Wikipedia:Naudingi resursai/Bendravimas
Straipsnis iš Vikipedijos, laisvosios enciklopedijos.
Turinys |
[taisyti] Verbalinės bendravimo formos
[taisyti] Žodinis bendravimas
Daugiausia laiko mes praleidžiame bendraudami žodžiu, t.y. kalbėdami ir klausydami. Pagrindiniai kalbėjo proceso elementai yra šie:
- Kalbėjimas. Kalbėjimo efektyvumas priklauso nuo: balso tono, moduliacijos, greičio, garso stiprumo ir slopinimo. Nuo šių elementų priklauso informacijos suvokimas, užkodavimas ir persiuntimas.
- Pati kalba. Pasitaiko, kad vienas žodis turi kelias reikšmes ir bendraujant panaudojama netinkama žodžio reikšmė. Tokiu būdu teisingas pranešimas dažniausiai tampa klaidingu.
- Balso tonas ir moduliacija. Balso tonas priklauso nuo to, kaip mes kalbame: užtikrintai, nedrąsiai, agresyviai, piktai, inertiškai, pasyviai, susinervinę ir t.t. Moduliacija - tai tono pasikeitimas, t. y, - garso pasikeitimas (pažeminimas ar paaukštinimas) pustoniu arba tonu. Valdytojai bendraujant turi skirti ypatingą dėmesį į balso toną ir moduliaciją. Tai labai svarbūs bendravimo elementai, užtikrinantys efektyvų bendravimą.
- Greitis ir garso stiprumas. Bendravimo efektyvumas priklauso nuo to, kaip mes kalbame, greitai ar lėtai. Nervuoti žmonės dažniausiai kalba daug greičiau, negu savimi pasitikintys, ramūs. Geriausi rezultatai pasiekiami, kai kalbame nei per greitai, nei per lėtai (turi būti pusiausvyra). Garso stiprumas gali būti streso rezultatas. Tvirtai pasakytas sakinys įrodo, kad jis yra svarbus. Nereikšminga informacija nėra užtvirtinama ir pabrėžiama. Tokie reiškiniai sąlygoja garso stiprumą.
- Garso silpnumas (tyla). Pauzės, nutylėjimai, nustebimai ir žiopsojimai sąlygoja garso silpnumą arba,kitaip tariant, tylą. Tačiau ne visada pauzės daromos tada, kai neturime ką pasakyti, kartais pauzė daroma tada, kai ruošiamės užakcentuoti labai svarbią informaciją.
- Klausymas. Tai antra labai svarbi žodinio bendravimo proceso dalis. Patarimai,reikalingi, kad klausymas būtų efektyvus.
[taisyti] Patarimai
- Kalbėdami nesiblaškykite.
- Būkite oportunistas. Suraskite bendrų interesų tarp savęs ir pašnekovo.
- Jokiu būdu nežiovaukite ir nesvajokite, jei pašnekovas kalba lėtai ir neįdomiai.
- Stenkitės suprasti pašnekovo tikslą .
[taisyti] Bendravimas raštu
Balso tono, moduliacijos, greičio, garso silpnumo ir stiprumo atžvilgiu, bendravimas žodžiu yra efektyvesnis, negu raštu.
[taisyti] Bendravimo Procesas
Bendravimo procesas užsimezga tada, kada siuntėjas jaučia, kad asmuo, grupė ar organizacija pasiruošusi bendrauti su gavėju. Siunčiamas pranešimas privalo būti užkoduotas, kad gavėjas žinią atpažintų. Pranešimas gali būti perduodamas verbaliniu (žodiniu) ir neverbaliniu (nežodiniu) būdu. Pranešimai gali būti perduodami asmeniškai, raštiškai, per televiziją ir kitais būdais. Informacija gaunama per šiuos pojūčius: klausos, regėjimo, lytėjimo, uoslės, skonio. Gavėjas privalo iššifruoti gautą pranešimą. Bendraujant veikia grįžtamasis ryšys. Šis ryšys užtikrina efektyvų bendravimą. Grįžtamasis ryšys siejasi su gavėjo išsiųstu pranešimu siuntėjui, pasibaigus bendravimo procesui. Yra išskirti 5 bendravimo etapai (žingsniai).
