallisesta varoituksesta päättää turvallisuushenkilö, luottamushenkilöiden kautta tulleessa asiassa hallitus. Vakavista seuraamuksista päättää aina hallitus (ks. [[#Seuraamukset ja rikosilmoitus|Seuraamukset ja rikosilmoitus]]). Päätöksentekijä ei muuta arviota. Hän voi pyytää lisäselvitystä. Jos päätös poikkeaa arviosta, syy kirjataan. Se kerrotaan luottamushenkilöille ja vuosiraportissa. Osallinen hallituksen jäsen ei osallistu päätökseen. Jos turvallisuushenkilö on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan. Hallitus käsittelee asian suljetusti. Pöytäkirjaan ei kirjata henkilötietoja. === Tiedottaminen === Sinä saat tietää, miten asia etenee ja miten se ratkaistiin. Tietoa voidaan rajoittaa vain painavasta syystä, esimerkiksi toisen ihmisen yksityisyyden vuoksi. Ilmoituksen kohde saa arvion ja päätöksen perusteluineen kirjallisesti. Muille kerrotaan vain se, mikä on välttämätöntä. Samalla kerrotaan, miten päätöksestä voi valittaa (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]). === Määräajat === Tavoite on ratkaista asia 30 päivässä. Enimmäisaika on 90 päivää. Jos käsittely kestää kauemmin, saat tiedon syystä vähintään 30 päivän välein. {| class="wikitable" ! Vaihe !! Kuka !! Aika |- | Kirjaus lokiin || vastaanottaja || heti |- | Turvatoimet || vastaanottaja || heti, kun tarve ilmenee |- | Kuittaus sinulle || vastaanottaja || 7 päivää |- | Voit vaihtaa vastaanottajaa, jos et saa vastausta || sinä || 14 päivää |- | Alustava arvio || vastaanottaja || 14 päivää |- | Arvio || arvioijat || 30 päivää nimeämisestä |- | Päätös || turvallisuushenkilö tai hallitus || 30 päivää arviosta |- | Ratkaisu yhteensä || – || tavoite 30, enintään 90 päivää |- | Tieto viivästyksestä || vastaanottaja tai arvioijat || 30 päivän välein |- | Pyyntö arvioijille vähäisessä asiassa || osapuoli || 30 päivää ratkaisusta |- | Valitus (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]) || osapuoli || 30 päivää arviosta tai päätöksestä, kumpikin erikseen |} === Jos hallitus ei toimi === Hallituksen pitää päättää 30 päivän kuluessa arviosta. Jos hallitus ei päätä eikä pyydä lisäselvitystä, luottamushenkilöt kertovat asiasta seuraavalle yhdistyksen kokoukselle. Sama tehdään, jos hallitus päättää arvion vastaisesti. Kokoukselle ei kerrota henkilötietoja. Kokoukselle kerrotaan, että arvio sivuutettiin, ja hallituksen perustelut. Luottamushenkilöt voivat viedä asian myös AffComille tai U4C:lle (ks. [[#Muut Wikimedian toimijat|Muut Wikimedian toimijat]]). Hallitus ei voi estää tätä. Perusteltu päätös olla tekemättä mitään ei ole arvion sivuuttamista. == Seuraamukset ja rikosilmoitus == === Suhteellisuus === Seuraamuksen pitää olla oikeassa suhteessa tekoon. Päätöksessä otetaan huomioon tilanne, aiemmat todetut rikkomukset, aiheutunut vahinko ja toistumisen riski. Aiemmat todetut rikkomukset tarkistetaan arkistosta (ks. [[#Arkisto|Arkisto]]). === Seuraamukset lievimmästä vakavimpaan === # suullinen muistutus: keskustelu ja UCoC:sta muistuttaminen # kirjallinen muistutus (huomautus) # kirjallinen varoitus # tehtävästä tai hankkeesta vapauttaminen # määräaikainen osallistumiskielto tapahtumiin ja kanaviin # pysyvä osallistumiskielto # erottaminen luottamustehtävästä tai jäsenyydestä yhdistyslain ja sääntöjen mukaan # työsuhteeseen liittyvät toimet työlakien mukaan. === Kuka päättää === Kohdat viittaavat edellä olevaan seuraamusasteikkoon. Kohdat 1–2: vastaanottaja vähäisessä asiassa. Kohta 3 eli kirjallinen varoitus: turvallisuushenkilön kautta tulleessa asiassa turvallisuushenkilö arvion perusteella, luottamushenkilöiden kautta tulleessa asiassa hallitus arvion perusteella. Kohdat 4–8: hallitus arvion perusteella. Jos asia koskee turvallisuushenkilöä, hallitus päättää kohdista 3–8 ilman esteellisiä jäseniä. Työsuhdeasioissa työnantaja noudattaa lisäksi työlakeja. Esimerkiksi työntekijää pitää kuulla. Arvio on silloin työnantajan selvitysaineistoa. === Rikosilmoitus === Hallitus päättää enemmistöllä, tekeekö yhdistys rikosilmoituksen. Sinulla on aina oikeus tehdä rikosilmoitus itse. Yhdistys tukee rikoksen uhria. Jos hallituksen vähemmistö pitää rikosilmoitusta tarpeellisena, se keskustelee ensin luottamushenkilöiden kanssa. === Osallistumiskiellot === Osallistumiskiellot kirjataan. Tapahtumien järjestäjille kerrotaan niistä tarvittavassa laajuudessa. Kielto ei koske wikiprojekteja. Vakavista tapauksista voidaan kertoa Wikimedia-säätiön turvallisuustiimille. == Valittaminen == === Kuka voi valittaa ja milloin === Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja käytöksen kohteena ollut henkilö voivat pyytää arvion ja päätöksen uudelleenkäsittelyä. Pyyntö tehdään kirjallisesti 30 päivän kuluessa siitä, kun sait arvion tai päätöksen. Määräaika lasketaan kummallekin erikseen. Pyyntö toimitetaan luottamushenkilöille. He tarkistavat määräajan ja välittävät pyynnön oikealle käsittelijälle. === Kuka käsittelee valituksen === Vastaanottajan ratkaisun vähäisessä asiassa arvioivat arvioijat: luottamushenkilö, joka ei ole ollut mukana asiassa, ja käsittelykumppanin arvioija. He voivat vahvistaa ratkaisun, kumota sen tai ottaa asian täyteen käsittelyyn (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]). Täydessä käsittelyssä arvio ja päätös tehdään tavalliseen tapaan. Valitus turvallisuushenkilön päätöksestä kirjallisesta varoituksesta menee luottamushenkilöille. Sen käsittelee luottamushenkilö, joka ei ole ollut mukana asiassa, yhdessä käsittelykumppanin arvioijan kanssa. Jos vapaata luottamushenkilöä ei ole, valituksen käsittelevät kaksi käsittelykumppanin arvioijaa. Valitus hallituksen päätöksestä menee käsittelykumppanille. Kaksi sen arvioijaa arvioi asian uudelleen. He eivät ole olleet aiemmin mukana asiassa. Jos tämän käsittelykumppanin arvioija oli mukana arviossa, valituksen käsittelee toinen käsittelykumppani. Käsittelykumppani voi pyytää kolmanneksi arvioijaksi yhdistyksen luottamushenkilön, jos sellainen on vapaana eikä hän ole ollut mukana asiassa. Jos esteettömiä ja aiemmin osallistumattomia arvioijia ei ole riittävästi, käytetään varajärjestelyä. Sama koskee kolmannen arvioijan nimeämistä valitukseen. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. He ottavat kantaa myös seuraamuksen kohtuullisuuteen. Hallitus päättää asian uudelleen uuden arvion pohjalta. Hallitus ei muuta arviota. Hallitus ei käsittele valituksia omista päätöksistään. === Mitä valituksessa arvioidaan === Valituksessa arvioidaan uudet tiedot, seuraamuksen kohtuullisuus, menettelyn oikeellisuus ja mahdollinen vallan väärinkäyttö. Valitus ei aina johda muutokseen. Ratkaisu perustellaan kirjallisesti 30 päivän kuluessa. Valitus ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Arviota ja sen perusteella annettua päätöstä voi kumpaakin pyytää tarkistettavaksi kerran. === Viimeiset keinot === Jos katsot, että yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta, voit viimeisenä keinona kääntyä UCoC:n koordinointikomitean (U4C) puoleen. Yhdistyksen hallintoa koskevista UCoC-rikkomuksista voit kertoa Wikimedian yhdistyskomitealle (AffCom). Luottamushenkilöt voivat auttaa sinua yhteydenotossa. == Ilmoittajan ja kohteen suoja == === Kosto on kielletty === Ketään ei saa erottaa, hyllyttää, uhata, häiritä tai syrjiä siksi, että hän on tehnyt ilmoituksen hyvässä uskossa, pyytänyt asian käsittelyä luottamushenkilöiltä tai arvioijilta, valittanut päätöksestä tai osallistunut käsittelyyn. Sama suoja koskee käytöksen kohteena ollutta henkilöä ja todistajia. Kosto on itsessään vakava rikkomus. Jos epäilet turvallisuushenkilöä tai hallituksen jäsentä kostosta, ilmoita luottamushenkilöille. === Luottamuksellisuus === Ilmoituksen sisältö ja osapuolten henkilöllisyys ovat luottamuksellisia. Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä käsittelyyn. Sama koskee käsittelykumppanin arvioijia. Luottamuksellisuudesta voidaan poiketa vain, jos laki vaatii tai käsittely ei muuten onnistu. Siitä kerrotaan sinulle etukäteen, jos se on mahdollista. === Nimettömyys ja sen rajat === Voit pysyä nimettömänä. Yhdistys ei kuitenkaan voi luvata täyttä nimettömyyttä. Ilmoituksen kohteelle on kerrottava, mistä häntä epäillään. Hän voi päätellä henkilöllisyytesi tapahtumien kuvauksesta. Nimeäsi ei anneta kohteelle ilman lupaasi, ellei laki vaadi sitä. Jos kuuleminen ei onnistu paljastamatta sinua, siitä kerrotaan sinulle etukäteen. Sinun toiveesi otetaan huomioon, ja osallistumisesi käsittelyyn on vapaaehtoista. Välttämättömät turvatoimet ja lain vaatimat toimet voidaan kuitenkin tehdä, vaikka et haluaisi jatkaa. === Kohteen oikeudet === Ilmoituksen kohdetta pidetään syyttömänä, kunnes asia on selvitetty. Hänellä on oikeus tietää, mistä häntä epäillään, ja vastata. Hän saa arvion ja päätöksen kirjallisesti ja voi valittaa (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]). === Väärä ilmoitus === Tahallaan väärä ilmoitus on itsessään rikkomus. Perusteltu ilmoitus, joka osoittautuu aiheettomaksi, ei ole väärä ilmoitus. === Ilmoittajansuojelulaki === Ilmoittajansuojelulain (1171/2022) soveltuminen ja mahdolliset kanavavelvoitteet arvioidaan erikseen. Yhdistys sitoutuu tämän ohjeen mukaiseen luottamuksellisuuteen ja vastatoimien kieltoon riippumatta siitä, sovelletaanko yksittäiseen ilmoitukseen kyseistä lakia. [PÄÄTETTÄVÄ: juristi tarkistaa lakiviittaukset ja arvioi lain soveltumisen.] === Mitä ohje ei voi luvata === Hallituksen ja yhdistyksen kokouksen päätösvalta perustuu lakiin. Sitä ei voi ohittaa. Sen sijaan ohje varmistaa kolme asiaa. Arvio tehdään johdosta riippumatta. Arvion vastainen päätös tulee näkyviin (ks. [[#Jos hallitus ei toimi|Jos hallitus ei toimi]]). Valitus menee johdon ulkopuolelle (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]). == Kuka tekee mitä == {| class="wikitable" ! Kuka !! Tehtävä |- | Turvallisuushenkilö || Hallituksen valitsema työntekijä tai hallituksen jäsen. Sitoutuu kirjallisesti luottamuksellisuuteen. Ottaa ilmoituksia vastaan. Pitää omaa lokia. Tekee alustavan arvion ja turvatoimet. Ratkaisee vähäiset asiat. Nimeää arvioijat. Päättää kirjallisesta varoituksesta arvion perusteella asioissa, jotka tulivat hänen kauttaan. Valmistelee hallituksen päätökset. Raportoi vuosittain. Jos hän on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan. |- | Yhdistyksen sihteeri || Hoitaa arkistoa: säilyttää päättyneiden asioiden salatut asiakirjat, kirjaa arkiston avaamiset ja poistaa asiakirjat säilytysajan jälkeen (ks. [[#Arkisto|Arkisto]]). Ei ota ilmoituksia vastaan eikä lue asiakirjoja. Sitoutuu kirjallisesti luottamuksellisuuteen. |- | Luottamushenkilöt || Kaksi henkilöä, jotka yhdistyksen kokous valitsee tähän tehtävään kahdeksi vuodeksi. Kaudet alkavat eri vuosina. He eivät ole hallituksessa eivätkä töissä yhdistyksessä. Kumpikaan ei ole turvallisuushenkilö eikä sihteeri. Hallitus ei voi erottaa heitä. Sitoutuvat kirjallisesti luottamuksellisuuteen. Ottavat ilmoituksia vastaan. Ainoat vastaanottajat johtoa koskevissa asioissa. Toinen tukee ilmoittajaa, toinen arvioi käsittelykumppanin arvioijan kanssa. Pitävät omaa lokia. Arvioivat pyynnöstä vastaanottajan ratkaisut vähäisissä asioissa ja käsittelevät valitukset turvallisuushenkilön päätöksistä. Vapaa luottamushenkilö voi olla käsittelykumppanin pyynnöstä kolmas arvioija valituksessa. Kertovat kokoukselle, jos hallitus ei toimi. Antavat vuosiraporttinsa myös suoraan yhdistyksen kokoukselle. Voivat käynnistää käsittelyn ja käyttää siihen varattuja resursseja ilman hallituksen tapauskohtaista lupaa. |- | Käsittelykumppanit || Vähintään kaksi muuta Wikimedia-yhdistystä, jotka yhdistyksen kokous vahvistaa. Hallitus tekee jokaisen kanssa kirjallisen sopimuksen. Jokaisella on kaksi arvioijaa yhdistyksen käytettävissä. Antavat arvioijan jokaiseen arvioon, kolmannen arvioijan erimielisyydessä ja kaksi arvioijaa valituksiin hallituksen päätöksistä. Voivat pyytää valitukseen kolmanneksi arvioijaksi vapaan luottamushenkilön. Eivät tee yhdistyksen päätöksiä. Sopimuksessa sovitaan yhteyshenkilöt, aika arvioijan nimeämiselle, työkieli, tietosuoja, kopioiden poisto ja kulut. Wikimedia Suomi auttaa kumppaneita samalla tavalla. |- | Hallituksen puheenjohtaja || Ei ota ilmoituksia vastaan. Ohjaa ilmoittajan vastaanottajalle. Järjestää hallituksen suljetun käsittelyn ja huolehtii, että esteelliset poistuvat. |- | Hallitus || Päättää vakavista seuraamuksista ja rikosilmoituksesta arvion perusteella, ja kirjallisesta varoituksesta luottamushenkilöiden kautta tulleissa asioissa. Ei muuta arviota. Ei käsittele valituksia. Hyväksyy ohjeen. Valitsee turvallisuushenkilön. Valtuuttaa vastaanottajat turvatoimiin ja vähäisiin asioihin. Tekee sopimukset yhdistyksen kokouksen vahvistamien käsittelykumppanien kanssa. Tarkistaa ohjeen vuosittain ja saa vuosiraportin. Ei saa estää keskeneräistä käsittelyä muuttamalla valtuuksia, rahoitusta tai kumppanijärjestelyä. Ei voi muuttaa luottamushenkilöiden raporttia eikä estää sen toimittamista kokoukselle. |- | Turvallisuusvastaava ja järjestäjä || Ottaa ilmoituksia vastaan tapahtumassa. Tekee turvatoimet, varoittaa tai poistaa henkilön. Kirjaa tapahtuneen ja siirtää asian tapahtuman jälkeen ilmoittajan valitsemalle vastaanottajalle. |- | Moderaattori || Sama tehtävä verkkokanavilla. |- | Jäsenet, vapaaehtoiset, työntekijät || Noudattavat UCoC:ta. Ilmoittavat epäkohdista. Eivät tutki itse. |- | Wikimedia-säätiön turvallisuustiimi (Trust & Safety) || Väkivallan uhkaukset ja säätiön omat tapahtumat. Oikeudelliset uhkaukset hoitaa säätiön lakiosasto (WMF Legal). |- | AffCom || Yhdistyksen hallintoa koskevat UCoC-rikkomukset. |- | U4C || Viimeinen taho, jos yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta. Antaa myös lausuntoja ohjeista. |} === Luottamushenkilöiden riippumattomuus === Luottamushenkilöt voivat käynnistää sovitun käsittelyn ja käyttää siihen varattuja resursseja ilman hallituksen tapauskohtaista lupaa. Resursseja ovat esimerkiksi käsittelyyn varattu määräraha ja käsittelykumppanien arvioijat. Keskeneräisen asian riippumatonta käsittelyä ei saa estää muuttamalla valtuuksia, rahoitusta tai kumppanijärjestelyä. == Muut Wikimedian toimijat == Yhdistys käsittelee vain omat asiansa. Muut asiat se ohjaa oikealle taholle ja kertoo siitä sinulle. Yhdistys voi auttaa sinua yhteydenotossa. {| class="wikitable" ! Tilanne !! Kuka käsittelee !! Yhteys |- | Käytös wikiprojektissa || Projektin ylläpitäjät ja yhteisö. Monen wikin asiat: stewardit || Projektin omat ilmoitussivut |- | Väkivallan uhkaus || Wikimedia-säätiön turvallisuustiimi || emergency@wikimedia.org |- | Oikeudellinen uhkaus || Wikimedia-säätiön lakiosasto || legal@wikimedia.org |- | Yhdistyksen hallintoa koskeva UCoC-rikkomus || AffCom || affcom@wikimedia.org |- | Yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta || U4C || U4C:n sivu Meta-Wikissä |- | Säätiön tapahtumat, esimerkiksi Wikimania || Säätiön turvallisuustiimi ja tapahtuman oma käytäntö || Tapahtuman turvallisuustiimi |} Luottamushenkilöt voivat viedä asian AffComille tai U4C:lle myös ilman hallituksen päätöstä (ks. [[#Jos hallitus ei toimi|Jos hallitus ei toimi]]). == Asiakirjat ja tietosuoja == === Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana === Turvallisuushenkilöllä ja luottamushenkilöillä on omat lokit ja omat asiakirjat. Turvallisuushenkilö säilyttää omat asiakirjansa paikassa, johon vain asian käsittelijät pääsevät. Luottamushenkilöt säilyttävät omansa niin, että turvallisuushenkilö, sihteeri ja hallitus eivät pääse niihin. [PÄÄTETTÄVÄ: säilytyspaikka.] Johto saa vain arvion ja päätökseen tarvittavat tiedot. Käsittelykumppanin arvioijat poistavat omat kopionsa, kun asia ja valitusaika ovat päättyneet. === Arkisto === Kun asia on päättynyt ja valitusaika on kulunut, vastaanottaja kokoaa asiakirjat yhteen tiedostoon: ilmoitus, kuulemiset, todisteet, arvio ja päätös. Hän salaa tiedoston ja antaa sen yhdistyksen sihteerille. Sihteeri tallentaa tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei avaa tiedostoa eikä tarvitse salasanaa. Salasana on sillä vastaanottajalla, joka hoiti asian: turvallisuushenkilöllä tai luottamushenkilöillä. [PÄÄTETTÄVÄ: salasanan varmuuskopio, esimerkiksi yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin.] Kun vastaanottaja vaihtuu, hän antaa salasanat seuraajalleen. Vastaanottajat poistavat omat kopionsa, kun tiedosto on arkistoitu. Arkisto avataan vain neljästä syystä: valituksen käsittely, aiempien todettujen rikkomusten tarkistus, raportointi tai viranomaisen pyyntö. Aiempia rikkomuksia tarkistettaessa kumpikin vastaanottaja tarkistaa omat asiansa ja kertoo päätöksentekijälle vain, onko samasta henkilöstä todettu rikkomus. Sihteeri kirjaa, kuka avasi arkiston, milloin ja miksi. Sihteeri poistaa asiakirjat, kun säilytysaika päättyy (ks. [[#Tietosuoja|Tietosuoja]]), ja kirjaa poiston. Sihteeri tarkistaa joka vuoden alussa, että vanhentuneet asiakirjat on poistettu. === Tietosuoja === Ilmoituksissa on henkilötietoja. Niitä käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaan. Tietosuojaselosteessa kerrotaan käsittelyn peruste, vastaanottajat ja säilytysajat. Myös käsittelykumppanit mainitaan siinä. Asiakirjat säilytetään [PÄÄTETTÄVÄ: 5 vuotta] päätöksestä. Aiheettomat ilmoitukset hävitetään [PÄÄTETTÄVÄ: 2 vuodessa]. === Vuosiraportti === Turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt raportoivat hallitukselle kerran vuodessa: ilmoitusten määrä, tyypit, käsittelyajat ja tulokset ilman nimiä. Raportissa kerrotaan myös, kuinka monta kertaa hallitus poikkesi arviosta tai ei päättänyt. Toimintakertomuksessa julkaistaan yhteenveto. Pienet luvut kerrotaan luokkina, esimerkiksi "alle viisi", jotta ketään ei voi tunnistaa. Sihteeri kertoo, montako asiaa arkistossa on ja montako poistettiin. Luottamushenkilöt toimittavat oman raporttinsa myös suoraan yhdistyksen kokoukselle. Raportissa ei ole henkilötietoja. Hallitus voi antaa raporttiin vastineen. Hallitus ei voi muuttaa raporttia eikä estää sen toimittamista. === Ohjeen tarkistus === Hallitus tarkistaa ohjeen vuosittain. Muutokset kirjataan ohjeen loppuun. === Sähköpostiosoitteet === Luottamushenkilöiden sähköpostia eivät hallinnoi turvallisuushenkilö, sihteeri eivätkä hallitus. [PÄÄTETTÄVÄ: toteutus.] Verkkosivuilla kerrotaan, kuka lukee kunkin osoitteen ja kuka hallinnoi sitä. == Koulutus == Hallitus, turvallisuushenkilö, työntekijät, luottamushenkilöt ja turvallisuusvastaavat suorittavat Wikimedia-säätiön UCoC-kurssit A ja B [PÄÄTETTÄVÄ: 6 kuukauden] kuluessa tehtävän alusta. Vastaanottajat ja arvioijat perehdytetään lisäksi tähän ohjeeseen, kuulemiseen ja tietosuojaan. Käsittelykumppanit saavat ohjeen englanniksi. Sihteeri perehdytetään arkiston hoitoon ja tietosuojaan. Uudet jäsenet saavat tiedon UCoC:sta ja tästä ohjeesta, kun he liittyvät tai ilmoittautuvat tapahtumaan. Ohje ja UCoC:n suomennos ovat yhdistyksen wikissä ja verkkosivuilla. == Yhteystiedot == {| class="wikitable" ! Kuka !! Nimi !! Yhteystieto !! Kuka lukee |- | Turvallisuushenkilö || [täydennetään] || [ilmoitus@wikimedia.fi], puh. [täydennetään] || vain turvallisuushenkilö |- | Luottamushenkilö 1 || [täydennetään] || [luottamushenkilot@…], puh. [täydennetään] || vain luottamushenkilöt |- | Luottamushenkilö 2 || [täydennetään] || sama osoite, puh. [täydennetään] || vain luottamushenkilöt |- | Käsittelykumppani 1 || [täydennetään] || [täydennetään] || kumppanin oma menettely |- | Käsittelykumppani 2 || [täydennetään] || [täydennetään] || kumppanin oma menettely |- | Kirje || Wikimedia Suomi ry, [osoite] || kuoreen "LUOTTAMUKSELLINEN" ja vastaanottajan nimi || vain nimetty vastaanottaja |} Hallitus hyväksyi ohjeen [pp.kk.vvvv]. Yhdistyksen kokous valitsi luottamushenkilöt ja vahvisti käsittelykumppanit [pp.kk.vvvv]. Ohje on voimassa [pp.kk.vvvv] alkaen. Yhteystiedot päivitetään vuosittain syyskokouksen jälkeen. Ajantasainen ohje on osoitteessa [linkki]. fe5ajiyd51sgv4xhv1qjx9ubxuomjs3 8189 8188 2026-09-24T11:44:24Z Zache 50 /* Osallistumiskiellot */ kh 8189 wikitext text/x-wiki <!-- Ehdotettu sivun nimi: Wikimedia Suomi: näin ilmoitat epäkohdasta ja näin se käsitellään --> Luonnos 24.9.2026 · versio 2, selkokielinen ja tiivistetty == Johdanto == Tämä ohje kertoo, miten Wikimedia Suomi ry käsittelee ilmoituksia epäkohdista. Epäkohta on esimerkiksi häirintä tai muu Wikimedian käytössääntöjen (UCoC) rikkominen. Ohje perustuu Wikimedia Norgen malliin. Sitä on muutettu suomalaisille yhdistyksille sopivaksi. Siihen on lisätty asiat, joita UCoC:n toimeenpano-ohjeet vaativat. Ohje toimii myös silloin, kun et luota turvallisuushenkilöön tai hallitukseen. Voit tehdä ilmoituksen luottamushenkilöille, jotka yhdistyksen kokous on valinnut ja jotka eivät kuulu johtoon. He hoitavat asian alusta loppuun. Hakasulkeissa on asioita, jotka hallitus tai yhdistyksen kokous päättää myöhemmin. Ne on koottu liitteeseen A (ks. [[#Liite A: Päätettävät asiat|Liite A: Päätettävät asiat]]). == Ketä ja mitä ohje koskee == Ohje koskee kaikkia, jotka toimivat Wikimedia Suomessa tai edustavat sitä: * jäsenet ja vapaaehtoiset * työntekijät, harjoittelijat ja konsultit * hallitus ja toimikunnat * tapahtumien ja hankkeiden osallistujat, myös muut kuin jäsenet. Ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa, myös ulkopuolinen. Ohje koskee yhdistyksen tapahtumia paikan päällä ja verkossa. Se koskee myös yhdistyksen viestintäkanavia, wikiä, hallituksen ja toimikuntien työtä sekä tilanteita, joissa joku edustaa yhdistystä. Ohje ei koske Wikipedian tai muiden wikiprojektien sisäisiä riitoja. Niitä hoitavat projektien omat yhteisöt. Wikimedia Suomi voi neuvoa sinua oikean kanavan löytämisessä (ks. [[#Muut Wikimedian toimijat|Muut Wikimedian toimijat]]). Työsuhteissa noudatetaan lisäksi työlakeja. Jäsenyyteen ja luottamustehtäviin sovelletaan yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä. Esteellisyyteen sovelletaan yhdistyksen eturistiriitaohjetta. == Tärkeät sanat == * '''UCoC''' on Wikimedia-liikkeen yhteinen käytössäännöstö. Se kertoo, miten kaikkien pitää käyttäytyä Wikimedian projekteissa, tiloissa ja tapahtumissa. * '''Epäkohta''' on UCoC:n, lain, yhdistyksen sääntöjen tai ohjeiden rikkominen. Se voi olla myös muu moitittava toiminta (ks. [[#Mistä voit ilmoittaa|Mistä voit ilmoittaa]]). * '''Häirintä''' on esimerkiksi loukkaaminen, seksuaalinen häirintä, uhkailu, vainoaminen tai henkilötietojen paljastaminen. Häirintää on myös ikävä käytös, joka liittyy esimerkiksi sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen, vammaisuuteen, etnisyyteen, uskontoon tai ikään. Myös toistuva ikävä käytös voi olla häirintää, vaikka yksi teko ei olisi. * '''Ilmoitus''' on tieto epäkohdasta henkilölle, joka voi puuttua siihen. Ilmoitus voi olla julkinen, luottamuksellinen tai nimetön. * '''Ilmoittaja''' tekee ilmoituksen. Hän voi olla käytöksen kohde tai sivullinen. * '''Ilmoituksen kohde''' on henkilö, jonka toiminnasta ilmoitetaan. * '''Käytöksen kohteena ollut henkilö''' on henkilö, johon käytös kohdistui. Hän voi olla eri henkilö kuin ilmoittaja. Häntä kuullaan, hän voi valittaa ja hän saa suojan kostolta. * '''Vastaanottaja''' ottaa ilmoituksen vastaan ja vastaa siitä, että asia etenee. Vastaanottajia on kaksi: turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt. Sinä valitset, kummalle ilmoitat (ks. [[#Kenelle ilmoitat|Kenelle ilmoitat]]). * '''Turvallisuushenkilö''' on henkilö, jonka hallitus valitsee ottamaan ilmoituksia vastaan. Hän voi olla työntekijä tai hallituksen jäsen. Jos hän on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan (ks. [[#Päätös|Päätös]]). * '''Yhdistyksen sihteeri''' hoitaa arkistoa. Hän säilyttää päättyneiden asioiden salatut asiakirjat ja poistaa ne säilytysajan jälkeen (ks. [[#Arkisto|Arkisto]]). Hän ei ota ilmoituksia vastaan eikä lue asiakirjoja. * '''Luottamushenkilöt''' ovat kaksi henkilöä, jotka yhdistyksen kokous on valinnut tähän tehtävään. He eivät ole hallituksessa eivätkä töissä yhdistyksessä. Kumpikaan ei ole turvallisuushenkilö eikä sihteeri. Hallitus ei voi erottaa heitä. Toinen heistä ottaa ilmoituksen vastaan ja tukee sinua. Toinen tekee arvion yhdessä käsittelykumppanin arvioijan kanssa. Tässä ohjeessa luottamushenkilö tarkoittaa vain heitä, ei hallituksen jäseniä. * '''Käsittelykumppanit''' ovat vähintään kaksi muuta Wikimedia-yhdistystä, jotka yhdistyksen kokous on vahvistanut. Jokaisella on kirjallinen sopimus Wikimedia Suomen kanssa, ja jokaisella on kaksi arvioijaa yhdistyksen käytettävissä. Käsittelykumppanin arvioija tekee arvion yhdessä luottamushenkilön kanssa. Käsittelykumppani antaa myös kolmannen arvioijan, jos arvioijat ovat eri mieltä, ja arvioi asian uudelleen, jos hallituksen päätöksestä valitetaan. * '''Varajärjestely''' on yhdistyksen kokouksen vahvistama menettely. Sitä käytetään, jos käsittelykumppaneilta ei löydy riittävästi arvioijia, jotka ovat esteettömiä eivätkä ole olleet aiemmin mukana asiassa. * '''Arvioijat''' ovat se luottamushenkilö, joka ei ottanut ilmoitusta vastaan, ja käsittelykumppanin arvioija. He selvittävät asian ja kirjoittavat arvion. * '''Arvio''' kertoo, mitä on saatu selville ja onko epäkohta todettu. Arvio ei sisällä seuraamusta. Seuraamus on esimerkiksi varoitus tai osallistumiskielto. Seuraamuksesta päättää päätöksentekijä. Päätöksentekijä ei saa muuttaa arviota. * '''Esteellinen''' on henkilö, joka ei voi olla puolueeton. Hän ei osallistu asian käsittelyyn. * '''Turvallisuusvastaava''' on henkilö, jonka tapahtuman järjestäjä nimeää. Hän vastaa turvallisuudesta tapahtuman aikana. Turvallisuusvastaava on eri henkilö kuin turvallisuushenkilö. == Sitoutuminen UCoC:hen == Wikimedia Suomi noudattaa UCoC:ta kaikessa toiminnassaan. Yhdistyksen omat säännöt voivat olla tiukempia. Ne eivät saa olla ristiriidassa UCoC:n kanssa. Hallituksen jäsenet, turvallisuushenkilö, sihteeri, työntekijät, harjoittelijat ja konsultit vahvistavat kirjallisesti, että he tuntevat UCoC:n ja noudattavat sitä. Sama koskee hankkeiden ja tapahtumien vastuuhenkilöitä ja yhdistyksen edustajia. Linkki UCoC:hen ja tähän ohjeeseen on yhdistyksen verkkosivuilla ja wikissä. Samassa paikassa ovat molempien vastaanottajien yhteystiedot. Jokaisen tapahtuman alussa kerrotaan lyhyesti UCoC:sta ja siitä, keneen voi ottaa yhteyttä. Kun ilmoittaudut tapahtumaan, sitoudut UCoC:hen. Jokaiseen tapahtumaan nimetään turvallisuusvastaava. Isoihin tapahtumiin nimetään kaksi, mieluiten eri sukupuolta. [PÄÄTETTÄVÄ: raja 30 henkeä.] Verkossa sama tehtävä on moderaattorilla. Yhdistys kouluttaa hallituksen, turvallisuushenkilön, työntekijät, luottamushenkilöt ja turvallisuusvastaavat (ks. [[#Koulutus|Koulutus]]). == Mistä voit ilmoittaa == Voit ilmoittaa kaikesta, minkä perustellusti uskot olevan epäkohta. Sinun ei tarvitse olla varma. Riittää, että mietit asiaa huolellisesti ja katsot, että se pitää tutkia. Epäkohtia ovat esimerkiksi: * häirintä, uhkailu, syrjintä ja vainoaminen * henkilötietojen paljastaminen ilman lupaa * vallan tai aseman väärinkäyttö * sisällön tahallinen vääristely * yhdistyksen sääntöjen tai ohjeiden rikkominen * lain rikkominen, rahan väärinkäyttö ja lahjonta * luottamuksellisen tiedon väärinkäyttö * huono toimintakulttuuri * kosto ilmoittajalle tai todistajalle. Ohjetta ei käytetä tavallisiin erimielisyyksiin wikien sisällöstä. Sitä ei käytetä myöskään silloin, kun olet tyytymätön yhdistyksen päätökseen. Niille on omat paikkansa: wikien keskustelusivut ja yhdistyksen kokous. == Kenelle ilmoitat == === Tapahtumassa === Jos koet tai näet häirintää tapahtumassa, kerro heti turvallisuusvastaavalle tai järjestäjälle. He voivat kutsua vartijan tai poliisin. He voivat järjestää sinulle saattajan ja huolehtia, että olosi on turvallinen. Järjestäjä voi antaa varoituksen tai poistaa henkilön tapahtumasta heti. Järjestäjä kirjaa tapahtuneen. Tapahtuman jälkeen asia siirretään jatkokäsittelyyn. Järjestäjä kysyy ilmoittajalta, kummalle vastaanottajalle hän haluaa asian: turvallisuushenkilölle vai luottamushenkilöille. Asia siirretään tämän valinnan mukaan. Jos ilmoittajaa ei voi kysyä, asia siirretään turvallisuushenkilölle. Turvallisuushenkilöä tai hallituksen jäsentä koskeva asia siirretään aina luottamushenkilöille. Jos et hyväksy tapahtumassa annettua varoitusta, voit pyytää asian käsittelyä vastaanottajalta tapahtuman jälkeen (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]). === Kaksi vastaanottajaa === Muulloin voit ilmoittaa kahdelle eri vastaanottajalle. Sinä valitset, kummalle ilmoitat. Sinun ei tarvitse perustella valintaa. Tietoja ilmoituksestasi saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä asian hoitamiseen. Toinen vastaanottaja ei saa tietoja pelkän tehtävänsä perusteella. Sinulle kerrotaan, kenelle tietoja annetaan ja miksi. Turvallisuushenkilö: * sähköposti [PÄÄTETTÄVÄ: ilmoitus@wikimedia.fi]. Sen lukee vain turvallisuushenkilö. * puhelin tai tapaaminen. Luottamushenkilöt: * sähköposti [PÄÄTETTÄVÄ: luottamushenkilot@…]. Sen lukevat vain luottamushenkilöt. Turvallisuushenkilö, sihteeri ja hallitus eivät pääse osoitteeseen (ks. [[#Sähköpostiosoitteet|Sähköpostiosoitteet]]). * puhelin tai tapaaminen kumman tahansa luottamushenkilön kanssa. Molemmat: * verkkolomake. Siinä valitset vastaanottajan. Voit ilmoittaa myös nimettömänä. [PÄÄTETTÄVÄ: toteutus.] * kirje yhdistyksen osoitteeseen. Kirjoita kuoreen "LUOTTAMUKSELLINEN" ja vastaanottajan nimi. Vain hän avaa kirjeen. === Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun === Luottamushenkilöt eivät siirrä asiaa turvallisuushenkilölle ilman sinun lupaasi. Turvallisuushenkilö siirtää asian heti luottamushenkilöille, jos asia koskee häntä itseään, hallituksen puheenjohtajaa tai hallituksen jäsentä. Hän siirtää asian myös, jos joku osapuoli sitä pyytää tai jos hän on esteellinen (ks. [[#Esteellisyys|Esteellisyys]]). Hän ei tutki asiaa ennen siirtoa. === Milloin ilmoitat vain luottamushenkilöille === Jos asia koskee turvallisuushenkilöä, hallituksen puheenjohtajaa tai hallituksen jäsentä, tee ilmoitus luottamushenkilöille. Tee niin myös, jos epäilet, että johto kostaa ilmoituksesi (ks. [[#Kosto on kielletty|Kosto on kielletty]]). === Hallitus ei ota ilmoituksia vastaan === Vastaanottajia ovat vain turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt. Jos kerrot epäkohdasta hallituksen jäsenelle, hän ohjaa sinut vastaanottajalle. Hän ei ala itse selvittää asiaa. Tämä koskee myös puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa. === Nimetön ilmoitus === Voit ilmoittaa nimettömänä kummallekin vastaanottajalle. Nimetöntä ilmoitusta voi olla vaikeampi tutkia. Et saa tietoa käsittelystä, jos et anna mitään yhteystapaa. Yhteystapa voi olla esimerkiksi nimetön sähköpostiosoite. Lue nimettömyyden rajoista kohdasta [[#Nimettömyys ja sen rajat|Nimettömyys ja sen rajat]]. === Hätätilanne === Jos vaara on välitön, soita ensin hätänumeroon 112. Kerro väkivallan uhkauksesta myös Wikimedia-säätiön turvallisuustiimille (Trust & Safety): emergency@wikimedia.org. === Tiivistelmä: kenelle ilmoitat === * Onko vaara välitön? Soita 112 ja kerro Wikimedia-säätiölle. * Oletko nyt tapahtumassa? Kerro turvallisuusvastaavalle tai järjestäjälle. * Koskeeko asia turvallisuushenkilöä tai hallitusta? Ilmoita luottamushenkilöille. * Muuten: ilmoita turvallisuushenkilölle tai luottamushenkilöille. Sinä valitset. Voit aina valita luottamushenkilöt. Sinun ei tarvitse perustella valintaa. <!-- Vuokaavio (vaatii Mermaid-laajennuksen tai kuvan): flowchart TD A[Näet tai koet epäkohdan] --> B{Onko vaara välitön?} B -- kyllä --> C[Soita 112 ja kerro Wikimedia-säätiölle] B -- ei --> D{Oletko nyt tapahtumassa?} D -- kyllä --> E[Turvallisuusvastaava tai järjestäjä] D -- ei --> F{Koskeeko asia turvallisuushenkilöä tai hallitusta?} F -- kyllä --> G[Luottamushenkilöt] F -- ei --> H{Haluatko ilmoittaa turvallisuushenkilölle?} H -- kyllä --> I[Turvallisuushenkilö] H -- en --> G --> == Mitä ilmoituksessa kerrot == Kerro, mitä tapahtui, missä ja milloin. Kerro, ketkä olivat mukana ja oliko todistajia. Liitä mukaan todisteet, esimerkiksi viestit, kuvakaappaukset tai linkit. Voit myös kertoa, miten toiminta mielestäsi rikkoo sääntöjä ja mitä toivot tapahtuvan. Vaillinainenkin ilmoitus otetaan vastaan. Vastaanottaja täydentää sitä yhdessä sinun kanssasi. Sinun ei tarvitse itse arvioida, onko kyse UCoC:n rikkomisesta. == Miten asia käsitellään == === Kirjaaminen === Vastaanottaja kirjaa ilmoituksen lokiin: päivä, kanava, ilmoittaja jos tiedossa, lyhyt kuvaus ja vastaanottaja. Turvallisuushenkilöllä ja luottamushenkilöillä on omat lokinsa (ks. [[#Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana|Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana]]). === Kuittaus === Saat vahvistuksen 7 päivän kuluessa, jos olet antanut yhteystavan. Jos turvallisuushenkilö ei vastaa 14 päivässä, voit kääntyä luottamushenkilöiden puoleen. He ottavat asian hoitaakseen. Jos luottamushenkilö ei vastaa, voit kääntyä toisen luottamushenkilön tai käsittelykumppanin puoleen (ks. [[#Yhteystiedot|Yhteystiedot]]). === Esteellisyys === Vastaanottaja tai arvioija ei osallistu asiaan, jos hän on itse osallinen tai läheinen jollekin osapuolelle. Hän ei osallistu myöskään, jos hän on osapuolen esihenkilö, alainen tai työtoveri, tai jos hänellä on muu eturistiriita. Silloin turvallisuushenkilö siirtää asian luottamushenkilöille. Luottamushenkilö siirtää asian toiselle luottamushenkilölle tai käsittelykumppanille. Siirto kirjataan. Osapuolet voivat pyytää vastaanottajan tai arvioijan vaihtamista. Pyyntöön pitää olla konkreettinen syy. Jos pyyntö koskee turvallisuushenkilöä, asia siirretään luottamushenkilöille (ks. [[#Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun|Valitsemasi vastaanottaja hoitaa asian loppuun]]). Muut pyynnöt ratkaisee asian vastaanottaja. Turvallisuushenkilön kanavassa pyynnön ratkaisee turvallisuushenkilö tai, jos hän on esteellinen, ensimmäinen käytettävissä oleva esteetön luottamushenkilö. Luottamushenkilöiden kanavassa pyynnön ratkaisee se luottamushenkilö, jota pyyntö ei koske, tai käsittelykumppanin yhteyshenkilö, jos molemmat luottamushenkilöt ovat esteellisiä. Turvallisuushenkilö ei ratkaise luottamushenkilöiden kanavan pyyntöjä. Kukaan ei ratkaise pyyntöä, joka koskee häntä itseään. Ratkaisu tehdään ilman aiheetonta viivytystä ja perustellaan kirjallisesti. Pyyntö ei keskeytä turvatoimia. === Alustava arvio ja turvatoimet === Vastaanottaja arvioi 14 päivän kuluessa: * Onko ilmoitus perusteltu, ja kuuluuko se tähän ohjeeseen? * Kuuluuko asia jollekin muulle taholle (ks. [[#Muut Wikimedian toimijat|Muut Wikimedian toimijat]])? * Tarvitaanko turvatoimia? * Onko asia vähäinen (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]), vai siirtyykö se arvioijille? Turvatoimi on esimerkiksi väliaikainen osallistumiskielto tai pääsyn rajoitus kanavalle. Turvatoimen voi tehdä heti. Sille kirjataan kesto tai tarkistuspäivä. Henkilölle, jota toimi koskee, kerrotaan siitä. === Selvitys ja kuuleminen === Asia on vähäinen, jos seuraamus on enintään suullinen tai kirjallinen muistutus ja osapuolet hyväksyvät ratkaisun. Vähäisen asian selvittää ja ratkaisee vastaanottaja itse. Hän kertoo ratkaisun kaikille osapuolille. Osapuolia ovat ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja käytöksen kohteena ollut henkilö. Kuka tahansa osapuoli voi pyytää, että arvioijat arvioivat vastaanottajan ratkaisun. Vastaanottaja kertoo tästä mahdollisuudesta, kun hän kertoo ratkaisun. Pyyntö tehdään 30 päivän kuluessa ratkaisusta (ks. [[#Kuka käsittelee valituksen|Kuka käsittelee valituksen]]). Kaikki muut asiat selvittävät arvioijat: se luottamushenkilö, joka ei ottanut ilmoitusta vastaan, ja käsittelykumppanin arvioija. Jos kumpikin luottamushenkilö on esteellinen, molemmat arvioijat pyydetään käsittelykumppaneilta. Arvioijat selvittävät asian myös, jos joku osapuoli sitä pyytää tai jos asia koskee johtoa. Vastaanottaja nimeää arvioijat nopeasti ja antaa