- Suvokimas
Suvokimas yra pirmasis ir pats svarbiausias žingsnis bendravimo procese. Suvokimas apima viską, kas įvyksta iki pranešimo užkodavimo, t. y. iki informacijos persiuntimo. - Užkodavimas
Pranešimai gali būti persiunčiami dviem būdais: verbaliniu ir neverbaliniu. Verbalinis būdas - tai informacijos perdavimas žodžiu ar raštu. Neverbalinis būdas - tai informacijos perdavimas kūno judesiais. Užkodavimo esmė yra - parinkti siuntėjui ir gavėjui suprantamus simbolius. - Persiuntimas
Tai procesas, kada siuntėjas yra pasiruošęs išsiųsti žinią gavėjui. Pranešimą galima siųsti dviem kanalais:- Žodžiu. Tai yra garso bangomis.
- Kitomis priemonėmis: kūno judesiais, radiju, televizija ir t.t.
Visos perdavimo priemonės yra labai svarbios. Šių informacijos perdavimo priemonių paskirtis yra ne vienoda, tai priklauso nuo situacijos. Labai svarbu parinkti tinkamą informacijos perdavimo priemonę.
- Iššifravimas
Informacija, gauta iš siuntėjo, turi būti iššifruota. Tuo užsiima informacijos gavėjas. Du iš karto išsiųsti pranešimai gali neigti vienas kitą. Labai svarbu teisingai iššifruoti užkoduotą informaciją. - Triukšmas
Triukšmas - tai dar vienas faktorius, su kuriuo dažnai susiduriame bendraujant. Jis gali pasireikšti bet kuriame bendravimo etape. Kartais triukšamas bendraujant daro labai neigiamą įtaką. Pvz.: kartais dėl triukšmo klaidingai suprantama informacija, gaunamas neteisingas pranešimas.
[taisyti] Kiti bendravimo aspektai
Kas dar labai svarbu bendravimo procese? Labai svarbi bendravimo vieta, laikas, asmeninė padėtis ir t.t. Kokiu atstumu mes kalbame su pašnekovu? Kodėl kalbant su vienu pašnekovu atstumas yra mažesnis, o su kitu - didesnis?
Žmonės, kaip ir gyvūnai, į savo teritoriją neįleidžia priešų. Su vienais žmonėmis mes bendraujame artimiau, su kitais didesniu atstumu. Edward T. Hall erdvę suskirstė į keturias dalis: intymiąją, personalinę, socialinę-patariamąją ir viešąją. Nuo erdvės priklauso bendravimo intymumas ir ji yra labai svarbus faktorius bendravimo procese.
Bendraujant labai svarbu jausti laiko tėkmę. Vėluodami į darbą, susirinkimą, pobūvį, ar kur kitur, mes pirmiausia pasielgiame nemandagiai, mums būna nuobodu ir neįdomu, nes galbūt mes neišgirdome svarbios informacijos.
[taisyti] Estetinės bendravimo formos
- Menas.
- Muzika.
- Kinas.
[taisyti] Bendravimo problemos
Sklandžiai bendrauti yra gana sunku, nes yra daug priežasčių, kurios trukdo tokiam bendravimui.
[taisyti] Kalbos apribojimai
Bendravimo efektyvumas priklauso tik nuo kalbos. Iš esmės kalba nulemia visą bendravimą. Visi parinkti simboliai yra minčių, jausmų ir sąvokų abstrakcijos. Mes turime teisę pasirinkti patį efektyviausią bendravimui būdą.
Tačiau negalime pamiršti, kad mes naudojame žodžius - abstrakciijas, todėl kiti šiuos žodžius gali suprasti klaidinga reikšme. Bendraujant reikia vengti verstų iš kitų kalbų žodžių (t. y. vertalų) ir semantizmų.
[taisyti] Kalbėjimo ir klausymo įgūdžiai
Kad bendravimas būtų efektyvus, reikia turėti šiokių tokių klausymo ir kalbėjimo įgūdžių. Svarbiausia - mokėti tinkamai ir gerai kalbėti ir išklausyti pašnekovą bet kurioje situacijoje. Tai reikalauja kalbėjimo ir klausymo įgūdžių. Kalbant per greitai ar per lėtai, nepasieksime gerų rezultatų. Panašiai yra ir su žmogumi, kuris nesistengia ar nemoka išklausyti pašnekovo.
Fiziniai ir socialiniai skirtumai taip pat neužtikrina veiksmingo bendravimo.
[taisyti] Laiko pasirinkimas ir punktualumas
Labai svarbu, kad pokalbio laikas būtų tiksliai paskirtas ir pokalbis būtų pradedamas laiku.
[taisyti] Žodžių žaismas
Bendraujant tiek žodžiu, tiek raštu reikia vengti žodžių daugiažodžiavimo (žaismo). Gavėjui bus daug lengviau suvokti pranešimą, jei siuntėjas jį išsiųs paprastą, tikslų ir aiškų.
[taisyti] Asmenybė ir suvokimas
Individas bendravimo procese užima labai svarbią vietą. Asmenybė - tai elgesys, charakteris ir visa eilė savybių, kurios būdingos tik vienam žmogui. Kiekvienas žmogus yra asmenybė, todėl, kad dviejų vienodų žmonių žemėje nėra. Kartais bendraujant pašnekovai pasisavina vienas kito mintis. Tai labai didelė problema, dėl kurios bendravimas praranda efektyvumą.
[taisyti] Perkrovimas
Kartais žmogaus protas ir atmintis būna perkrauti nereikalinga informacija. Tai tik apsunkina bendravimą. Svarbiausia - mokėti atrinkti pačią reikalingiausią, svarbiausą ir naudingiausią informaciją.
[taisyti] Kaip išspręsti bendravimo problemas?
Šis klausimas gana sudėtingas. Pirmiausia reikia stengtis neefektyvų elgesį keisti efektyviu. Labai svarbu turėti šiokios tokios praktikos bendravimo srityje. Mes privalome numatyti tai, kaip elgtumėmės įvairiose sitacijose, privalome išmokti susidoroti net su pačiomis sunkiausiomis ir sudėtingiausiomis situacijomis. Mokydamiesi visada privalome įvykdyti šias sąlygas:
- Kadangi neįmanoma apmąstyti kiekvienos galimos situacijos, mes privalome išmokti greitai orientuotis ir elgtis įprastai bet kokioje situacijoje.
- Dėl nesėkmių nereikia pergyventi, o pasistengti ramiai išsiaiškinti jų priežastis.
Bendravimas yra labai sudėtingas procesas. Sugebėti gerai bendrauti nėra paprasta. Prisiminkite, kad:
- Kai bendraujate su žmogumi, būkite su juo kiek galima atviresnis.
- Su pašnekovu visada būkite atviras, sąžiningas ir jam nepriekaištaukite.
- Šnekėdami visada žiūrėkite į akis, nes kitaip blaškote pašnekovo dėmesį.
- Kalbėkite aiškiai, tiksliai ir paprastai.
- Mokėkite išklausyti ir suprasti pašnekovą, turėkite kantrybės, nors tai ką jis pasakoja jums neįdomu.
Jei jūs laikysitės šių patarimų, jums bendraujant problemų tikrai nebus.
[taisyti] Organizacinis bendravimas
Organizacinis bendravimas gali būti : oficialus ir neoficialus. Oficialus organizacinis bendravimas - tai memorandumai, politika, finansinė apskaita ir t.t.
Neoficialus organizacinis bendravimas vyksta organizacijos viduje neoficialiai.
Kiekvienoje organizacijoje turi vyrauti tinkamas klimatas, t.y. turi būti teigiami santykiai tarp vadovo ir jo tarnautojų. Tarnautojai turi žinoti visą informaciją, susijusią su darbine veikla.
Organizacinis bendravimas vyksta trimis grandimis : iš viršaus žemyn, iš apačios aukštyn ir iš visų pusių. Nauji planai ir procedūros gali būti perduodamos firmos prezidento viceprezidentui , šis tuos planus gali perduoti viduriniosios grandies direktoriui, šis informaciją siunčia pirmos eilės prižiūrėtojui, kuris informaciją pateikia pirmos eilės tarnautojams. Žemesnės grandies tarnautojai informaciją perduoda artimiausiam viršininkui (aukštesnis už tarnautoją asmuo). Tada tarnautojai toje pačioje grandyje gali lengvai bendrauti vienas su kitu. Toks organizacinis bendravimas yra efektyvus.