heille aineiston. Arvioijia nimettäessä varmistetaan myös mahdollisen valituksen käsittely: käsittelykumppaneilla on oltava vielä arvioijia, jotka eivät ole olleet mukana asiassa. Jos sovituista kumppaneista ei löydy riittävästi esteettömiä ja aiemmin osallistumattomia arvioijia, käytetään ennalta sovittua ulkopuolista varajärjestelyä. Arvioijat kuulevat ilmoittajaa, käytöksen kohteena ollutta henkilöä, ilmoituksen kohdetta ja tarvittaessa todistajia. Kohteelle kerrotaan, mistä häntä epäillään, ja hän saa vastata. Tietoa voidaan rajoittaa vain, jos se vaarantaisi jonkun turvallisuuden. Kukaan ei tee omia tutkimuksia. Vaikeissa asioissa voidaan käyttää ulkopuolista asiantuntijaa, esimerkiksi juristia. Jos käsittelykumppanin arvioija ei osaa suomea, työkieli on englanti. Sinä saat silti kertoa asiasi suomeksi. Arvio annetaan tiedoksi suomeksi. === Arvio === Arvioijat kirjoittavat perustellun arvion. Siinä kerrotaan, mitä saatiin selville, mikä jäi epäselväksi ja onko epäkohta todettu. Arvio perustuu siihen, mikä on todennäköistä. Jos epäkohtaa ei voida osoittaa, se ei tarkoita, että ilmoitus oli väärä. Arvio kuvaa, kuinka vakavasta ja toistuvasta käytöksestä on kyse. Arvio ei päätä seuraamuksesta. Jos arvioijat ovat eri mieltä, mukaan pyydetään kolmas arvioija käsittelykumppanilta. Hän ei ole ollut aiemmin mukana asiassa. Enemmistö ratkaisee. === Päätös === Vähäisen asian ratkaisee vastaanottaja. Osapuoli voi pyytää arvioijia arvioimaan ratkaisun (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]). Turvallisuushenkilön kautta tulleessa asiassa kirjallisesta varoituksesta päättää turvallisuushenkilö, luottamushenkilöiden kautta tulleessa asiassa hallitus. Vakavista seuraamuksista päättää aina hallitus (ks. [[#Seuraamukset ja rikosilmoitus|Seuraamukset ja rikosilmoitus]]). Päätöksentekijä ei muuta arviota. Hän voi pyytää lisäselvitystä. Jos päätös poikkeaa arviosta, syy kirjataan. Se kerrotaan luottamushenkilöille ja vuosiraportissa. Osallinen hallituksen jäsen ei osallistu päätökseen. Jos turvallisuushenkilö on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan. Hallitus käsittelee asian suljetusti. Pöytäkirjaan ei kirjata henkilötietoja. === Tiedottaminen === Sinä saat tietää, miten asia etenee ja miten se ratkaistiin. Tietoa voidaan rajoittaa vain painavasta syystä, esimerkiksi toisen ihmisen yksityisyyden vuoksi. Ilmoituksen kohde saa arvion ja päätöksen perusteluineen kirjallisesti. Muille kerrotaan vain se, mikä on välttämätöntä. Samalla kerrotaan, miten päätöksestä voi valittaa (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]). === Määräajat === Tavoite on ratkaista asia 30 päivässä. Enimmäisaika on 90 päivää. Jos käsittely kestää kauemmin, saat tiedon syystä vähintään 30 päivän välein. {| class="wikitable" ! Vaihe !! Kuka !! Aika |- | Kirjaus lokiin || vastaanottaja || heti |- | Turvatoimet || vastaanottaja || heti, kun tarve ilmenee |- | Kuittaus sinulle || vastaanottaja || 7 päivää |- | Voit vaihtaa vastaanottajaa, jos et saa vastausta || sinä || 14 päivää |- | Alustava arvio || vastaanottaja || 14 päivää |- | Arvio || arvioijat || 30 päivää nimeämisestä |- | Päätös || turvallisuushenkilö tai hallitus || 30 päivää arviosta |- | Ratkaisu yhteensä || – || tavoite 30, enintään 90 päivää |- | Tieto viivästyksestä || vastaanottaja tai arvioijat || 30 päivän välein |- | Pyyntö arvioijille vähäisessä asiassa || osapuoli || 30 päivää ratkaisusta |- | Valitus (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]) || osapuoli || 30 päivää arviosta tai päätöksestä, kumpikin erikseen |} === Jos hallitus ei toimi === Hallituksen pitää päättää 30 päivän kuluessa arviosta. Jos hallitus ei päätä eikä pyydä lisäselvitystä, luottamushenkilöt kertovat asiasta seuraavalle yhdistyksen kokoukselle. Sama tehdään, jos hallitus päättää arvion vastaisesti. Kokoukselle ei kerrota henkilötietoja. Kokoukselle kerrotaan, että arvio sivuutettiin, ja hallituksen perustelut. Luottamushenkilöt voivat viedä asian myös AffComille tai U4C:lle (ks. [[#Muut Wikimedian toimijat|Muut Wikimedian toimijat]]). Hallitus ei voi estää tätä. Perusteltu päätös olla tekemättä mitään ei ole arvion sivuuttamista. == Seuraamukset ja rikosilmoitus == === Suhteellisuus === Seuraamuksen pitää olla oikeassa suhteessa tekoon. Päätöksessä otetaan huomioon tilanne, aiemmat todetut rikkomukset, aiheutunut vahinko ja toistumisen riski. Aiemmat todetut rikkomukset tarkistetaan arkistosta (ks. [[#Arkisto|Arkisto]]). === Seuraamukset lievimmästä vakavimpaan === # suullinen muistutus: keskustelu ja UCoC:sta muistuttaminen # kirjallinen muistutus (huomautus) # kirjallinen varoitus # tehtävästä tai hankkeesta vapauttaminen # määräaikainen osallistumiskielto tapahtumiin ja kanaviin # pysyvä osallistumiskielto # erottaminen luottamustehtävästä tai jäsenyydestä yhdistyslain ja sääntöjen mukaan # työsuhteeseen liittyvät toimet työlakien mukaan. === Kuka päättää === Kohdat viittaavat edellä olevaan seuraamusasteikkoon. Kohdat 1–2: vastaanottaja vähäisessä asiassa. Kohta 3 eli kirjallinen varoitus: turvallisuushenkilön kautta tulleessa asiassa turvallisuushenkilö arvion perusteella, luottamushenkilöiden kautta tulleessa asiassa hallitus arvion perusteella. Kohdat 4–8: hallitus arvion perusteella. Jos asia koskee turvallisuushenkilöä, hallitus päättää kohdista 3–8 ilman esteellisiä jäseniä. Työsuhdeasioissa työnantaja noudattaa lisäksi työlakeja. Esimerkiksi työntekijää pitää kuulla. Arvio on silloin työnantajan selvitysaineistoa. === Rikosilmoitus === Hallitus päättää enemmistöllä, tekeekö yhdistys rikosilmoituksen. Sinulla on aina oikeus tehdä rikosilmoitus itse. Yhdistys tukee rikoksen uhria. Jos hallituksen vähemmistö pitää rikosilmoitusta tarpeellisena, se keskustelee ensin luottamushenkilöiden kanssa. === Osallistumiskiellot === Osallistumiskiellot kirjataan. Tapahtumien järjestäjille kerrotaan niistä tarvittavassa laajuudessa. Kielto ei koske wikiprojekteja, kuten suomenkielistä Wikipediaa, vaan pelkästään Wikimedia Suomen omaa toimintaa. Vakavista tapauksista voidaan kertoa Wikimedia-säätiön turvallisuustiimille. == Valittaminen == === Kuka voi valittaa ja milloin === Ilmoittaja, ilmoituksen kohde ja käytöksen kohteena ollut henkilö voivat pyytää arvion ja päätöksen uudelleenkäsittelyä. Pyyntö tehdään kirjallisesti 30 päivän kuluessa siitä, kun sait arvion tai päätöksen. Määräaika lasketaan kummallekin erikseen. Pyyntö toimitetaan luottamushenkilöille. He tarkistavat määräajan ja välittävät pyynnön oikealle käsittelijälle. === Kuka käsittelee valituksen === Vastaanottajan ratkaisun vähäisessä asiassa arvioivat arvioijat: luottamushenkilö, joka ei ole ollut mukana asiassa, ja käsittelykumppanin arvioija. He voivat vahvistaa ratkaisun, kumota sen tai ottaa asian täyteen käsittelyyn (ks. [[#Selvitys ja kuuleminen|Selvitys ja kuuleminen]]). Täydessä käsittelyssä arvio ja päätös tehdään tavalliseen tapaan. Valitus turvallisuushenkilön päätöksestä kirjallisesta varoituksesta menee luottamushenkilöille. Sen käsittelee luottamushenkilö, joka ei ole ollut mukana asiassa, yhdessä käsittelykumppanin arvioijan kanssa. Jos vapaata luottamushenkilöä ei ole, valituksen käsittelevät kaksi käsittelykumppanin arvioijaa. Valitus hallituksen päätöksestä menee käsittelykumppanille. Kaksi sen arvioijaa arvioi asian uudelleen. He eivät ole olleet aiemmin mukana asiassa. Jos tämän käsittelykumppanin arvioija oli mukana arviossa, valituksen käsittelee toinen käsittelykumppani. Käsittelykumppani voi pyytää kolmanneksi arvioijaksi yhdistyksen luottamushenkilön, jos sellainen on vapaana eikä hän ole ollut mukana asiassa. Jos esteettömiä ja aiemmin osallistumattomia arvioijia ei ole riittävästi, käytetään varajärjestelyä. Sama koskee kolmannen arvioijan nimeämistä valitukseen. He voivat vahvistaa, muuttaa tai kumota arvion tai palauttaa asian selvitettäväksi. He ottavat kantaa myös seuraamuksen kohtuullisuuteen. Hallitus päättää asian uudelleen uuden arvion pohjalta. Hallitus ei muuta arviota. Hallitus ei käsittele valituksia omista päätöksistään. === Mitä valituksessa arvioidaan === Valituksessa arvioidaan uudet tiedot, seuraamuksen kohtuullisuus, menettelyn oikeellisuus ja mahdollinen vallan väärinkäyttö. Valitus ei aina johda muutokseen. Ratkaisu perustellaan kirjallisesti 30 päivän kuluessa. Valitus ei keskeytä voimassa olevia toimia, ellei päätöksentekijä toisin päätä. Arviota ja sen perusteella annettua päätöstä voi kumpaakin pyytää tarkistettavaksi kerran. === Viimeiset keinot === Jos katsot, että yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta, voit viimeisenä keinona kääntyä UCoC:n koordinointikomitean (U4C) puoleen. Yhdistyksen hallintoa koskevista UCoC-rikkomuksista voit kertoa Wikimedian yhdistyskomitealle (AffCom). Luottamushenkilöt voivat auttaa sinua yhteydenotossa. == Ilmoittajan ja kohteen suoja == === Kosto on kielletty === Ketään ei saa erottaa, hyllyttää, uhata, häiritä tai syrjiä siksi, että hän on tehnyt ilmoituksen hyvässä uskossa, pyytänyt asian käsittelyä luottamushenkilöiltä tai arvioijilta, valittanut päätöksestä tai osallistunut käsittelyyn. Sama suoja koskee käytöksen kohteena ollutta henkilöä ja todistajia. Kosto on itsessään vakava rikkomus. Jos epäilet turvallisuushenkilöä tai hallituksen jäsentä kostosta, ilmoita luottamushenkilöille. === Luottamuksellisuus === Ilmoituksen sisältö ja osapuolten henkilöllisyys ovat luottamuksellisia. Tietoja saavat vain ne, jotka tarvitsevat niitä käsittelyyn. Sama koskee käsittelykumppanin arvioijia. Luottamuksellisuudesta voidaan poiketa vain, jos laki vaatii tai käsittely ei muuten onnistu. Siitä kerrotaan sinulle etukäteen, jos se on mahdollista. === Nimettömyys ja sen rajat === Voit pysyä nimettömänä. Yhdistys ei kuitenkaan voi luvata täyttä nimettömyyttä. Ilmoituksen kohteelle on kerrottava, mistä häntä epäillään. Hän voi päätellä henkilöllisyytesi tapahtumien kuvauksesta. Nimeäsi ei anneta kohteelle ilman lupaasi, ellei laki vaadi sitä. Jos kuuleminen ei onnistu paljastamatta sinua, siitä kerrotaan sinulle etukäteen. Sinun toiveesi otetaan huomioon, ja osallistumisesi käsittelyyn on vapaaehtoista. Välttämättömät turvatoimet ja lain vaatimat toimet voidaan kuitenkin tehdä, vaikka et haluaisi jatkaa. === Kohteen oikeudet === Ilmoituksen kohdetta pidetään syyttömänä, kunnes asia on selvitetty. Hänellä on oikeus tietää, mistä häntä epäillään, ja vastata. Hän saa arvion ja päätöksen kirjallisesti ja voi valittaa (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]). === Väärä ilmoitus === Tahallaan väärä ilmoitus on itsessään rikkomus. Perusteltu ilmoitus, joka osoittautuu aiheettomaksi, ei ole väärä ilmoitus. === Ilmoittajansuojelulaki === Ilmoittajansuojelulain (1171/2022) soveltuminen ja mahdolliset kanavavelvoitteet arvioidaan erikseen. Yhdistys sitoutuu tämän ohjeen mukaiseen luottamuksellisuuteen ja vastatoimien kieltoon riippumatta siitä, sovelletaanko yksittäiseen ilmoitukseen kyseistä lakia. [PÄÄTETTÄVÄ: juristi tarkistaa lakiviittaukset ja arvioi lain soveltumisen.] === Mitä ohje ei voi luvata === Hallituksen ja yhdistyksen kokouksen päätösvalta perustuu lakiin. Sitä ei voi ohittaa. Sen sijaan ohje varmistaa kolme asiaa. Arvio tehdään johdosta riippumatta. Arvion vastainen päätös tulee näkyviin (ks. [[#Jos hallitus ei toimi|Jos hallitus ei toimi]]). Valitus menee johdon ulkopuolelle (ks. [[#Valittaminen|Valittaminen]]). == Kuka tekee mitä == {| class="wikitable" ! Kuka !! Tehtävä |- | Turvallisuushenkilö || Hallituksen valitsema työntekijä tai hallituksen jäsen. Sitoutuu kirjallisesti luottamuksellisuuteen. Ottaa ilmoituksia vastaan. Pitää omaa lokia. Tekee alustavan arvion ja turvatoimet. Ratkaisee vähäiset asiat. Nimeää arvioijat. Päättää kirjallisesta varoituksesta arvion perusteella asioissa, jotka tulivat hänen kauttaan. Valmistelee hallituksen päätökset. Raportoi vuosittain. Jos hän on hallituksen jäsen, hän ei osallistu hallituksen päätökseen asiassa, jonka hän on ottanut vastaan. |- | Yhdistyksen sihteeri || Hoitaa arkistoa: säilyttää päättyneiden asioiden salatut asiakirjat, kirjaa arkiston avaamiset ja poistaa asiakirjat säilytysajan jälkeen (ks. [[#Arkisto|Arkisto]]). Ei ota ilmoituksia vastaan eikä lue asiakirjoja. Sitoutuu kirjallisesti luottamuksellisuuteen. |- | Luottamushenkilöt || Kaksi henkilöä, jotka yhdistyksen kokous valitsee tähän tehtävään kahdeksi vuodeksi. Kaudet alkavat eri vuosina. He eivät ole hallituksessa eivätkä töissä yhdistyksessä. Kumpikaan ei ole turvallisuushenkilö eikä sihteeri. Hallitus ei voi erottaa heitä. Sitoutuvat kirjallisesti luottamuksellisuuteen. Ottavat ilmoituksia vastaan. Ainoat vastaanottajat johtoa koskevissa asioissa. Toinen tukee ilmoittajaa, toinen arvioi käsittelykumppanin arvioijan kanssa. Pitävät omaa lokia. Arvioivat pyynnöstä vastaanottajan ratkaisut vähäisissä asioissa ja käsittelevät valitukset turvallisuushenkilön päätöksistä. Vapaa luottamushenkilö voi olla käsittelykumppanin pyynnöstä kolmas arvioija valituksessa. Kertovat kokoukselle, jos hallitus ei toimi. Antavat vuosiraporttinsa myös suoraan yhdistyksen kokoukselle. Voivat käynnistää käsittelyn ja käyttää siihen varattuja resursseja ilman hallituksen tapauskohtaista lupaa. |- | Käsittelykumppanit || Vähintään kaksi muuta Wikimedia-yhdistystä, jotka yhdistyksen kokous vahvistaa. Hallitus tekee jokaisen kanssa kirjallisen sopimuksen. Jokaisella on kaksi arvioijaa yhdistyksen käytettävissä. Antavat arvioijan jokaiseen arvioon, kolmannen arvioijan erimielisyydessä ja kaksi arvioijaa valituksiin hallituksen päätöksistä. Voivat pyytää valitukseen kolmanneksi arvioijaksi vapaan luottamushenkilön. Eivät tee yhdistyksen päätöksiä. Sopimuksessa sovitaan yhteyshenkilöt, aika arvioijan nimeämiselle, työkieli, tietosuoja, kopioiden poisto ja kulut. Wikimedia Suomi auttaa kumppaneita samalla tavalla. |- | Hallituksen puheenjohtaja || Ei ota ilmoituksia vastaan. Ohjaa ilmoittajan vastaanottajalle. Järjestää hallituksen suljetun käsittelyn ja huolehtii, että esteelliset poistuvat. |- | Hallitus || Päättää vakavista seuraamuksista ja rikosilmoituksesta arvion perusteella, ja kirjallisesta varoituksesta luottamushenkilöiden kautta tulleissa asioissa. Ei muuta arviota. Ei käsittele valituksia. Hyväksyy ohjeen. Valitsee turvallisuushenkilön. Valtuuttaa vastaanottajat turvatoimiin ja vähäisiin asioihin. Tekee sopimukset