[taisyti] Sprendimo priėmimas
Sprendimo priėmimas yra labai svarbi vadovavimo funkcija. Kaip ir bendravimas, ji vyksta kiekvienoje vadovavimo situacijoje. Sprendimas priimamas ir planuojant, ir organizuojant, ir valdant, ir kontroliuojant, ir, žinoma, bendraujant. Be sprendimo priėmimo nevykdoma nė viena ši funkcija.
Sprendimo priėmimas priklauso ne tik nuo to, kas tą sprendimą priima, bet ir nuo to, ką sprendžiame, kur sprendžiame, kada sprendžiame ir kaip. Tai atrodo absurdūs klausimai, bet jie yra labai svarbūs. Nagrinėjant šiuos klausimus, atsiskleidžia tai, kiek mums tas sprendimas svarbus, tada pasirodo ir tai, koks klimatas vyrauja organizacijoje, atsiskleidžia ir pati organizacijos aplinka. Sprendimo priėmimas yra labai svarbus ir atsakingas firmos veiklos momentas. Sprendimą priima sprendėjas - asmuo, turintis atsakomybės jausmą, nebijantis rizikuoti ir suklysti. Sprendimą galime priimti trumpam periodui ir ilgam periodui. Abu sprendimai priimami organizaciniams tikslams siekti ir visai nesvarbu, koks tai sprendimas - ilgas ar trumpas. Tačiau kartais reikia gerai apgalvoti, koks sprendimas mums būtų naudingesnis. Pvz. investavę pinigus į kokią nors tarnybą ilgesniam laikotarpiui, gautume didesnę naudą, negu kad investuotume trumpam periodui. Išvada: reikia pasirinkti patį efektyviausią sprendimą.
[taisyti] Svarbiausi sprendimo priėmimo periodai
Sprendimo priėmimo procesas turi penkis periodus: sprendimo pripažinimas (problemos pastebėjimas), identifikacija, išaiškinimas, įvykdymas ir kontrolė. Tam tikslui, kad problema būtų tikrai gerai išspręsta, priimant sprendimą, kievienas šis periodas yra labai svarbus. Išvada: sprendimą privalome priimti tam, kad išspręstume problemą ir atrastume palankią išeitį.
[taisyti] Pripažinimas (problemos pastebėjimas)
Problema gimsta tada, kada pastangos pasiekti tikslą skatina blogesnius rezultatus, negu kad reikalaujama. Palanki proga susiklosto tada, kada pastangos pasiekti tikslą skatina geresnius rezultatus, negu, kad reikalaujama ar tikimasi. Sprendimo priėmimas - tai problemos ar geros progos pripažinimas. Teorija teigia, kad tai yra informacinių sistemų funkcija, perspėjanti vadovą apie artėjantį pavojų. Praktiškai, dažnai ta informacija yra negaunama ir vadovai problemą ar palankią progą pastebi pavėluotai. Būtų nuostabu, jei kiekvienas vadovas galėtų nuspėti artėjančią problemą ir iš anksto jai pasiruoštų.
[taisyti] Identifikacija
Identifikacija yra sekantis ir labai svarbus sprendimo priėmimo proceso periodas. Jeigu jau ir nepavyko išvengti problemos, tuomet labai svarbu ją laiku identifikuoti, kitaip tariant, reikia tą problemą nuodugniai išnagrinėti. Pvz. pinigų nuvertėjimas yra labai didelė ir aktuali problema šiandiena. Bet kokia šios problemos priežastis? Kas kaltas - ar vyriausybė, ar per didelis pinigų tiekimas? Atsakymas yra TAIP - tai visos čia paminėtos priežastys ir dar daugiau.
Kieviena problema privalo būti išspręsta. Kad problema būtų gerai identifikuota, sprendimo priėmėjas privalo kruopščiai ištyrinėti pagrindinius šio periodo faktorius. Blogiausia tai, kad kartais vadovai peršoka šį labai svarbų periodą, neišsiaiškinę problemos priežasčių.