yhdistyksen kokouksen vahvistamien käsittelykumppanien kanssa. Tarkistaa ohjeen vuosittain ja saa vuosiraportin. Ei saa estää keskeneräistä käsittelyä muuttamalla valtuuksia, rahoitusta tai kumppanijärjestelyä. Ei voi muuttaa luottamushenkilöiden raporttia eikä estää sen toimittamista kokoukselle. |- | Turvallisuusvastaava ja järjestäjä || Ottaa ilmoituksia vastaan tapahtumassa. Tekee turvatoimet, varoittaa tai poistaa henkilön. Kirjaa tapahtuneen ja siirtää asian tapahtuman jälkeen ilmoittajan valitsemalle vastaanottajalle. |- | Moderaattori || Sama tehtävä verkkokanavilla. |- | Jäsenet, vapaaehtoiset, työntekijät || Noudattavat UCoC:ta. Ilmoittavat epäkohdista. Eivät tutki itse. |- | Wikimedia-säätiön turvallisuustiimi (Trust & Safety) || Väkivallan uhkaukset ja säätiön omat tapahtumat. Oikeudelliset uhkaukset hoitaa säätiön lakiosasto (WMF Legal). |- | AffCom || Yhdistyksen hallintoa koskevat UCoC-rikkomukset. |- | U4C || Viimeinen taho, jos yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta. Antaa myös lausuntoja ohjeista. |} === Luottamushenkilöiden riippumattomuus === Luottamushenkilöt voivat käynnistää sovitun käsittelyn ja käyttää siihen varattuja resursseja ilman hallituksen tapauskohtaista lupaa. Resursseja ovat esimerkiksi käsittelyyn varattu määräraha ja käsittelykumppanien arvioijat. Keskeneräisen asian riippumatonta käsittelyä ei saa estää muuttamalla valtuuksia, rahoitusta tai kumppanijärjestelyä. == Muut Wikimedian toimijat == Yhdistys käsittelee vain omat asiansa. Muut asiat se ohjaa oikealle taholle ja kertoo siitä sinulle. Yhdistys voi auttaa sinua yhteydenotossa. {| class="wikitable" ! Tilanne !! Kuka käsittelee !! Yhteys |- | Käytös wikiprojektissa || Projektin ylläpitäjät ja yhteisö. Monen wikin asiat: stewardit || Projektin omat ilmoitussivut |- | Väkivallan uhkaus || Wikimedia-säätiön turvallisuustiimi || emergency@wikimedia.org |- | Oikeudellinen uhkaus || Wikimedia-säätiön lakiosasto || legal@wikimedia.org |- | Yhdistyksen hallintoa koskeva UCoC-rikkomus || AffCom || affcom@wikimedia.org |- | Yhdistys ei pysty noudattamaan UCoC:ta || U4C || U4C:n sivu Meta-Wikissä |- | Säätiön tapahtumat, esimerkiksi Wikimania || Säätiön turvallisuustiimi ja tapahtuman oma käytäntö || Tapahtuman turvallisuustiimi |} Luottamushenkilöt voivat viedä asian AffComille tai U4C:lle myös ilman hallituksen päätöstä (ks. [[#Jos hallitus ei toimi|Jos hallitus ei toimi]]). == Asiakirjat ja tietosuoja == === Lokit ja asiakirjat käsittelyn aikana === Turvallisuushenkilöllä ja luottamushenkilöillä on omat lokit ja omat asiakirjat. Turvallisuushenkilö säilyttää omat asiakirjansa paikassa, johon vain asian käsittelijät pääsevät. Luottamushenkilöt säilyttävät omansa niin, että turvallisuushenkilö, sihteeri ja hallitus eivät pääse niihin. [PÄÄTETTÄVÄ: säilytyspaikka.] Johto saa vain arvion ja päätökseen tarvittavat tiedot. Käsittelykumppanin arvioijat poistavat omat kopionsa, kun asia ja valitusaika ovat päättyneet. === Arkisto === Kun asia on päättynyt ja valitusaika on kulunut, vastaanottaja kokoaa asiakirjat yhteen tiedostoon: ilmoitus, kuulemiset, todisteet, arvio ja päätös. Hän salaa tiedoston ja antaa sen yhdistyksen sihteerille. Sihteeri tallentaa tiedoston yhdistyksen arkistoon. Sihteeri ei avaa tiedostoa eikä tarvitse salasanaa. Salasana on sillä vastaanottajalla, joka hoiti asian: turvallisuushenkilöllä tai luottamushenkilöillä. [PÄÄTETTÄVÄ: salasanan varmuuskopio, esimerkiksi yhdistyksen salasanahallinnassa rajatuin oikeuksin.] Kun vastaanottaja vaihtuu, hän antaa salasanat seuraajalleen. Vastaanottajat poistavat omat kopionsa, kun tiedosto on arkistoitu. Arkisto avataan vain neljästä syystä: valituksen käsittely, aiempien todettujen rikkomusten tarkistus, raportointi tai viranomaisen pyyntö. Aiempia rikkomuksia tarkistettaessa kumpikin vastaanottaja tarkistaa omat asiansa ja kertoo päätöksentekijälle vain, onko samasta henkilöstä todettu rikkomus. Sihteeri kirjaa, kuka avasi arkiston, milloin ja miksi. Sihteeri poistaa asiakirjat, kun säilytysaika päättyy (ks. [[#Tietosuoja|Tietosuoja]]), ja kirjaa poiston. Sihteeri tarkistaa joka vuoden alussa, että vanhentuneet asiakirjat on poistettu. === Tietosuoja === Ilmoituksissa on henkilötietoja. Niitä käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaan. Tietosuojaselosteessa kerrotaan käsittelyn peruste, vastaanottajat ja säilytysajat. Myös käsittelykumppanit mainitaan siinä. Asiakirjat säilytetään [PÄÄTETTÄVÄ: 5 vuotta] päätöksestä. Aiheettomat ilmoitukset hävitetään [PÄÄTETTÄVÄ: 2 vuodessa]. === Vuosiraportti === Turvallisuushenkilö ja luottamushenkilöt raportoivat hallitukselle kerran vuodessa: ilmoitusten määrä, tyypit, käsittelyajat ja tulokset ilman nimiä. Raportissa kerrotaan myös, kuinka monta kertaa hallitus poikkesi arviosta tai ei päättänyt. Toimintakertomuksessa julkaistaan yhteenveto. Pienet luvut kerrotaan luokkina, esimerkiksi "alle viisi", jotta ketään ei voi tunnistaa. Sihteeri kertoo, montako asiaa arkistossa on ja montako poistettiin. Luottamushenkilöt toimittavat oman raporttinsa myös suoraan yhdistyksen kokoukselle. Raportissa ei ole henkilötietoja. Hallitus voi antaa raporttiin vastineen. Hallitus ei voi muuttaa raporttia eikä estää sen toimittamista. === Ohjeen tarkistus === Hallitus tarkistaa ohjeen vuosittain. Muutokset kirjataan ohjeen loppuun. === Sähköpostiosoitteet === Luottamushenkilöiden sähköpostia eivät hallinnoi turvallisuushenkilö, sihteeri eivätkä hallitus. [PÄÄTETTÄVÄ: toteutus.] Verkkosivuilla kerrotaan, kuka lukee kunkin osoitteen ja kuka hallinnoi sitä. == Koulutus == Hallitus, turvallisuushenkilö, työntekijät, luottamushenkilöt ja turvallisuusvastaavat suorittavat Wikimedia-säätiön UCoC-kurssit A ja B [PÄÄTETTÄVÄ: 6 kuukauden] kuluessa tehtävän alusta. Vastaanottajat ja arvioijat perehdytetään lisäksi tähän ohjeeseen, kuulemiseen ja tietosuojaan. Käsittelykumppanit saavat ohjeen englanniksi. Sihteeri perehdytetään arkiston hoitoon ja tietosuojaan. Uudet jäsenet saavat tiedon UCoC:sta ja tästä ohjeesta, kun he liittyvät tai ilmoittautuvat tapahtumaan. Ohje ja UCoC:n suomennos ovat yhdistyksen wikissä ja verkkosivuilla. == Yhteystiedot == {| class="wikitable" ! Kuka !! Nimi !! Yhteystieto !! Kuka lukee |- | Turvallisuushenkilö || [täydennetään] || [ilmoitus@wikimedia.fi], puh. [täydennetään] || vain turvallisuushenkilö |- | Luottamushenkilö 1 || [täydennetään] || [luottamushenkilot@…], puh. [täydennetään] || vain luottamushenkilöt |- | Luottamushenkilö 2 || [täydennetään] || sama osoite, puh. [täydennetään] || vain luottamushenkilöt |- | Käsittelykumppani 1 || [täydennetään] || [täydennetään] || kumppanin oma menettely |- | Käsittelykumppani 2 || [täydennetään] || [täydennetään] || kumppanin oma menettely |- | Kirje || Wikimedia Suomi ry, [osoite] || kuoreen "LUOTTAMUKSELLINEN" ja vastaanottajan nimi || vain nimetty vastaanottaja |} Hallitus hyväksyi ohjeen [pp.kk.vvvv]. Yhdistyksen kokous valitsi luottamushenkilöt ja vahvisti käsittelykumppanit [pp.kk.vvvv]. Ohje on voimassa [pp.kk.vvvv] alkaen. Yhteystiedot päivitetään vuosittain syyskokouksen jälkeen. Ajantasainen ohje on osoitteessa [linkki]. e2sij99r0u9w5j9esil6oyo8l2nsfvh