[taisyti] Problemos išaiškinimas (išsprendimas)
Geriausiai žinomas yra sprendimo periodas. Kiekvienas žinome, kad jeigu atsiranda kokia nors problema, svarbiausia mums reikai atrasti tinkamą būdą kaip ją efektyviai išspręsti.
Efektyvaus sprendimo atsakymo ieškojimo procesas nėra labai paprastas. Ypač sunku jį surasti, kada sprendimai liečia didelius finansinius reikalus, šaltinius ar pažadus. Išvada: vadovai privalo apgalvoti kiekvieno sprendimo įtaką (poveikį) organizacjos veiklai tam, kad būtų išvengta nesėkmingų sprendimų.
[taisyti] Įvykdymas
Kada sprendėjas priima vienokį ar kitokį sprendimą, galima teigti, kad tik tuomet pradedamas vykdyti sprendimo priėmimo procesas. Įvykdymo periodu turi būti užtikrintos šios sąlygos:
- Reikalaujama, kad būtų tiksliai nustatyti visi uždaviniai ir tikslai.
- Reikalaujama, kad būtų paskirtas atsakingas sprendimams asmuo.
Tik patenkinus šias sąlygas pradedamas vykdyti sprendimo priėmimo procesas.
Vykdymas taip pat dar reikalauja papildomo vadovavimo funkcionavimo. Planavimas, kontroliavimas, motyvavimas, vadovavimas, sprendimo priėmimas ir bendravimas yra gyvybinės funkcijos sprendimo priėmimui vykdyti. Reikia pabrėžti, kad sprendimas turi patenkinti visus organizacijos darbuotojų interesus ir tik tada jis gali būti pradėtas vykdyti.
[taisyti] Kontrolė
Paskutinis sprendimo proceso periodas. Šiame periode sprendimas pradedamas vykdyti, bet jis yra visuomet kontroliuojamas ir akylai sekamas.
[taisyti] Organizacinio sprendimo priėmimo modeliai
Yra du labai populiarūs ir visiems žinomi organizacinio sprendimo priėmimo modeliai: “ekonominis” ir “administracinis”.
[taisyti] “Ekonominis” sprendimo priėmimo modelis
“Ekonominis” modelis yra pagrįstas tokiomis prielaidomis:
- Tikslai ir uždaviniai yra žinomi ir gerai apgalvoti.
- Sprendimo priėmėjas žino apie egzistuojančią problemą: tai yra jis ar ji laiku pastebi problemą.
- Sprendimo priėmėjas žino tikrą problemą ir stengiasi ją išaiškinti.
- Sprendžiant problemą, sprendimo priėmėjas žino visus galimus šios problemos išsprendimo variantus.
- Sprendėjo įvertinimas yra tikslus ir racionalus.
[taisyti] “Administracinis” sprendimo priėmimo modelis
Šį modelį sukonstravo James G. March ir Herbert A. Simon, vėliau prie modelio kostravimo prisidėjo ir Peer Goelberg. “Administracinio” modelio teiginiai:
- Tikslai dažnai būna neaiškūs, neapsvarstyti ir konfliktiški.
- Vadovas nepastebi egzistuojančios problemos, t.y. jis laiku nepastebi
iškilusios problemos.
- Kada problema jau būna pastebėta, tada vadovas pradeda daugiau gilintis į jos atsiradimo simptomus, negu kad į jos priežastinius faktorius.
- Jeigu visi sprendimai yra pagrįsti pavyzdžiais, sprendimo priėmėjas netikrina visų sprendimo aplinkybių ir nesigilina į kitokias galimas situacijas ir jų įtakingumą.
- Sprendėjo žinios, susijusios su kokia nors situacija, yra apribotos.
- Vadovai savo sprendimus argumentuoja taisyklėmis, nors kartais jos duoda mažai naudos, nes pasitaiko tokių situacijų, kurioms neegzistuoja jokios taisyklės. Vadovai būna įsitikinę, kad visi sprendimai yra panašūs ir juos galima išspręsti remiantis ankstesniais, jau išspręstais. Vadovai nesistengia, kad būtų priimtas pats veiksmingiausias sprendimas, bet priima bet kokį sprendimą, per daug į jį nesigilindami.
- Sprendėjo racionalumui kenkia per didelis spaudimas, įtampa ir varžymas, o ypatingai socialinių santykių.